Artikkeli on julkaistu alun perin Projektiammattilaiset ry:n lehdessä, Projektimaailmassa, 2/2024.
Tekoäly on avannut valtavia mahdollisuuksia uusille innovaatioille, toiminnan tehostamiselle ja kilpailuedun luomiselle. Kyseessä on uudenlainen tapa tehdä töitä.
Olemme kuitenkin vasta muutoksen alkumetreillä. Tekoälyn potentiaalin täysimääräinen hyödyntäminen pidemmällä tähtäimellä vaatii suunnittelua ja osaavaa muutosjohtamista. Tässä artikkelissa käsittelemme tekoälyn käyttöönottoa projektialalla muutosjohtamisen ADKAR®-mallin kautta.
Tietoisuus ja valmistautuminen
Tekoälyn mahdollisuuksista keskustellaan laajasti sosiaalisessa mediassa ja muissa medioissa, mikä on lisännyt tietoisuutta muutoksen tarpeesta (ADKAR-mallin A: Awareness). Keskustelu on luonut, ikään kuin automaattisesti, vahvan perustan muutosjohtamiselle. Moni asiantuntija alasta riippumatta on jo lähtenyt tekoälymurrokseen mukaan, vähintään kokeiluasenteella. Tutkimusten mukaan jo kolme neljästä tietotyöläisestä käyttää generatiivista tekoälyä työssään.
Sitoutuminen muutokseen
Halu lähteä muutokseen mukaan (ADKAR-mallin D: Desire) on herännyt, kun muutoksen väistämättömyys on ymmärretty ja hyviä kokemuksia on kertynyt joko omien kokeilujen kautta tai kaverilta kuultuna.
Koska asiantuntijat ovat lähteneet laajalti kokeilemaan tekoälyä, organisaatioiden kannattaisi hyödyntää tämä liikevoima varmistamalla, että kaikilla innokkailla on tarvittavat työkalut ja tuki käytössään, ja ohjaamalla liikettä hallitusti oikeaan suuntaan.
Hyvä käytäntö on koota avoimia pilottiryhmiä, jotka lähtevät kokeilemaan tekoälyn käyttöä. Heille tulisi varata aikaa kokemusten ja parhaiden käytäntöjen jakamiseen. Projektitoiminnan alueella kokeiluja ja kokemusten jakoa voisi koordinoida esimerkiksi projektitoimisto.
Vaiheittaiset tavoitteet ja pienet askeleet
Tietojärjestelmien käyttöönotto alkaa usein sillä, että laaditaan perusteellinen vaatimuslista tai asetetaan vähintäänkin kattavat tavoitteet. Tekoälyn kohdalla se ei ole mahdollista, vaan on pakko lähteä liikkeelle pienin askelin eikä jäädä odottelemaan, että näkymät selkeytyvät.
Kun puhutaan tekoälyn hyödyntämisestä organisaatiotasolla moneen tietolähteeseen pohjautuvien ennusteiden laatimisessa ja päätöksenteon tukena, tilanne on jo sen verran monimutkainen, että valmistautuminen tekoälyn käyttöönottoon vaatii suunnittelua.
Muutos on niin nopeaa, että pelkkä reagointi ei riitä.
On tärkeää tunnistaa potentiaaliset kompastuskivet ja miettiä, kuinka lähdetään vaiheittain liikkeelle niistä selkeimmistä tavoitteista, joiden nähdään tuovan hyötyä organisaation toimintaan. Muutos on niin nopeaa, että pelkkä reagointi ei riitä, vaan on aavistettava tulevat jo hyvissä ajoin. Näin muutosjohtamisestakin tulee virtaavaa maalin siirtyessä koko ajan. Tulevaisuuden muutosjohtajan avainosaamista on epävarmuuden ja keskeneräisyyden sieto.
Muutosta tukeva dialogi ja turvallinen ilmapiiri
Tekoälyn käyttöönottoon on liittynyt vastustusta, joka johtuu usein pelosta työpaikkojen menettämisestä, työn luonteen muuttumisesta tai epävarmuudesta uuden teknologian edessä. Tehokas muutosjohtaminen edellyttää avointa, jatkuvaa ja kohdennettua dialogia. On tärkeää viestiä selkeästi, miksi nähdään tärkeänä olla murroksessa mukana. On tärkeää viestiä avoimesti myös se, että tässä kohtaa tiedetään hyvin vähän ja että ollaan yhteisellä matkalla. Tämä auttaa hälventämään epäilyksiä ja rakentamaan luottamusta muutosprosessiin.
Koska tekoälyn käyttöönotto tuntuu etenevän jokseenkin orgaanisesti, tärkeää olisi luoda turvallinen ja innostava ilmapiiri kokeilujen suhteen. Esihenkilöiden toiminta ja tuki on ensiarvoisen tärkeää. Innostus helposti latistuu, jos esihenkilö ei näe asiaa tärkeänä. Edelläkävijät myös herkästi vaihtavat työnantajaa, jos he eivät koe asian olevan riittävän tärkeä organisaatiolle.
Koulutus ja tuki käytölle
Tekoälyn laajamittainen käyttöönotto vaati myös koulutusta ja tukea. Hitaammat omaksujat kaipaavat sitä jo alkumetreillä tunteakseen olonsa turvalliseksi uuden teknologian kanssa. Koulutukset, joissa työntekijät pääsevät harjoittelemaan tekoälyn käyttöä omien työtehtävien kaltaisissa tilanteissa, edistävät positiivista suhtautumista muutokseen.
Koska tekoälysovellukset kehittyvät nyt valtavan nopeasti, myös koulutusten tulee elää muutosten mukaan. Koulutuksilla edistetään käyttäjien tarvittavan tiedon ja soveltamiskyvyn (ADKAR-mallin K ja A: Knowledge ja Ability) kehittymistä. Kumuran tarjoamiin tekoälyvalmennuksiin voit tutustua sivulla kumura.fi/tekoäly.
Koulutusten jatkuva kehittäminen ja tuen järjestäminen vaatii sen, että organisaatiossa osaamisen kehittäminen tekoälyn suhteen on suunniteltu ja resursoitu riittävästi. Vertaisoppimisen ja osaamisen jakamisen merkitys korostuu.
Seuranta ja vahvistaminen
Muutosta tulee seurata ja vahvistaa myös käyttöönoton jälkeen (ADKAR-mallin R: Reinforcement). Tekoälyn murros etenee vaihe vaiheelta, eli koulutusta ja tukea tarvitaan koko murroksen yli.
Tekoälyn käyttöönoton aloittamisessa ja sen muutosjohtamisessa auttaa Tekoäly projektityössä -pikaopas, jonka voit ladata itsellesi maksutta sivulta kumura.fi/pikaopas. Voit myös vahvistaa muutosjohtamisen kykyjäsi kaikille avoimessa Projektipäällikkö muutoksen johtajana –valmennuksessamme.
Artikkelin kuva on luotu ChatGPT:llä.