Tiina Välikangas, Senior Program Manager, Aalto EE (Aalto University Executive Education and Professional Development)
Lähes koko pitkän työurani olen työskennellyt erilaisten projektien parissa, vaikka työtehtäviäni ei ole aina projekteiksi kutsuttukaan. Projektieni luonne on vaihdellut toimialoittain ja työnantajan liiketoiminnan tai toimialan mukaan hyvinkin paljon. Vaikka projektit ovat olleet hyvin erityyppisiä, niissä kaikissa on toteutunut projektille tunnusomaiset piirteet kuten laajuus, kustannukset ja aikataulu, tavoitteet ja tulokset ja lisäksi myös projektin alku ja loppu. Projekteissani on myös ollut läsnä laatu, riskit ja epävarmuustekijät kuin myös mahdollisuudet. Monissa projekteissa keskeisiä tekijöitä ovat olleet sidosryhmät, asiakkaat, viestintä sekä projektitiimin ohjaaminen ja tiimin dynamiikka.
Uran alkutaival kasvatti ja kouli
Aivan urani alkupuolella oppimateriaalien kehittäjänä ja tuottajana ei kulttuurisävytteisellä toimialalla ja työpaikallani puhuttu projekteista, vaikka selkeästi työ oli projektimaista. Vastuullani oli useiden oppimateriaaliprojektien vetäminen ja läpivieminen. Yhteisiä projektinhallinnan työkaluja ei oikeastaan ollut vaan jokainen asiantuntija rakensi itselleen omat toimintatavat ja -tyylin. Monet oppimateriaaliperheet olivat varsin laajoja ja niiden kehittäminen ja tuottaminen saattoi kestää useita vuosia ja niihin investoitiin paljon niin rahaa kuin työaikaa, ja siten niihin kytkeytyi paljon taloudellisia tuotto-odotuksia.
Työssäni oli mahdollista kouluttautua, mutta aiheet eivät liittyneet projektinhallintaan vaan lähinnä kielenhuoltoon, editointiin, pedagogiikkaan ja visualisoinnin keinoihin, jotka olivat tuotteiden laadun kannalta merkittäviä tekijöitä. Myöhemmin pääsin laajaan asiantuntijoille suunnattuun koulutusohjelmaan, johon sisältyi jo niitä piirteitä, joista projektipäällikön työssäkin on käyttöä kuten budjetointia, asiakassuhteiden ja sidosryhmien hallintaa sekä viestintää, vuorovaikutusta ja vaikuttamisen keinoja.
Haasteita ja onnistumisia
Oppimateriaaliprojekteissani suurimmat haasteet liittyivätkin usein (eikä mitenkään yllättäen) aikatauluihin, kustannuksiin ja laajuuteen. Joskus (onneksi harvemmin) tärkeiden sidosryhmien ja asiakkaiden osallistaminen saattoi jäädä vajavaiseksi, mikä heijastui eniten siten, että lopputulos ei aina kaikilta osin vastannut loppukäyttäjien odotuksia. Eniten kompurointia tapahtui aikatauluissa, jotka laahasivat tai projektitiimin roolit ja vastuut eivät aina toimineet, mikä saattoi johtaa erimielisyyksiin tiimin sisällä. Nautin kuitenkin työstäni todella paljon ja selvisin projekteistani kunnialla ja melko hyvällä menestykselläkin – ehkä tässä minua auttoivat omat luontaiset vahvuuteni: suunnitelmallisuus, sitoutuneisuus ja vastuullisuus.
Vuosien kuluessa kokemustakin alkoi karttua ja huomaan jälkikäteen alkaneeni kehitellä itsekseni menetelmiä projektieni hallintaan, mikä selkeästi auttoi minua hallitsemaan kokonaisuuksia sekä antoi ammattimaisemman kuvan toiminnasta. Haastavina hetkinä ja erityisesti niiden jälkireflektiona opin, että vaikka diplomatia ja hienotunteisuus ovatkin arvossaan ihmisten johtamisessa niin asiallinen jämäkkyys ja riittävän ajoissa asioihin puuttuminen olisivat auttaneet ennaltaehkäisemään asioiden sakkautumista ja komplisoitumista. Olisin myös monen kollegani tapaan hyötynyt projektinhallinnan ja -johtamisen koulutuksesta projektien sujuvamman läpiviemisen varmistamiseksi ja todennäköisimpien sudenkuoppien kiertämiseksi.
Julkishallinnon projektit jalostivat ja kehittivät
Reilun kymmenen oppimateriaaliprojektimaailmassa vietetyn vuoden jälkeen siirryin töihin julkishallintoon koulutuksen ja opetuksen kehittämistehtäviin. Näinä vuosina projekteihini alkoi piirtyä selkeämmin ammattimaisen projektinhallinnan ääriviivoja, vaikka toimintaa leimasikin tietynlainen jähmeys. Projektit, joiden parissa työskentelin, olivat valtion tukemia opetuksen ja koulutuksen kehitysprojekteja, joihin haettiin avustusta opetus- ja kulttuuriministeristä tai Opetushallituksesta.
Kyseessä oli kymmenien jopa satojen tuhansien arvoiset kehitysprojektit, joiden rahoitus koostui omavastuusta ja avustuksesta. Koska projekteihin käytettiin julkisia varoja, oli niiden vaatima suunnittelu, seuranta ja raportointi vaativaa ja vastuullista työtä ohjausryhmätoimintaa myöten. Avustushakemuksiin piti liittää tarkat suunnitelmat tavoitteineen, lopputuloksineen ja budjetteineen sekä aikatauluineen. Mukaan työnkuvaan astui kauan kaipaamani projektinhallinnan koulutus, jota tarjosivat niin rahoittaja kuin työnantajani. Koska eri palvelualojen projekteja alkoi vähitellen olla jo mittava määrä, työnantajani alkoi suunnitella ja ottaa kokeiluun organisaatiotasoista projektisalkun hallintatyökalua ja -mallia.
Jähmeyttä, mutta myös edistysaskelia
Projektien rahoitusmallien vuoksi projektisuunnitelmat piti tehdä jopa niin tarkkaa, että jos niistä halusi poiketa, piti asiaan hakea rahoittajan lupa. Tässä piili kuitenkin juuri se probleema, josta monia julkisia kehityshankkeita on moitittu, eli ketteryyden ja joustavuuden puute ja siten innovatiivisten ratkaisujen tai pysyvien toimintamallien luomisessa epäonnistuminen. Myös aikataulut hakemusten laatimiselle olivat usein niin tiukat, että sidos- ja kohderyhmien kuuleminen tavoitteen asetantavaiheessa ontui tai jäi jopa välillä tekemättä, mikä heijastui myöhemmin siten, että projekteihin osallistuvien tahojen sitouttaminen ei aina onnistunut parhaalla mahdollisella tavalla. Näistä syistä niin monet julkista avustusta nauttivat hankkeet voivat epäonnistua pysyvän muutoksen aikaansaamisessa, tuloksissa ja vaikuttavuudessa. Valtakunnan tasolla samaa pyörää saatetaan keksiä myös samaan aikaan eri paikoissa, koska tiedon välitys, läpinäkyvyys ja koordinaatio eivät aina onnistu.
Paljon myönteistä kehitystäkin tapahtui tämän tyyppisten kehitysprojektien ansiosta mm. oppilaitosten johdon ja opetushenkilöstön kouluttautumiseen saatiin lisäresursseja, mikä puolestaan heijastui ja heijastuu edelleen laadukkaimpina opetuksen palveluina ja opetuksena. Myös opetuksen digitalisaatiossa tehtiin edistysaskeleita jo ennen covid-aikaa. Lisäksi niin opetushenkilöstön välinen kuin monialainen, ammatillinen yhteistyö vahvistuivat ja parhaimmillaan se ulottui yli kuntarajojen. Näissä projekteissa projektipäällikkyyteeni kehittyi, ei vain projektinhallinnan osalta, vaan ehkä sitäkin enemmän projektitiimin johtamisessa, viestintä- ja vuorovaikutustaidoissa, vaikuttamistyössä sekä sidosryhmien osallistamisessa ja hallinnassa. Opin myös paljon ohjausryhmätyöskentelystä ja mitä minulta projektipäällikkönä odotetaan ja toisaalta mitä itse voin ja saan odottaa ohjausryhmältä.
Projektipolut veivät ohjelmajohtamisen tielle
Tänä päivänä työni Aalto EE:llä on myös projektimaista tai oikeastaan enemmän ohjelmajohtamista. Tämä suuntaus alkoi jo edellisessä työssäni ST-Akatemiassa. Käytännössä ohjelmajohtaminen tässä kontekstissa tarkoittaa erilaisten valmennus- ja koulutusohjelmien kokonaishallintaa: ohjelmien muotoilua, budjetointia, aikataulutusta, ohjelmien läpiviemistä, tiimityötä, yhteistyötä kouluttaja-asiantuntijaverkoston kanssa, ohjelmien myynnin ja markkinoinnin tukemista, asiakas- ja oppimiskokemuksen ja vaikuttavuuden luomista, laadunhallintaa ja arviointia sekä kehittämistä, sidosryhmien hallintaa jne. Projektit eivät ole yhtä laajoja kuin aiemmat projektini, mutta niitä on enemmän ja kompleksisuus on ehkä lisääntynyt. Ohjelmajohtamisessa täytyy ottaa erityisesti huomioon kokonaisuus ja ohjelmien kytkeytyminen strategiaan sekä arvoluonti asiakkaan ja sidosryhmien suuntaan. Organisaatiokohtaisissa valmennusohjelmissa pääsee myös syvemmin perehtymään eri toimialojen ja organisaatioiden liiketoimintaan ja organisaatiokulttuuriin ja voi olla tukemassa näiden yhteisöjen projektiosaamista ja kehittymistä.
Vastuullani on myös projektinhallinnan ja -johtamisen ohjelmasalkku ja sen kehittäminen yhteistyössä ohjelmista vastaavien kollegoiden sekä myynnin ja markkinoinnin kanssa. Työskentelyssä projektinhallinnan ja -johtamisen valmennusten parissa oma osaaminen pysyy nykyään aika kivasti ajan tasalla ja kehittyy vähän kuin itsestään. Toisaalta välillä on hyvä osallistua koulutuksiin itsekin, jotta voi kehittää omaa osaamistaan ja oppia muilta pysähtymällä ja syventymällä asioiden äärelle.
Kokemusta, koulutusta ja selkeyttä prosesseihin
Projektinhallinnan ja -johtamisen osaamisen on omalla kohdallani kehittynyt pitkälti kokemuksen myötä. Koulutus on antanut viitekehyksiä, malleja ja lisännyt ymmärrystä ja kehittänyt osaamista käytännön tasolla sekä avannut uusia näkökulmia verkostoitumisen ja vertaistuen avulla. Projektiasiantuntijan työtä ja onnistumista tukee myös, että organisaatiossa on strategiaan pohjaava kokonaiskuva projekteista, selkeät prosessit ja toimintatavat sekä työn tekemistä tukevat työvälineet. Näiden avulla projektit saadaan sujumaan ja lisätään läpinäkyvyyttä sekä luodaan yhdessä oppimisen ja onnistumisen mahdollisuuksia. Ajan aallonharjalla pysymisessä auttaa myös tutkimuksen, uutisten, webinaarien ja julkaisujen seuraaminen sekä tapahtumiin osallistuminen sekä verkostoituminen.
Aalto EE on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 17.–18.9.2024!