Kuinka selvitä yllättävistä muutoksista pitäen projekti aikataulussa ja budjetissa

Erityisesti suuret projektit ovat alttiita muutoksille, jotka useimmiten johtuvat aikatauluhaasteista. Taustalla voi olla oikeiden henkilöiden resurssointi vaikeudet tai ennakoimattomat henkilöstövaihdokset. Onneksi hyvin suunniteltu muutosstrategia ja tehokas muutoksenhallinta voivat auttaa sopeutumaan tilanteeseen nopeastikin. Nämä 6 asiaa ovat keskeisiä, jotta suuretkin projektit voidaan pitää budjetissa ja aikataulussa alati vaihtuvan toimintaympäristön keskellä.

1. Muutosten tunnistaminen ajoissa

Projektinhallinnassa on tärkeää tunnistaa ja arvioida odottamattomat muutokset mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Projektinhallinnan työkalujen, kuten Thinking Portfolio Projektisalkun avulla voidaan havaita poikkeamat heti ja reagoida niihin nopeasti.

2. Arvioi mitä vaikutuksia muutoksella voi olla

Kun muutos on tunnistettu, on arvioitava sen vaikutukset käynnissä oleviin olevaan projektiin. Tarkastelun kohteena erityisesti projektien aikataulut, budjetti, resurssit ja riskit.

3. Joustavuus ja priorisointi

Projektinhallinnassa tarvitaan joustavuutta, mikä mahdollistaa muun muassa tehokkaan priorisoinnin. Jos yksittäisen projektin muutos uhkaa koko projektisalkun tavoitteita, on tärkeä olla valmiina reagoimaan nopeasti ja tarvittaessa keskeyttää tai muuttaa yksittäisen tai useamman projektin suuntaa. Priorisointia voi tehdä projektille useamman kerran ja muutoksen toteutuessa se onkin välttämätöntä oikeansuuntaisten päätösten saamiseksi.

4. Salkun resurssien tehokas hallinta

Muutokset voivat vaatia resurssien uudelleenjärjestelyjä koko salkkutasolla. Tarvittaessa on pystyttävä siirtämään resursseja tai investointeja projekteista toisiin. Tässä oivana apuna on resurssoinnin salkkutason näkymä, joka antaa selkeän näkymän niin projektitasolta kuin henkilönkin näkökulmasta tarkasteltuna.

5. Kommunikointi ja raportointi

Projektisalkunhallinnassa avoin ja säännöllinen kommunikointi on välttämätöntä. Sidosryhmien on oltava tietoisia muutoksista ja niiden vaikutuksista projektikokonaisuuteen. Muutoksista ja niiden hallinnasta täytyy tarjota selkeitä ja ajantasaisia raportteja niin johdolle kuin projektin eri sidosryhmille.

6. Jatkuva seuranta ja arviointi

Salkunhallintaprosesseja on tarkasteltava ja kehitettävä jatkuvasti. Muutoksenhallintastrategioiden tehokkuutta arvioidaan säännöllisesti, ja tarvittaessa niitä on päivitettävä vastaamaan uudistuneisiin toimintatapoihin sekä erilaisiin haasteisiin ja mahdollisuuksiin.

Selkeä muutosstrategia ja tehokas muutoksenhallintaprosessi ovat siis välttämättömiä, jotta projektit voidaan pitää aikataulussa ja budjetissa yllätyksistä ja muutoksista huolimatta. Muutokset täytyy pystyä tunnistamaan varhaisessa vaiheessa, niiden vaikutukset tulee arvioida nopeasti ja yllätyksiin on reagoitava heti. Joustavuus, priorisointi, tehokas resurssien hallinta ja avoin kommunikointi ovat tässä avaintekijöitä. Projektikokonaisuuden jatkuva seuranta ja arviointi varmistavat, että salkku pysyy linjassa strategisten tavoitteiden kanssa ja voi sopeutua muuttuviin olosuhteisiin.

Tutustu Thinking Portfolio Projektisalkkuun lataamalla Whitepaper-esite:

Thinking Portfolio Projektisalkku Whitepaper (PDF)