Projektijohtajat ovat avainasemassa varmistaessaan, että projektitiimi pysyy toimivana myös muutoksen keskellä. Projektijohtajan rooli on tukea ja ohjata tiimin jäseniä, jotta projekti voi edetä ja saavuttaa tavoitteensa.
Yksi tärkeimmistä asioista muutostilanteissa on avoin ja selkeä viestintä tiimin kanssa. Projektijohtajan tulee pitää koko tiimi ajan tasalla muutoksista, niiden syistä ja vaikutuksista projektiin ja sen tavoitteisiin. Avoin viestintä vähentää epävarmuutta ja lisää luottamusta projektin vetäjän ja tiimin välillä. Läpinäkyvyyttä voidaan lisätä projektinhallinnan työkaluilla, kuten Thinking Portfolion Projektisalkulla, josta jokainen projektin jäsen näkee tarvittavat tiedot.
Projektijohtajan on itse osoitettava vahvaa sitoutumista muutokseen ja näytettävä esimerkkiä tiimilleen. Positiivinen asenne ja sitoutuminen auttavat luomaan ilmapiirin, jossa myös tiimi voi suhtautua muutokseen avoimesti ja rakentavasti. Projektijohtajan pitää myös olla valmis sopeutumaan nopeastikin uusiin olosuhteisiin ja joustamaan suunnitelmia tarvittaessa. Projektin vetäjän joustavuus auttaa koko tiimiä käsittelemään muutosta ja löytämään uusia ratkaisuja mahdollisiin ongelmiin.
Muutoksen keskellä on tärkeää, että tiimille annetaan mahdollisuus ilmaista mielipiteensä ja osallistua ratkaisujen löytämiseen. Lisäksi pitäisi laatia suunnitelma muutoksen hallitsemiseksi ja varmistaa, että kaikilla on omat roolit ja vastuut selvillä. Projektijohtajan tulisi antaa jatkuvaa palautetta tiimilleen ja olla avoin uusille ideoille ja parannusehdotuksille.
Projektijohtajan täytyy siis paitsi viestiä avoimesti ja olla sitoutunut ja joustava, myös tarjota tiimilleen tarvittava tuki ja resurssit muutostilanteissa. Konkreettisesti tämä voisi tarkoittaa esimerkiksi lisäkoulutusta, mentorointia tai jopa lisäresursseja. Lisäksi projektijohtajan on pystyttävä itsekin oppimaan muutoksista, ja hyödyntämään kokemuksiaan tulevissa projekteissa.
Tutustu Thinking Portfolion Projektisalkkuun lataamalla Projektisalkku Whitepaper
Blogi on julkaistu Thinking Portfolion sivuilla 16.5.2024.
Thinking Portfolio on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 17.–18.9.2024!