Jälkiarviointi auttaa selvittämään, millaisia liiketoiminnallisia hyötyjä projektin avulla saavutettiin ja päästiinkö alkuperäisiin tavoitteisiin. Samalla voidaan tunnistaa konkreettisia asioita, mitä Business casesta olisi mahdollista oppia. Monista hyödyistä huolimatta projektin jälkiarviointi jää toisinaan tekemättä.
Jälkiarviointia ei kannata unohtaa kiireessäkään
On melko tavallista, että kun projekti päätetään, siihen ei enää palata uudestaan. Varsinainen jälkiarviointi vaatisi kuitenkin sen, että projektiin palattaisiin sen päättymisen jälkeen, kun projektista saatavat hyödyt ovat aidosti arvioitavissa. Kun projekti lähestyy maaliviivaansa, projektipäälliköiden katseet on kuitenkin helposti käännetty jo tuleviin projekteihin. Tällöin jälkiarviointia ei välttämättä palata enää tekemään.
Jos jälkiarviointeja ei tehdä, moni tärkeä asia voi jäädä nostamatta esiin. Organisaatiossa voidaan esimerkiksi toistaa projektista toiseen samoja virheitä, joihin ei koskaan kiinnitetä huomiota. Samalla arvokkaat opit onnistumisista jäävät huomiotta, eikä saavutettuja hyötyjä tule arvioitua.
Monta oikeaa tapaa toteuttaa jälkiarviointia
Jälkiarviointi voidaan tehdä esimerkiksi kaikista projekteista tai vain valituista merkittävimmistä hankkeista. Olennaista on se, että jälkiarviointi tulee tehtyä silloin kun sille on tarvetta. Myös sopiva hetki jälkiarvioinnille voi vaihdella esimerkiksi hankkeittain. Joskus puoli vuotta projektin päättymisen jälkeen on riittävästi hyötyjen arviointia varten. Toisinaan jälkiarviointeja voidaan tehdä useammankin kerran, vielä vuosienkin päästä projektin päätyttyä. Lisäksi on tärkeä tunnistaa jälkiarvioinnista vastuussa oleva henkilö (projektin omistaja) sekä projektitoimiston rooli ja vastuut jälkiarviointeihin liittyen.
Jämäkkyyttä jälkiarviointeihin salkunhallinnan avulla
Kun jälkiarviointi on osana projektimallia, saadaan salkunhallinnalla projektin vaiheiden seurantaan tarvittavaa läpinäkyvyyttä ja hallintaa. Jälkiarviointi voidaan ottaa huomioon jo projektin alkuvaiheessa sopivien tavoitteiden määrittelyllä. Alussa määritettyihin ja mitattavissa oleviin tavoitteisiin voidaan palata projektin päätyttyä jälkiarvioinnin yhteydessä.
Salkut helpottavat jälkiarviointien seurannassa myös niin, että projekti suljetaan lopullisesti vasta sitten, kun jälkiarviointi on toteutettu ja kirjattu salkkuun. Näin jälkiarviointi tulee tehtyä niistä projekteista, joista on tarkoituskin. Salkunhallinnan avulla pidetään huoli siitä, että projekti käy läpi kaikki sille suunnitellut vaiheet. Kun projekteja ja tehtävää on paljon, myös resurssienhallinta korostuu. Salkunhallinta auttaa suunnittelemaan ja toteuttamaan resursointia siten, ettei projektin viimeisiäkään vaiheita jää kiireen takia väliin.
Toteutuneet projektit mahdollistavat kehityskohteiden, onnistumisten ja saatujen hyötyjen arvioinnin. Tehdyt havainnot toimivat arvokkaina oppeina myös tulevia projekteja varten. Päättyneeseen projektiin palaaminen ja hyötyjen arviointi ei siis ole turha aikaa vievä tehtävä. Jälkiarviointi voi olla avain kehittymiseen, jota ei kannata jättää hyödyntämättä.
Tyyne Taunila
Portfolio Assistant
Thinking Portfolio
Thinking Portfolio on 3PMO-tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan 3PMO-tapahtumaan Tampere-taloon 13.6.2023!
Julkaistu Thinking Portfolion blogissa 5.11.2021