Turun kaupungin IT-palveluiden projektityöskentely helpottui paikka- ja laiteriippumattomalla automaatioratkaisulla, poistaen monta manuaalista työvaihetta.
Turun kaupungin IT-palvelut palvelee koko Turun kaupungin kaikkia eri yksiköitä sekä myös konserniyrityksiä erilaisissa IT-asioissa, yhteensä yli 20 000 käyttäjää. Koko yksikössä työskentelee noin 70 projektipäällikköä, palvelupäällikköä ja asiantuntijaa.
Työkokonaisuuksia, joiden puitteissa yksikkö kehittää asiakkailleen erilaisia IT-ratkaisuja sekä ylläpitää käytössä olevia työkaluja ja järjestelmiä on merkittävä määrä. Aiemmin käytössä ollut projektityökalu ei enää soveltunut nykypäivän prosesseihin ja etätyöskentelyn tarpeisiin kankeutensa vuoksi.
Uusi työkalu tukemaan nykypäivän prosesseja ja tarpeita
Julkisen kilpailutuksen kautta haettiin ratkaisua, joka keskitti Microsoft Teamsiin kaiken tarpeellisen jokapäiväisestä työnhallinnasta ja tuntikirjaamisesta raportointiin sekä seurantaan.
”Ongelmana oli aiemman ratkaisun tietynlainen sopimattomuus nykypäivän prosesseihin ja tarpeisiin,” täsmentää Esa-Ville Vanhatupa, projektipäällikkö Turun kaupungin IT-palveluissa.
”Haluttiin ratkaisu, joka toimisi vähän joka paikassa: kotona, toimistolla ja eri puolilla sekä eri laitteilla, ettei se olisi niin läppärille sidottu.”
Solu Digital valikoitui toimittajaksi tarjouksensa perusteella ja Solu 365 -automaatioratkaisu tuntikirjausominaisuudella määriteltiin asiakkaan tarpeita vastaavaksi.
”Olemme olleet aiemminkin Solun kanssa yhteistyössä ja se on sujunut tosi hyvin aiemmin, niin oli helppo lähteä tätäkin tekemään,” kertoo Esa-Ville.
Keskitettyä työkokonaisuuksien hallintaa Microsoft Teamsissa
Täysin Microsoft-alustalla toimiva ratkaisu yhdistää projektiviestinnän, raportoinnin sekä tiedon- ja dokumentinhallinnan yhteen sovellukseen, helpottaen ja nopeuttaen projektityöskentelyä.
Uuden työkokonaisuuden luonti onnistuu yksinkertaisen lomakkeen täyttämisellä. Sen jälkeen Solu 365 -työkalun automaatio luo uuden projektin Microsoft Project for the Webiin, työtilan Teamsiin, tuntikirjausrivit tuntikirjauslomakkeelle sekä raportit Microsoft Power BI:hin.
Tarvittavien resurssien luomisen jälkeen, Solu 365 lisää lomakkeella määritellyt käyttäjät uuden työtilan jäseniksi ja omistajiksi. Turun kaupungin IT-palveluissa työkokonaisuuksien hallinnassa tarvittavien resurssien luontiprosessi on nopeutunut ja helpottunut aiempaan verrattuna.
”Nyt kaikki tosiaan toimii paikka- ja laiteriippumattomasti, eli työn tekemisestä on tullut tietyllä tapaa joustavampaa. Nykyään automatiikka tekee monta asiaa, jotka ennen piti itse tehdä useaan eri paikkaan, eli tietyllä tapaa siihen työhön menevä aika on vähentynyt ja helpottunut,” Esa-Ville täsmentää.
Helppoutta ja nopeutta työskentelyyn automaation avulla
Automaation avulla Project for the Web -työkalun projektiresurssien luonti on selkeytynyt ja yksinkertaistunut sekä tiedon ja dokumenttien löydettävyys, hallittavuus ja läpinäkyvyys helpottunut. Kaikki tarvittava tieto, työkalut ja kollegat löytyvät parin klikkauksen päästä ratkaisun toimiessa kokonaan Microsoft Teamsissa.
”Kun kaikki toimii Teamsin kautta, niin ainakin itselleni projektipäällikkönä riittää, että kun avaa Teamsin, niin kaiken pystyy sen kautta tekemään, eli raportoimaan tilanteet ja antamaan tuntikirjaukset ja myös sitten katsomaan raporteilta, miten asiat sujuu,” Esa-Ville kertoo.
Turun kaupungin IT-palveluiden työntekijöitä uusi ratkaisu ja sen automaation tuomat hyödyt ovat miellyttäneet. Manuaalisten vaiheiden ja toimenpiteiden määrä vähentyi, joten aikaa jää työkokonaisuuksien hallinnan kannalta keskeisten asioiden hoitamiseen.
”Lopputulos oli oikein hyvä. Se täyttää periaatteessa meidän kaikki alussa asettamat tavoitteet ja vaatimukset, ja olemme olleet tyytyväisiä”, Esa-Ville toteaa.
Lue lisää Solu 365 -automaatioratkaisusta projektinhallintaan täältä.
Tule kuulemaan lisää Projektipäiville 25.–26.10.2022 Messukeskuksessa ja vieraile ständillämme! Ota yhteyttä tai varaa projektinhallinnan demo.
Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner
Solu Digital
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.
Solu Digital Oy on Projektipäivien kumppani. Tule mukaan Projektipäiville 25.-26.10.2022 Helsingin Messukeskukseen!