Ketterä projektinhallinta esimerkiksi kanban- ja scrum-menetelmillä tuo joustavuutta ja läpinäkyvyyttä työskentelyyn. Microsoftin työkalut varmistavat helpon projektityön.
Ketterä projektinhallinta eroaa perinteiseen vesiputousmalliin perustuvasta projektityöstä erityisesti joustavuudellaan. Vesiputousprojekteissa ennalta tarkasti määritelty projekti etenee alusta alkaen tietyssä järjestyksessä sille annetussa aikataulussa kohti ennalta määritettyjä tavoitteita. Lisäksi projektin budjetti on arvioitu ennalta.
Projektin kannattavuus ja resurssien riittävyys on arvioitavissa hyvinkin tarkasti tämän kaltaisissa projekteissa. Toisaalta tilaa muutoksille ei ole paljon projektisuunnitelman ja sen aikataulussa pysymisen kannalta. Jotta projekti etenee suunnitelman mukaisesti, riskejä tulisi pystyä ennakoimaan mahdollisimman tarkasti.
Useimmiten projektit ovat monimutkaisia ja -tahoisia kokonaisuuksia, joissa eri osa-alueet saattavat muuttua aina toimintaympäristöstä ja tavoitteista aikatauluun. Tällöin erilaiset ketterät projektinhallintamenetelmät tarjoavat joustavaa tapaa edistää projektia, ottaen huomioon mahdolliset muutokset sen hallinnassa.
Kanban
Kanban on sekä projektinhallintamenetelmä että -työkalu, jonka avulla visualisoidaan projektin etenemisvaiheet ja työtehtävät Kanban-taululle. Menetelmän keskeinen ajatus on jakaa projektikokonaisuus pieniksi osiksi, tyypillisesti “tekemättä”, “työn alla” ja “tehty” mukaisiin vaiheisiin.
Työtehtävät sijaitsevat projektityötaululla kortteina, joita siirretään vaiheesta toiseen tehtävän etenemisen mukaisesti. Yksi kanbanin periaatteista on rajoittaa uusien työtehtävien siirtämistä työvaiheeseen, jossa on ennestään suuri määrä tehtäviä. Nämä tehtävät tulisi edistää seuraavaan työvaiheeseen ennen kuin uusia työtehtäviä voi siirtää kyseiseen vaiheeseen.
Projektiin liittyvien työtehtävien visualisointi auttaa priorisoimaan sekä optimoimaan työtä ja rajoittamaan käynnissä olevan työn määrää, sujuvoittaen projektityötä ja tuoden tehtävienhallintaan nopeutta, ketteryyttä ja järjestelmällisyyttä.
Lisääntyneen läpinäkyvyyden avulla työnjako selkeytyy ja yhteistyön tekeminen onnistuu saumattomasti projektitiimin sisällä. Kanban-menetelmän visuaalisuus auttaa myös tunnistamaan projektityöskentelyyn liittyvät pullonkaulat ja kehittämään työn virtausta. Mikäli projektin tavoitteet muuttuvat, kanban auttaa priorisoimaan tehtäviä uudelleen vaivattomasti.
Kevyt ja joustava kanban soveltuu kaiken kokoisten tiimien käyttöön organisaation sisällä kuin myös sen ulkopuoliseen yhteistyöhön. Parhaiten menetelmä on sovellettavissa tasaisesti eteneviin projekteihin, jotka edellyttävät joustavuutta ja joissa tehtävien luonne ja prioriteetti saattavat muuttua nopeasti.
Scrum
Scrum on toinen ketterä ja joustava projektinhallintamenetelmä, jonka avulla monimutkaiset projektit ja tehtävät jaetaan järjestelmällisesti pienempiin ja täten helpommin ratkaistaviin osiin. Menetelmä on laajasti käytössä erityisesti ohjelmistokehitysprojekteissa, mutta se soveltuu minkä tahansa esineen, palvelun tai vision saavuttamiseen.
Scrumissa keskeinen ajatus on selvittää miten tiimi saavuttaa yhteisen tavoitteen työskentelemällä yhdessä. Menetelmä sisältää erilaisia rooleja, työkaluja ja kokouksia, joiden avulla kokonaisuuden osaprojektien tiettyjä, ennalta määritettyjä tehtäviä työstetään tyypillisesti noin 2–4 viikkoa kestävinä kehitysjaksoina eli sprintteinä.
Scrumissa on kolme roolia: product owner, scrum master ja kehitystiimi. Product owner välittää asiakkaan tarpeet kehitystiimille ja vastaa tiimin tuoman arvon maksimoinnista asiakkaalle. Scrum master fasilitoi tuotteen toteutuksesta vastaavan kehitystiimin työskentelyä muun muassa järjestämällä sprintin aikana pidettävät päivittäiset kokoukset kehityksen seuraamiseksi ja tarvittaessa työn uudelleen organisoimiseksi.
Kun vaiheistettua kehitystä ohjataan ja kontrolloidaan jatkuvasti, on työskentely läpinäkyvää ja projektin etenemisen tilanne sekä siihen liittyvät haasteet ovat tiedossa heti. Säännöllisten palaverien avulla voidaan varmistaa, että kaikki tarvittava tieto sekä apu on tiimin käytettävissä. Tällöin kehitystiimi pystyy etenemään ketterästi.
Scrum soveltuu etenkin pienten, noin 5–9 henkilön projektitiimien työskentelyyn. Asiakkaan vaatimusmäärittelyn sijaan scrum-projektit pyrkivät saavuttamaan asiakkaan alkuperäisen tavoitteen.
Työkalut ketterään projektinhallintaan
Microsoftin teknologiat tarjoavat työkaluja tukemaan kanban- ja scrum-menetelmiä ketterään projektinhallintaan.
Työkalu voi yksinkertaisimmillaan olla Microsoft 365 Planner-taulu, jonka käyttö on helppoa. Taulussa käytettäviin tehtäväkortteihin voi luoda prioriteetteja ja määritettyjä määräpäiviä, muistiinpanoja sekä tehtävän sisäisiä tarkistusluetteloita. Liitteiden lisääminen ja kommentointitoiminnallisuus auttavat jakamaan tietoa yhdessä näkymässä.
Project for the Web tarjoaa visuaalisessa taulunäkymässä voit käyttää valmiita ja omiin tarpeisiin muokattavia tehtävätauluja. Toisistaan riippuvien tehtävien hallintaa voidaan myös seurata visuaalisesti. Tehtävän suorittamiseen käytettävän työajan arviointi on myös kätevä ominaisuus, auttaen hahmottamaan projektin etenemistä kokonaisuutena.
Mikäli työkalua tarvitaan tukemaan yksilöllisempiä projektitarpeita, SharePointin tehtävälistoista voi luoda visuaalisen taulunäkymän. SharePointin tehtäville voi luoda myös osatehtäviä. Lisäksi raportoinnin integroiminen on mahdollista.
Tule kuulemaan lisää Projektipäiville 25.–26.10.2022 Messukeskuksessa ja vieraile ständillämme! Ota yhteyttä tai varaa projektinhallinnan demo.
Marko Koskela
Chief Commercial Officer, Partner
Solu Digital
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.
Solu Digital Oy on Projektipäivien kumppani. Tule mukaan Projektipäiville 25.-26.10.2022 Helsingin Messukeskukseen!