Projektinhallinnassa käytänteineen ja työkaluineen on kyse ihmisten tekemästä työstä. Työkalujen ja toimintatapojen on oltava tarpeeksi helppoja, jotta ihmiset kokevat ne hyödyllisiksi työnsä kannalta. Pilvipalvelut tarjoavat erilaisia ratkaisuja projektityön tehostamiseen.
Projektinhallinnassa yhtenäisen ja menestyvän projektikulttuurin kehittäminen luo pohjan onnistuneelle projektien läpiviennille. Aiemmassa blogikirjoituksessa kollegani Jari Kyläjärvi mainitsi yhtenäisten toimintatapojen ja työkalujen tärkeästä roolista projektien onnistumisen kannalta. Tässä artikkelissa syvennynkin hieman enemmän yhtenäisiin käytäntöihin ja niitä tukeviin työkaluihin projektinhallinnassa.
Yhteiset pelisäännöt projektinhallintaan
Projektien johtamiseen sekä projektisalkun hallintaan liittyvää toimintaa voi yhtenäistää yhteisillä käytännöillä ja pelisäännöillä, jotka vahvistavat luottamusta ja yhteistyötä eri sidosryhmien välillä. Läpinäkyvämpi projektitoiminta on myös vertailukelpoisempaa ja täten tavoitteita on helpompi kehittää kaikkien osapuolien tarpeita paremmin tukeviksi.
Menestyvän projektikulttuurin tärkeänä osatekijänä toimii sitoutuneen projektijohdon ja ohjausryhmän tuki tavoitteen ja tarpeen mukaisen projektin läpivientiin. Yhteisesti määritetyt kriteerit projektin eri vaiheiden valmistumiselle resurssien puitteissa ohjaavat projektitoimintaa yhdenmukaisella tavalla koko organisaation tasolla.
Kun projektit hoidetaan huolellisesti kaikilla organisaation tasoilla, projektityö tehostuu ylimmästä johdosta aina jokaiseen projektiryhmäläiseen. Samaan aikaan projektisalkun johtamisen avulla varmistetaan, että yhtäaikaiset projektit ja käytettävissä olevat resurssit ovat tasapainossa.
Toimintatavoilla ja työkaluilla projektit hallintaan
Projektinhallinnassakin tutuksi tulleessa Operational Excellence -johtamistyylissä projektijohtamisen ja toiminnan tehokkuus kiteytyvät ihmisten, työkalujen ja prosessien välisiin suhteisiin. Ne yhdessä muodostavat raamit, joiden sisäpuolelle jää Operational Excellence -tavoitealue. Tuon alueen toimintaa optimoidaan ihmisten, prosessien ja työkalujen osalta jatkuvan parantamisen filosofialla.
Ihmisten ja työkalujen ollessa huonosti organisoituja, on prosessi tehoton. Jos prosessit ja työkalut eivät toimi, niin ihmiset eivät ole sitoutuneita. Prosessit ja ihmiset ovat niin ikään tehottomia, jos työkalut eivät toimi. Tämän kolminaisuuden optimoinnilla on siis merkittävä vaikutus jokapäiväiseen toimintaan projektityössä.
Työnteko ja tuottavuus tehostuvatkin kaikilla projektinhallinnan tasoilla johdosta yksittäiseen ryhmän jäseneen, kun projektinhallinta on organisoitua menetelmien, työkalujen ja ihmisten osalta.
Helppoa projektinhallintaa pilvityökaluilla
Tänä päivänä projektimaisuus on juurtunut osaksi tietotyötä tekevien arkea ja työskentelyä. Yksi suurimmista syistä tälle ilmiölle on pilvipalveluina toimivat projektinhallinnan työkalut, jotka tarjoavat kevyen ja loppukäyttäjille helppokäyttöisen käyttöliittymän web-selaimessa.
Kattava valikoima erilaisia pilvipalveluihin perustuvia työkaluja tukevat projektinhallintaa tarjotessaan monipuolisia ja helppokäyttöisiä toiminallisuuksia.
Erilaiset pilviteknologiat yhteisesti ja henkilökohtaisesti työstettävien asiakirjojen, tehtävien ja projektien hallintaan varmistavat, että:
- tieto on saatavilla ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta
- tieto on paikkansa pitävää ja ajan tasalla
- tieto on helposti löydettävissä
Aina saatavilla oleva tieto on helposti hyödynnettävissä, kun tiedonhallinta varmistetaan järjestelmällisesti monipuolisella ja helppokäyttöisellä työkalulla. Parhaimmassa tapauksessa sama työkalu auttaa myös tiedolla johtamisessa projektinhallinnassa että projektikohtaisessa viestinnässä.
Microsoftin työkalut tukemassa projektinhallintaa
Microsoft 365 -palvelupaketti tarjoaa ratkaisuja erityyppisiin tilanteisiin. Vaihtoehtoja löytyy niin kevyeen projektinhallintaan kuin laajempaan ja monimutkaisempaan projektityöhön.
Esimerkiksi Microsoft Teams mahdollistaa projektiviestinnän, raportoinnin sekä tiedon- ja dokumentinhallinnan yhdestä sovelluksesta muutaman klikkauksen päästä. Sekä omaa että projektitiimin ja projektijohdon työskentelyä voi tehostaa Teamsin monipuolisilla toiminnallisuuksilla ja kytköksillä muihin M365-osapalveluihin:
- tiedon ja asiakirjojen työstäminen yhteismuokkaus- ja kommentointitoiminnoilla Office 365 -ohjelmilla Wordilla, Excelillä ja PowerPointilla
- tiedon elinkaaren hallinta tietoturvallisesti dokumentin luomisesta sen jakamiseen SharePointissa
- projektien ja tehtävien hallinta helposti ja nopeasti Project for the Webillä tai Projectilla
- projektien raportointi projekti- ja organisaatiotasolla Power BI:n avulla
- projektin rutiinitoimenpiteiden ja tiedon tallentamisen automatisointi Power Automaten työnkulkujen ja Power Appsin mobiili- ja selainsovelluksilla.
Microsoftin omien työkalujen lisäksi kehittämämme Solu 365® -automaatiotyökalu täydentää työkalujen palettia projektinhallintaan. Sen avulla projektien luontiprosessia voi yksinkertaistaa, nopeuttaa ja tehostaa merkittävästi. Solu 365:n provisiointimoottori luo automaattisesti Project for the Webiin uuden projektin ja Teamsiin uuden projektiryhmän käyttäjän syöttämien tietojen mukaisesti.
Organisaation tietomallin perusteella automaatioon voidaan liittää esimerkiksi tietyt projektinhallinnan tehtävät Project for the Webiin tai malliasiakirjoja, kanava- ja tiedostokansiorakenteita sekä tarvittaessa Planner-tehtäväsäiliöitä Teams-ryhmään. Yhteisesti määritettyjen käyttötapauksien avulla Solu 365 varmistaa yhteisesti sovittujen toimintatapojen noudattamisen.
Varmista projektityökalun sujuva käyttöönotto
Organisaation koosta ja tarpeista riippuen projektinhallinnan työkalu saattaa olla isokin investointi, joten käyttöönoton suunnittelu, dokumentointi ja edistäminen kannattaa varmistaa sitouttamalla johto ja henkilöstö.
Jarin artikkelissa esitelty projektipyramidi eri käyttäjäkuntineen, tarpeineen ja haasteineen tarjoaa oivan viitekehyksen projektityökalun sulauttamiseksi luonnolliseksi osaksi kunkin työntekijän työpäivää. Käyttöönottoa suunnitellessa kannattaa ottaa huomioon, että:
- Yhteiset toimintatavat määritellään yhdenmukaisen toiminnan varmistamiseksi
- Käytännöt on dokumentoitu ohjeistuksien ja muiden tukimateriaalien lisäksi
- Tarvepohjaista koulutusta tarjotaan kunkin käyttäjän oman osaamistason mukaisesti
- Jatkuvaa viestintää liittyen teknisen ratkaisun sekä siihen liittyvien toimintatapojen käyttöönottoon ja vakiinnuttamiseen osaksi organisaation työkulttuuria ja päivittäisiä työskentelytapoja.
Organisaation jokaisen työntekijän on helpompi ymmärtää vallitsevia käytäntöjä ja luottaa niihin, kun yhteiset työkalut, pelisäännöt ja resurssit ovat kaikkien tiedossa ja saatavilla. Tällöin päivittäinen työskentely tehostuu niin työkalujen käytön kuin työskentelytapojenkin osalta.
Olemme mukana Projektipäivien hybriditapahtumassa 27.10.2021 – tule sinäkin ja tutustu projektikulttuurin ja projektinhallinnan viimeisimpiin kuulumisiin. Ratkaistaan projektinhallinnan haasteet yhdessä organisaationne kanssa – ota yhteyttä tai varaa projektinhallinnan demo!
Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner
Solu Digital Oy
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.