Projektipäällikön vaihtuminen kesken projektin ei ole tavatonta -ihmisten elämäntilanteet muuttuvat, työpaikat vaihtuvat ja toisaalta projektin tilannekin voi vaatia muutosta. Joskus muutos voi olla nopea eikä projektipäällikön viestikapulan vaihtoon ole mahdollisuutta, mutta miten projekti luovutetaan seuraajalle hallitusti? Seuraavassa neljä avainasiaa:
1. Päivitä projektin tilannekuva
Päivitä projektiryhmän jäsenten kanssa projektin tilannetieto tarkasti ajan tasalle tehtävätasolla, jotta pystyt viestimään sen eteenpäin mahdollisimman selkeästi ja uusi projektipäällikkö pääsee nopeasti tehokkaaseen työhön.
2. Päivitä projektinhallinnalliset dokumentit ajan tasalle
Muutostilanteessa on hyvä päivittää projektin aikataulu ja resurssisuunnitelma, varmistaa projektin taloudellinen tilanne ja että talousennuste on ajan tasalla. Varmista myös, että riski- ja ongelmalista on päivitetty ja kuvaa mahdollisia viimeisiä muutoksia. Mitä parempaa ja täsmällisempää tietoa pystyt tuottamaan mahdollisimman selkeässä ja informatiivisessa muodossa, sen helpompi uuden henkilön on jatkaa työtäsi.
3. Keskustele muutoksesta projektin asiakkaan kanssa
Ota projektin asiakkaaseen yhteyttä ja keskustele muutoksesta hänen kanssaan. Valmistaudu tilanteeseen hyvin, jotta osaat vastata mahdollisiin kysymyksiin mm. miksi muutos tapahtuu ja miten muutostilanne tullaan hoitamaan, jotta projekti ei vaarannu. Kerro myös uudesta projektipäälliköstä sekä hänen taustastaan, jotta asiakas tuntee projektin olevan edelleen hyvissä käsissä. Asiakkaalle ei saa jäädä tunne, että hän jää projektin kanssa tuuliajolle tai hän on kakkosluokan asiakas.
4. Siirtymäkauden avulla uuteen johtoon
Jos vain on mahdollista, on hyvä sopia lyhyestä esim. viikon tai kahden siirtymäajasta, johon on laadittu suunnitelma ja jolloin vastuu projektista siirtyy uudelle projektipäällikölle. Tämä antaa mahdollisuuden uudelle projektipäällikölle tutustua projektiryhmän jäseniin, saada parempi kuva projektin sisällöstä ja tilanteesta sekä ajaa itsensä sisään projektin käytäntöihin.
Avainhenkilöiden vaihtuminen projektissa luo myös mahdollisuuksia ja niihin onkin syytä varautua esim. projektin riskienhallintasuunnitelmassa, jossa eritellään toimenpiteet eri rooleissa olevien henkilöiden vaihtumisen varalta.
Hallitun muutoksen varmistaa se, että projektin toteuttaminen on suunnitelmallista, siinä noudatetaan sovittuja käytäntöjä ja viestintäkulttuuri on avoin. Jos lisäksi käytössä on tarkoituksenmukainen tietojärjestelmä projektin tilannekuvan hallintaan ja projektin dokumentaatio hallitaan keskitetysti, niin riskit ovat sitäkin paremmin hallinnassa.
Minkälaisia hyviä käytäntöjä ja kokemuksia sinulla on vastaavien muutostilanteiden toteutuksesta?