Sujuvatko projektit vasemmalla kädellä?

Kirjoittaja: Tarja Isosaari

Joskus olen todennut, ettei projektia johdeta sertifikaatilla vaan käytännön osaamisella. Olen edelleen tämän ajatuksen takana, mutta ei ole pahasta hankkia vähän teoriaa käytännön osaamisen tueksi eikä sertifikaattikaan CV:tä pahenna.

Erityisesti heille, joille projektinhallinta ei ole päätyö, projektin läpivienti on usein haasteellisinta. Usein odotetaan, että projektit sujuvat tuosta vain vasemmalla kädellä. Näinhän ei ole – varsinkaan jos olet oikeakätinen! Toisaalta jos on vetänyt projekteja enemmänkin mutu-tuntumalla, voisi olla hyvä verrata omia käytäntöjään johonkin virallisempaan menetelmään.

PRINCE2® on yksi tapa johtaa projektia. Se skaalautuu helposti antaen työkaluja niin projektipäällikölle kuin ohjausryhmällekin. Ymmärtämällä viitekehyksen perusteet sitä on helppo soveltaa niin pieniin kuin suuriinkin projekteihin, olivatpa ne sisäisiä kehitysprojekteja tai asiakasprojekteja.

PRINCE2®:n yhtenä kulmakivenä on seitsemän periaatetta. Ne ovat lähinnä ohjeita, jotka tukevat projektin onnistumista. Periaatteet eivät ole mitään rakettitiedettä! Alla olevat käännökset eivät ole virallisia termejä, vaan enemmänkin ajatuksia periaatteiden sisältä:

1. Tiedetään, mitkä ovat perustelut projektin toteuttamiselle ja minkälaisia hyötyjä tavoitellaan ja onko odotettavissa jonkinlaisia negatiivisia seuraamuksia.
2. Otetaan opiksi edellisestä projekteista, opitaan myös matkan varrella ja jaetaan sitä tietoutta muillekin.
3. Projektissa on erilaisia rooleja vastuineen ja valtuuksineen. Rooleihin tarvitaan oikeat ihmiset oikeista sidosryhmistä. Onnistuneen viestinnän perustana ovat tunnistetut sidosryhmät.
4. On sovittu, mitä pitää saada aikaan ja mitä ei. Varmistetaan, että sidosryhmien odotukset täyttyvät tuottamalla sitä, mitä on sovittu ja tuotosten tulisi olla vielä tarkoituksenmukaisiakin.
5. Projekti jaetaan järkeviin kokonaisuuksiin. Tiedetään, missä on maali ja miten sinne päästään pala kerrallaan. Selkeät tarkistuspisteet mahdollistavat jatkamisen edellytysten arvioinnin myös projektin aikana.
6. Jokaisella projektin roolilla on oma tonttinsa ja lupa toimia siellä itsenäisesti. Delegointi on avainsana! Mutta poikkeamatilanteille pitää olla myös pelisäännöt.
7. Jokainen projekti on omanlaisensa ja sen vuoksi räätälöinti on kaiken a ja o, muuten on kyse viitekehyksen väärinkäytöstä!

PRINCE2® Foundationilla käydään kaikki olennaiset osat tästä viitekehyksestä läpi ja sitten PRINCE2® Practitionerilla syvennetään osaamista ja erityisesti keskitytään siihen räätälöintiin. Olisiko nyt hyvä hetki panostaa pari päivää projektinhallinnan opiskeluun?

Kirjoittaja Tarja Isosaari toimii Wakaru Oy:n vanhempana konsulttina. Hän on työskennellyt projektijohtamisen parissa yli 25 vuotta ja on yksi harvoista sertifioiduista Suomen PRINCE2 -kouluttajista. 

PRINCE2® is a registered trade mark of AXELOS Limited, used under permission of AXELOS Limited. All rights reserved.