Tiedätkö aamulla, mitä teet tänään töissä? Kuka tai mikä määrittää päiväsi kulun? Mitä saat aikaiseksi päivän aikana? Tämä kirjoitus on ketteryyttä käsittelevän blogisarjan toinen osa, jossa pohditaan ketteryyden edellytyksiä itse kunkin henkilökohtaisella tasolla. Ensimmäisessä osassa pohdittiin sitä, mitä ketteryys ylipäänsä on.
Tuleeko näitä edes pohdittua useinkaan. Kalenteri näyttää usein sellaiselta, että palaveria pukkaa toisensa perään, joskus kaksi tai kolmekin rinnakkain. Tyhjiä välejä siellä ei välttämättä ole. Jos olet vähänkään miettinyt omaa jaksamistasi työviikon aikana, olet ehkä varannut kalenteriisi lounasajan, jonka päälle silti usein laitetaan kalenterivaraus.
Jotta voi saada aikaiseksi arvoa tuottavia asioita eli jotain niin valmista, että siitä voisi edes periaatteessa saada jotain hyötyä, tarvitaan aikaa. Kovin yleinen valituksen aika työpaikoilla ja projekteissa on se, että ”en ehdi tehdä mitään, kun kaikki aika menee palavereihin” ja sitten tehdään ”niitä oikeita töitä” iltasella ja viikonloppuisin kotona. Onko tuttua?
Keskittyminen vai keskeytyminen
Keskittyminen, fokus, on ketteryyden ydinarvoja. Nykypäivänä se on vaikeaa paitsi moninaisten tehtäväkenttien vuoksi, myös siksi, että ympäristömme häiritsee meitä jatkuvasti.
”Tietotyöläisen työpäivä katkeaa erilaisiin ärsykkeisiin jopa 70 kertaa. Palautuminen yhdestä keskeytyksestä kestää 1–24 minuuttia, ja keskimäärin kolmannes työpäivistä menee keskeytyksistä palautumiseen, kertoo tietojärjestelmätieteen apulaisprofessori Henri Pirkkalainen (HS, 28.2.2017)
Käytännössä tuo kolmannes on aikaansaamisen kannalta puhdasta hukkaa. Ei ole kenenkään etu, että annat huomiotasi kaikkikanavaisesti ja kaikille juuri nyt.
”Jokaisella keskeytyksellä on hintansa. Ne maksavat aikaa, kun jotakin tehtävää ei saa tehtyä putkeen. Keskeytysten myötä myös virheiden määrä lisääntyy ja ihminen kokee työn kuormittavampana. Kaikki kolme vaikutusta ovat negatiivisia: työn laatu heikkenee ja kuormittavuus kasvaa. Siinä ei ole mitään järkeä, se on huonoin mahdollinen tapa tehdä työtä.” Aivotutkija Minna Huotilainen Helsingin yliopistosta kertoo. Huotilaisen mukaan jatkuvien keskeytysten kanssa eläminen myös tekee meistä tyhmempiä kuin olemmekaan.
Keskittyneen työn edellytyksiä
Miten voisi parantaa keskittymistään hektisessä ja vaativassa työelämässä?
Tässä on muutamia vinkkejä, joilla voit tehdä työpäivästäsi ketterämmän:
- Aseta työpäivällesi tavoite. Joku sellainen, edes ihan pieni, jonka voit saada valmiiksi asti. Kun pohdit tavoitettasi, mieti, mihin voit realistisesti sitouta tänään, onko se tärkeää ja merkityksellistä sinulle ja työyhteisöllesi tai onko tavoitteesi sellainen, joka tuo lisäarvoa jollekulle.
- Erota työtehtävistä tärkeät ja kiireelliset ja keskity niihin tai pinoa silppu ja tee se kerralla alta pois, jotta voit keskittyä johonkin suurempaan, täyttä fokustasi vaativaan tehtävään.
- Hallitse ärsyketulvaa: vaimenna laitteet, estä sovellusten viesti-ilmoitukset, sulje tarpeettomat kokonaan. Mieti, tarvitseeko sinun olla saatavilla kaikille heti, vai tapahtuisiko jotain kamalaa, jos palaisit asiaan vaikka parin tunnin päästä tai ehkä huomenna. Tämä koskee paitsi työsähköposteja ja muita viestimiä, myös henkilökohtaisia.
- Sovi työporukan kanssa pelisäännöt: palaveripäivät, palaverivapaat päivät, viestintäkanavat ja -tavat.
- Ennen kuin vastaat palaverikutsuun hyväksyvästi, ota selvää, mikä on palaverin agenda ja tavoite, mikä on roolisi kokouksessa, mitä sinulta odotetaan ja tarvitseeko kokoukseen valmistautua. Jos kyseessä on palaveri, jossa sinulta ei oikeastaan odoteta mitään, tarvitaanko sinua siellä lainkaan? Mikäli kokouksen tarkoituksena on vain tiedon äärellä pysyminen, voisiko tiedotuksen hoitaa muuten (vaikka kokousmuistiolla?)
- Mieti, onko tapanasi kutsua itse työkavereitasi kokouksiin, vaikka asian voisi selvittää pienemmällä porukalla tai kahden kesken esimerkiksi puhelinsoitolla tai 5-15 minuutin seisontapalaverilla?
Auta itseäsi loistamaan
Jotta olisit ketterä, tarvitset joustavuutta ja tehokkuutta. Aivoillasi työskentelevänä se edellyttää aivojen hyvinvoinnista huolehtimista. Keskittyminen, muisti, luovuus, ongelmanratkaisutaidot, sosiaaliset taidot sekä muut ns. työelämätaidot, joita pidetään itsestäänselvyyksinä, eivät tule itsestään.
Sen sijaan, että veisit töitä kotiin tai painaisit pitkää päivää, mieti, saisitko enemmän työajastasi tehoja irti, jos:
- Pitäisit huolta ja nauttisit läheisistä ihmissuhteistasi,
- edistäisit omalta osaltasi työyhteisösi hyvinvointia ja viihtyisit työkavereittesi seurassa,
- harrastaisit (palauttavaa) liikuntaa
- nukkuisit riittävää ja laadukasta unta joka yö
- tauottaisit päivää esimerkiksi pienillä kävelyillä (suosittelen kävelypalavereita, etenkin jos tuntuu, ettet koskaan ehdi liikkua), palauttavan hengityksen harjoituksilla tai mindfullness-harjoituksilla
- söisit monipuolisesti ja
- viettäisit palauttavaa vapaa-aikaa ystävien ja perheen kanssa. Aivoille tekee hyvää joskus vaan olla. Mikset siis nauttisi tyhjänpäiväisistä viihdeohjelmista tai naistenlehtien selailusta?
Kirjoittaja: Johanna Leviäkangas
Johanna Leviäkangas on ketteriä projekteja johtanut projektipäällikkö sekä ketteryyteen hurahtanut projektijohtamisen konsultti ja valmentaja.
Tutustu ketteriin valmennuksiimme
Lähteet:
Työn jatkuva keskeyttely aiheuttaa muutoksia aivoihin – näin parannat keskittymiskykyäsi (HS, Heidi Väärämäki 10.9.2015)
Toimittaja testasi, kuinka monta kertaa työpäivä keskeytyi sähköposteihin ja pikaviesteihin – Aivotutkija tuloksista: ”Auts” (HS, Ossi Mansikka 28.2.2017)