Visuaalinen projektisalkku helpottaa päätöksentekoa

Projektipomo on huomannut asiakkailla liikkuessaan, että vaikka yksittäisten projektien suunnitelmat ja tilannekuva organisaatiossa on usein hyvällä tolalla, niin projektisalkun hallinnassa on vielä parantamisen varaa. On erilaisia, hienojakin Excel-toteutuksia, joilla salkkuja hallitaan, mutta tiedon ylläpitäminen on haastellista ja aikaavievää eikä taulukkoihin välttämättä saada tuotua tämän takia kaikkea päätöksenteon kannalta oleellisia tietoja. Monesti myös tiedon ajantasaisuuden kanssa on ongelmia.

Organisaatioissa mietitään tänä päivänä huolellisesti, mitkä projektit käynnistetään ja mitkä projektit auttavat yritystä saavuttamaan asetetut tavoitteensa. Yrityksen toiminnan lähtökohdista muodostetut projektisalkut ovat salkunhallinnan ydin. Hyvin visualisoitu ja koostettu projektitieto helpottaa päätöksentekoa tuomalla trendit ja poikkeamat näkyviksi.

Salkunhallinnan työkaluissa voi muodostaa helposti erilaisia käyttäjän tarvitsemia projektisalkkuja ja näkökulmia koostettuun projektitietoon. Kaupan päälle saadaan jatkuvasti ajantasainen projektien tilannekuva. Työvälineissä on helppo vaihtaa näkökulmia projektien eri luokittelutekijöiden avulla. Luokittelutekijöitä voi olla esim. yrityksen strateginen tavoite, tavoitteen osuvuus, projektin kuuluminen tiettyyn salkkuun, projektin prioriteetti tai projektin koko.

Salkunhallinnassa erilaiset joustavasti muodostettavat ja automaattisesti päivittyvät liikennevalot (esim. aikataulu, kustannukset, riskit), mittarit ja visuaaliset graafit salkun eri näkökulmista ovat tärkeitä seurantavälineitä ja auttavat muodostamaan kokonaiskuvan projektisalkusta nopeasti. Graafeista voi nopeasti tarkistaa esimerkiksi, miten projektisalkku etenee verraten suunniteltua ja toteutunutta aikataulua, resurssivarauksia toteutuneisiin työtunteihin tai miten toetutuneet kustannukset ovat suhteessa budjettiin. Näin yrityksen johdon huomio ja toimenpiteet voidaan keskittää oikeisiin projekteihin.

Mitäs jos sanottaisiin hyvästit erilaisille salkunhallinnan Exceleille ja niiden ylläpidolle? Tarjoamme ratkaisuja salkunhallinnan haasteisiisi. Tule tutustumaan ratkaisuihimme maksuttomiin webinaareihin tai ota yhteyttä.

Kirjoittaja: Dovre Group, Projektipomo

Lähde: Dovre Group