Jokainen tunnistaa (ja tunnustaa) epäilemättä ainakin jonkun tyypillisimmistä mokista. Vältä näitä, niin nostat jo kommunikaatiotaitosi astetta ylemmälle tasolle!

1. Kommunikoimme liikaa kirjallisesti (sähköpostit, teksti- ja pikaviestit). Projektipäälliköillä, ja monella muullakin projektiorganisaation jäsenellä, on tekninen tausta. Tietokoneen välityksellä kommunikoiminen saattaa silloin (hieman yleistäen) tuntua mukavimmalta. Sähköpostin välityksellä emme kuitenkaan näe toistemme reaktioita emmekä saa oikaistua väärinkäsityksiä heti niiden syntyessä.

2. Emme kuuntele oikeasti: emme ymmärrä, miltä asiamme toiselle kuulostaa, saati miltä se hänestä tuntuu, koska keskitymme omaan, sisäiseen järkeilyymme ja viestin välittämiseen. Emme siis keskity kuuntelemaan vastapuolta, asetu hänen asemaansa ja ymmärtämään hänen näkökulmaansa.

3. Emme sopeuta tyyliämme vastapuolen tyyliin. Jokaisella meistä on omat kommunikatiiviset mieltymyksemme. Jotkut haluavat paljon yksityiskohtia tai pelkkiä ranskalaisia viivoja. Toiset turhautuvat nippeleistä ja haluavat “ison kuvan”. Jotkut haluavat, että menet suoraan asiaan, toiset tarvitsevat ensin hieman small talkia kiinnostuakseen. Jos opit sopeuttaman oman tyylisi muihin, saat viestisi paremmin läpi. Joko tunnet Peili-käyttäytymistyylianalyysin? Projekti-Instituutissa käytämme sitä viitekehyksenä leadership-valmennuksissamme. Se tuo huimasti ymmärrystä erilaisista käyttäytymis- ja kommunikaatiotyyleistä ja vinkkejä kanssakäymiseen erilaisten ihmisten kanssa.

4. Emme kerro eri vaihtoehdoista ja niiden vaikutuksesta riittävän selkeästi. Ongelmista ei ole mukava kuulla; niinpä haluamme saman tien tietää, mitää ratkaisuvaihtoehtoja ongelmaan on ja miten ne projektiin vaikuttaisivat. Jos sinun esimerkiksi on esitettävä ohjausryhmälle projektiin kohdistuva, merkittävä muutospyyntö, kerro selkeästi eri vaihtoehdoista sekä miten ne vaikuttaisivat projektin aikatauluun, kustannuksiin, laatuun ja hyötyihin. Näin helpotat ja sujuvoitat päätöksentekoa.

5. Emme varmista, miten kuulija ymmärsi viestimme.  Kommunikaatio on kaksisuuntaista. Tavalla tai toisella on hyvä varmistaa, että viestisi on mennyt perille niin kuin sen tarkoitit. Esimerkiksi delegoituasi tehtävän jollekulle voit vielä pyytää häntä itse kertomaan, miten hän tehtävään ryhtyy ja millä aikataululla. Tiimipalaverinkin voi mielellään vetää yhteen siten, että kukin kertoo mitä seuraavan työrupeaman aikana aikoo tehdä. Tarkoitus ei tietenkään ole holhota eikä mikromanageroida, vaan – aivan, kommunikoida!

Vuoropuhelua tehostat entisestään käyttämällä palavereissa erilaisia fasilitointitekniikoita. Niiden avulla edesautat sitä, että jokainen – myös ne hiljaisemmat ja vetäytyvämmät – saavat äänensä kuuluviin, ja että näette sen kuuluisan laatikon ulkopuolelle. Tehoa saat myös visualisoimalla asiasi, eli käyttämällä havainnollistavia kuvia ja graafeja, sen sijaan että näytät vain numeroita taulukkona.

Monenlaisia projektityötä tehostavia havainnoillistamis- ja fasilitointitekniikoita opit kaikissa valmennuksissamme. Leadership- valmennuksista ja pitkistä PM Professional^®– ja PM Master^®-valmennusohjelmista saat myös syvällistä ymmärrystä paremmasta vuorovaikutuksesta erilaisten ihmisten kanssa. Tutustu syksyn avoimiin valmennuksiin

Lähde: Suomen Projekti-Instituutti Oy