Mitä hyötyä on proaktiivisesta ja ennakoivasta resursoinnista?

Ajatteletko, että projektien resursoinnilla ei ole mitään merkitystä projektien onnistumiselle? Vai ajatteletko, että projektien resursoinnilla on merkittävä vaikutus kaikkeen projekteihin liittyvään? Kävin taannoin puhumassa proaktiivisesta ja ennakoivasta resursoinnista eräälle ryhmälle. Tiivistin esityksen sisällön tähän artikkeliin, johon olen koonnut tärkeimmät pointit.

Alkuun toisin oman ajatukseni käsitteestä proaktiivinen ja ennakoiva resursointi. Epävirallinen määritelmä voisi kuulua näin: ”Proaktiivisen ja ennakoivan resursoinnin myötä tiedetään, että milloin mikäkin resurssi milläkin kuormituksella on kiinnitetty tiettyyn projektiin tai projekteihin. Lisäksi on tiedossa resurssien kokonaistilanne pitkälle tulevaisuuteen ja projektien tasolla tiedetään, että mihin projekti on menossa.”

Kun puhutaan proaktiivisesta ja ennakoivasta resursoinnista niin mitä hyötyä siitä on? Tässä listattuna omasta näkökulmastani muutama suurin hyöty:

1. Projektit eivät viivästy henkilöresursseista johtuvista haasteista tai ongelmista johtuen
   Projekteilla on resurssilupaukset eli projektit saavat oikeaa osaamista oikeaan aikaan, mikä edistää projektin pysymistä aikataulussa henkilöresurssinäkökulmasta.
2. Kyky nähdä mihin projekti on menossa
   Kun resurssivaraukset ovat ajan tasalla, voidaan luottaa resurssilupauksiin ja katsoa projektin osalta, että kuinka paljon tunteja on käytetty ja paljonko varauksia on vielä jäljellä ja verrata näitä projektin budjettiin.
3. Henkilöresurssit ovat tasaisesti ja tehokkaasti kuormitettuja
   Järkevän resursoinnin myötä vältytään yli- ja alikuormitetuilta resursseilta, mikä on sekä johdon että resursoitavien mieleen. Johto tykkää korkeasta käyttöasteesta, resursoitavat tykkäävät sopivasta työkuormasta. Lisäksi, on helpompaa tunnistaa puuttuva osaaminen.
4. Resursoinnista vastaavien työ järkevöityy
   Kun resursointi on järkevästi hoidettu, niin resursoijien aikaa vapautuu oleelliseen eli tuottavaan työhön.

Kuulostaa hienolta, eikö? On monia keinoja saavuttaa yllä olevat hyödyt, mutta yksi oleellinen asia on, että resursointitiedolle on yksi yhtenäinen tallennuspaikka, jossa tieto on helposti koottavassa muodossa. Jos resursointiratkaisuja on monia, niin voitte kuvitella, että millainen homma on saada se tieto yhteen siten, että saisi yleiskuvan kasattua yrityksen kokonaisresurssitilanteista. Jos tieto ei ole samassa paikassa, niin reaaliaikainen tieto on sula mahdottomuus. Yhtenäisen tallennuspaikan lisäksi olisi erityisen tärkeää sitouttaa kaikki osapuolet tuottamaan ja päivittämään resursointitietoa. Jos tieto ei ole ajan tasalla, niin resursointilupauksiin ei voi luottaa. Yhtenäinen resursointikulttuuri ja yhteiset säännöt ovat siis paikallaan.

Proaktiivisen ja ennakoivan resursoinnin eräs tärkeä kulmakivi on myös suunnitelmien vertaaminen tuntitoteumiin. Tämän avulla tiedetään mihin projektit ovat menossa ja paukkuvatko budjetit. Lisäksi, tuntitoteumien avulla on mahdollista oppia tulevaa varten eli opitaan menneisyydestä.

Tässä myös käyttämäni esitysmateriaali: proaktiivinen ja ennakoiva resursointi (ohjautuu SlideShare-sivulle). Jos aihe kiinnostaa enemmänkin, niin ole yhteydessä ja keskustellaan lisää: jaana.hatanpaa(a)silverbucket.com ja tel. 0451322833.

Jaana Hatanpää
Relationship Manager, Silverbucket Oy

Lähde: Silverbucket Oy