Muutos on liiketoiminnassa oleellinen huomioitava asia ja se koskee ja sen tulisi koskea kaikkia yrityksen eri osia. Muutosta ei tule pelätä vaan ottaa avosylin vastaan ja lähteä tutkimaan mitä se voisi tuoda mukanaan. Prosessien kehittämisen näkökulmasta asia voi tuntua haastavalta, mutta oikein tehtynä varmasti palkitsevalta. Prosessien kehittäminen ei ole aina helppoa, sillä ensiksi tulee kartoittaa nykytilanne, toiseksi selvittää halutut tavoitteet ja päämäärät, kolmanneksi suunnitella kuinka tavoitteet voidaan saavuttaa ja mallintaa uusi prosessi, viimeiseksi toteuttaa täytäntöönpano ja eri sidosryhmien sitouttaminen uuteen prosessiin. Lopuksi tietysti seurataan, että kuinka uudistettu prosessi toimii ja sitä kehitetään edelleen. Ei kuulosta siis ihan pikku jutulta.Usein projekteilla on merkittävä rooli yrityksen liiketoiminnassa joko asiakas- tai kehitysrajapinnassa. Jos projekteja ja / tai projektihenkilöstöä on paljon, niin projektien onnistuneesti ja tyylikkäästi maaliin vieminen vaatii erilaisia prosesseja. Jos projekteilla on toistuvasti ongelmia, kertoo se oireilevista projektiprosesseista. Onnistuneen projektinhallinnan näkökulmasta jossakin kohtaa linkki katkeaa eikä homma toimi niin kuin pitäisi. On yrityksiä, joissa prosessi toimii, mutta on monia yrityksiä, joissa homma ei toimi ja keinoja parempaan projektinhallintaan kaivataan kipeästi. Syitä tähän voi olla monia, mutta onnistuneiden prosessien ja niihin sitoutuneiden henkilöiden kautta on mahdollista luoda toistuvasti onnistuneita projekteja.

Tässä kirjoituksessa tuon esiin projektiprosessien kehittämismahdollisuuden työkalun avulla. Organisaation tutkiessa keinoja saavuttaa asettamansa projektiprosessin tavoitteen, tulisi heidän myös ottaa huomioon, kuinka työkalut voisivat edesauttaa prosessin tehokasta läpivientiä. Organisaatiolla on käytännössä kaksi vaihtoehtoa työkalun suhteen: kehittää oma työkalu tai hankkia valmisohjelmisto. Molemmissa on etunsa, mutta myös haittapuolensa. Omaa työkalua kehittäessä on mahdollista saavuttaa täysin omiin tarpeisiin räätälöity ratkaisu, mutta työkalun rakentamiseen ja ylläpitoon käytetyt kustannukset voivat kohota korkeiksi. Itsekehitetty työkalu voi myös vanhanaikaistua nopeasti jos kehittämiseen ei riitä tarvittavia resursseja. Valmisohjelmiston etuja ovat palveluntarjoajan vastuulla oleva jatkuva tuotekehitys ja ylläpito sekä hallinnassa pysyvät kulut. Miinuspuolena voi olla kuitenkin kattavan räätälöintimahdollisuuden puuttuminen.

Käytän esimerkkinä Silverbucket-resursointityökalua. Silverbucket on esimerkki valmisohjelmistosta, joka tuo projektien henkilöresurssienhallintaan tiettyä mallia ja sovittuja työtapoja. Koekäytön avulla organisaatio pystyy testaamaan, että kuinka Silverbucket täyttää yrityksen projektien resurssienhallintaan liittyviä tarpeita ja jopa, kuinka se voisi kehittää projektiprosesseja entuudestaan. Jos organisaation projektien resurssienhallinta muistuttaa kaaosta ja ilmassa on epätietoisuutta kokonaistilanteesta, niin Silverbucketin avulla organisaatio voi luoda tästä projektisuunnitelmien osasta hallitun ja tehokkaan projektien onnistumista edistävän välineen. Työkalu tarjoaa mahdollisuuden luoda onnistuneen projektien resurssienhallintamallin organisaatioille.

Projektiprosesseja voi ja kannattaa tehostaa työkaluilla, jotka sopivat omaan malliin, mutta omaa mallia voi haastaa työkalun tarjoamilla mahdollisuuksilla. Jos työkalu yksinkertaistaa ja suoraviivaistaa projektiprosesseja, niin sano kyllä työkalulle. Jos työkalu monimutkaistaa ja hankaloittaa projektiprosesseja, niin tutki vielä muita työkalumahdollisuuksia tai käy läpi omaa mallia – olisiko siinä kehitettävää?

Jaana Hatanpää, Relationship Manager, Silverbucket

Lähde: Silverbucket