Positiivinen projektikulttuuri tuottavuuden moottorina

Monissa organisaatioissa tärkein tavoite on tuottaa arvoa asiakkaalle. Asiakas on toisin sanoen ykkönen hinnalla millä hyvänsä. Projektiorganisaatiossa tämä tarkoittaa usein sitä, että pääasia on saada projektit kunnialla maaliin ja taata näennäisesti asiakastyytyväisyys. Tämä saattaa kuitenkin tarkoittaa muun muassa ongelmia tehokkuudessa, budjetissa, projektin sisäisissä aikatauluissa, projektiaikataulujen sovittamisessa ja henkilöiden ylikuormituksissa. Projekti saadaan kyllä valmiiksi sovitussa aikataulussa ja määritettyjen speksien mukaisesti, mutta asiakasodotusten ylittäminen onkin jo vaikeaa yllä mainittujen ongelmien takia.

Nämä ongelmakohdat tulisi kuitenkin ratkoa pikaisesti. Miksi näin? Siksi, että jossain vaiheessa korttitalo tulee romahtamaan. Henkilöstö jää sairaslomille liian suuresta kuormituksesta johtuen, henkilöstötyytyväisyys kärsii ja ihmiset vaihtavat parempiin työpaikkoihin. Projektin taloudelliset luvut alkavat myös laahata. Kierre on valmis ja osaava henkilöstöä on vaikea pitää ja uusia on vaikea rekrytoida. Tämän seurauksena projektien maaliin vieminen sujuvasti on yhä vaikeampaa, saatika onnistua asiakastoiveiden ylittämisessä.

Tällaisessa tilanteessa tilanne tulisi arvioida uudelleen ja lähteä miettimään, miten arvoa voidaan luoda yhä enemmän muillekin kuin asiakkaille. Tulisi pyrkiä luomaan positiivinen projektikulttuuri, jossa projektit etenevät hallitusti ja sujuvasti ottaen huomioon myös läpinäkyvyyden organisaatiossa. Positiivisen projektikulttuurin luomiseen tarvitaan ennalta määritetyt prosessit ja toisaalta oikeanlaiset työkalut. Prosessi ei yksinään riitä, mutta ei riitä oikeat työkalutkaan. Onnistunut lopputulema vaatii näiden molempien yhteispeliä unohtamatta kuitenkaan yrityksen työntekijöitä.

Positiivisessa projektikulttuurissa henkilöstö nähdään voimavarana, jonka ansiosta yritys menestyy. Arvoa halutaan siis luoda niin asiakkaille kuin henkilöstölle, unohtamatta muita sidosryhmiä. Motivoitunut ja tyytyväinen henkilöstö on tuottavampi ja luovempi, minkä seurauksena tehokkuus kasvaa. Tästä taas seuraa parempia käyttöasteita sekä kannattavampia projekteja, mikä johtaa vuorostaan kasvavaan liikevaihtoon.

Loppujen lopuksi voidaan nostaa kaksi merkittävää hyötyä siitä, että ensin lähdetään luomaan arvoa omille työntekijöille ja sen myötä asiakkaille. Ensinnäkin asiakasprojektien lopputulemat ovat yhä laadukkaampia, minkä johdosta asiakastyytyväisyys ja suositteluaste kasvavat. Myyntiputket lyhentyvät ja asiakasprojekteista tulee kannattavampia suunnitelmallisuuden ansiosta. Toisaalta henkilöstö ei pala loppuun, työpaikalla viihdytään ja uusien osaajien rekrytointi on yhä helpompaa. Saadaan siis yhä osaavampaa väkeä, jotka pystyvät luomaan yhä parempia tuloksia asiakkaalle.

Reija Tulasalo, Relationship Manager, Silverbucket

Lähde: Silverbucket