Kun rakennat projektitoiminnan ja PMO:n olemassaolon tarkoituksen ja toimintatavan liiketoiminnan strategiasta ja arvonluonnin logiikasta lähtien, vältät eksymisen raportoinnin tai hallinnoinnin lillukanvarsiin. Tämä onnistuu, kun käytät tavoitetilakuvausta, Target Operating Model (TOM).
Selkeyttämällä suunnan tavoitetilakuvauksella liiketoimintajohto ja kehittäjät pystyvät hallitsemaan suuren päämäärän konkretisoinnin, iteratiivisen kehittämisen, jatkuvan oppimisen ja ketterien suunnanmuutosten kokonaisuuden.
”Millaista projektitoimintamme pitää olla kehittämisen tuloksena?”
Tavoitetilakuvaus, Target Operating Model (TOM), on konkreettinen ja ymmärrettävä kuvaus tavoitetilasta, jonka ytimessä on liiketoiminnan tavoitteet. Tavoitetilakuvaus vastaa kysymykseen ”Millaista projektitoimintamme pitää olla, jotta menestymme jatkossa”.
Tässä muutamia esimerkkejä arvontuoton radikaaleista muutoksista, joiden realisoinnissa projektitoiminnan laaja muutos ja tämän muutoksen onnistunut johtaminen ovat keskeisessä roolissa:
Nyt palvelemme asiakkaita Suomessa. → Uudella toimintamallilla teemme ja jatkuvasti kehitämme kannattavaa liiketoimintaa palvelemalla Euroopan eri maissa toimivia asiakkaita.
Nyt palvelemme konsernin sisäisiä yksiköitä. → Jatkossa menestymme kansainvälisissä tarjouskilpailuissa ja toimitamme kannattavia projekteja asiakkaillemme ensin Itämeren alueella, myöhemmin koko Euroopassa.
Pisteitä on helppo kehittää, mutta käytännössä toimiva kokonaisuus ratkaisee
Tavoitetilakuvaus ei ole prosessikuvaus eikä organisaatiokaavio. Se on kuvaus siitä, millainen toimintalogiikka mahdollistaa strategian toteutumisen ja miten eri osa-alueet toimivat yhteen.
Kun iso maali on selkeä, iteratiivinen ja oppimisen hyödyntävä kehittäminen tuottaa toimivan konkretian ja hyötyjä jo kehittämisen aikana. Liiketoimintapäämäärän pohjalta muotoillaan tavoitetilakuvauksen konkretisoinnin taso:
- Millaista toiminta on eri osa-alueilla ja miten osat yhdistetään toimivaksi kokonaisuudeksi?
- Mitkä ympäristöstä tulevat draiverit meitä ohjaavat?
- Miten hallitsemme kehittämisen, kun ympäristö elää?
Aiemmassa kirjoituksessa avaamani projektitoiminnan periaatteet, Principles, auttavat toiminnan kehittämisessäkin. Periaatteet ohjaavat joka hetki oikeaan suuntaan, vaikka ympäristö eläisi voimakkaastikin eikä kaikki onnistuisi heti halutulla tavalla.
Tavoitetilakuvaus on aina organisaatiokohtainen
Tavoitetilakuvaus ei ole yleistettävissä. Se on tietyn organisaation rakenteellinen kokonaiskuva, joka kirkastaa edellä mainitun liiketoiminnallisen tavoitetilan ja kokoaa yhteen tilan saavuttamiseen ja toteuttamiseen vaadittavat elementit. Elementtejä ovat esimerkiksi
- periaatteet, joille toimintatapa ja kehittäminen perustuu
- jatkuvan kehittämisen ja oppimisen toimintatapa
- tekoälyn rooli ja hyödyntäminen
- päätöksentekomallit ja johtamisrakenteet
- roolit ja vastuut (myynti, PMO, projektipäälliköt, omistajat, johto)
- toimintamallit ja palvelut
- tiedon, työkalujen ja raportoinnin rooli
- tarvittavat kyvykkyydet ja osaaminen.
Miksi tavoitetilan kuvaaminen on tärkeä johdolle ja PMO:lle?
Johdolle tavoitetilakuvaus tekee näkyväksi, mitä projektitoiminta ja liiketoiminta yhdessä tuottavat. Se yhdistää strategian, salkkujohtamisen ja operatiivisen tekemisen dynaamisella kehittämisellä. Se auttaa varmistamaan, että panostukset kohdistuvat niihin kyvykkyyksiin, jotka tuottavat kilpailuetua.
PMO:lle ja kehittäjille tavoitetilakuvaus toimii majakkana, kun asioita kehitetään liiketoiminnan kanssa yhdessä. Se auttaa vastaamaan kysymyksiin PMO:n roolista: mitä sen tulee tehdä itse, mitä sen tulee mahdollistaa ja mihin sen ei pidä käyttää energiaa.
Tavoitetilakuvaus auttaa erottamaan olennaisen epäolennaisesta.
Tämän blogin on kirjoittanut Kumuran johtava konsultti, CECC Markku Aarni. Kumura on liittynyt IQI:in lokakuussa 2025.