Kun projektinhallinta vaatii enemmän
Microsoft Planner ja Planner Premium tarjoavat erinomaiset työkalut tehtävienhallintaan ja kevyempään aikataulutukseen. Mutta kun projektit kasvavat, tehtävien määrä moninkertaistuu, resursointi monimutkaistuu ja raportointitarpeet lisääntyvät, tarvitaan järeämpi työkalu. Tässä vaiheessa astuu esiin Microsoft Project, joka on suunniteltu vaativaan projektinhallintaan.
Microsoft Project – työasemasovellus aikataulutuksen ja resurssoinnin hallintaan
MS Project on ”projektinhallinnan kolminaisuus”, joka yhdistää aikataulutuksen, tehtävärakenteet ja resurssienhallinnan yhdeksi kokonaisuudeksi. Työkalu ei ole vain tehtävälista – se on suunnittelun, seurannan ja raportoinnin alusta.
Keskeiset ominaisuudet:
- Tehtävien ja vaiheiden suunnittelu (Work Breakdown Structure, WBS-rakenne)
- Tehtävien hierarkia (pää- ja alitehtävät)
- Tehtävien väliset riippuvuudet ja kriittisen polun tunnistus
- Aikataulujen tarkka hallinta ja baseline-tallennus
- Resursointi: henkilöt, roolit, laitteet, materiaalit ja kustannukset
- Edistymisen seuranta ja visuaaliset raportit
Excel on monelle tuttu ja joustava työkalu, jota käytetään laajasti myös projektien aikatauluttamiseen. Excelistä moni projektinhallinta usein alkaa. Mutta kun projektin rakenne monimutkaistuu, Excelin rajat tulevat nopeasti vastaan.
MS Project:n käyttöliittymä muistuttaa Exceliä, mutta sen taulukko on suunniteltu nimenomaan projektinhallintaan. Se ymmärtää tehtävien osittamisen hierarkian, osaa laskea aikataulut ja työmäärät automaattisesti, ja tarjoaa näkymiä, jotka tukevat projektin suunnittelua ja seurantaa.
Resurssointi – tarkkuutta ja kapasiteetin hallintaa
MS Project:n resurssointiominaisuudet ovat monipuoliset. Projektissa voidaan määrittää:
- Henkilöresursseja: yksittäiset tekijät tai roolit
- Materiaaliresursseja: esim. laitteet, litrat, kilot, kappalemäärät
- Kustannusresursseja: euromääräisiä palveluita tai hankintoja
Resursointi MS Projectissa ei ole vain henkilöiden kiinnittämistä tehtäviin – se on kokonaisvaltainen tapa hallita projektin kapasiteettia, kustannuksia ja toteutettavuutta. Valitse resursoinnin taso projektin tarpeiden ja organisaation kypsyyden mukaan:
- Ylätason suunnittelu roolit ja työmäärät
- Tarkka seuranta henkilökohtainen kuormitus ja aikataulutus
- Budjetointi materiaalit ja kustannusresurssit
Resursseille voidaan määrittää kapasiteetti ja käyttöaste, jolloin projektipäällikkö näkee, kuinka paljon kukin henkilö tai resurssi on kuormitettu ja missä kohtaa syntyy ylikuormitusta. Tämä mahdollistaa ennakoivan suunnittelun ja tehokkaan resurssien käytön.
Baseline-aikataulut ja projektin seuranta
MS Projectissa voidaan tallentaa jopa 11 erilaista baseline-aikataulua, joista ensimmäinen toimii vertailukohtana projektin alkuperäiselle suunnitelmalle. Tämä mahdollistaa sen, että projektin toteumaa voidaan verrata suunnitelmaan – ja seurata, missä kohtaa aikataulu on pitänyt ja missä ei.
Baseline-tallennus on ikään kuin projektin ”tilannekuvan ankkuri”, joka auttaa ymmärtämään, miten suunnitelma on muuttunut ja miksi. Tämä on erityisen tärkeää, kun projektissa tapahtuu paljon muutoksia tai kun halutaan dokumentoida päätöksenteon perusteita.
Raportointi ja tulostus – visuaalisuutta ja jaettavuutta
- Gantt-kaavioita
- Tehtävien tilatietoja
- Resurssien käyttöä
- Kustannusennusteita
Lisäksi käyttäjä voi rakentaa omia raportteja projektin metatiedoista – esimerkiksi projektin vaiheista, vastuista tai aikataulumuutoksista. Tämä tekee MS Projectista erinomaisen työkalun myös sidosryhmien informointiin.
MS Project tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet tulostaa aikatauluja ja raportteja eri muodoissa. Käyttäjä voi tuottaa esimerkiksi:
- PDF-tulosteita Gantt-kaavioista, jotka sisältävät tehtävien nimet, aikataulut ja riippuvuudet
- Raportteja, joissa on mukana metatietoa, kuten vastuuhenkilöt, kustannukset ja tehtävien tila
- Visuaalisia yhteenvetoja, jotka voidaan liittää PowerPoint-esityksiin tai jakaa sidosryhmille
Keskitetty tallennus ja resurssienhallinta – ja mitä tapahtuu nyt?
Microsoft Project Online on ollut pitkään keskeinen työkalu projektien keskitettyyn hallintaan, erityisesti organisaatioissa, joissa tarvitaan yhteinen resurssivaranto, projektisalkun hallintaa ja laajaa raportointia. Se on toiminut pilvipohjaisena jatkeena MS Project -työpöytäsovellukselle ja tarjonnut SharePoint-pohjaisen käyttöliittymän ja tietokannan projektien sekä resurssien tallentamiseen ja jakamiseen.
Microsoft on ilmoittanut, että Project Online poistuu käytöstä 30.9.2026. Tämän jälkeen palvelu ei ole enää käytettävissä, eikä siihen tallennettuja projekteja tai dataa voi enää avata. Lue lisää täältä >>
Microsoftin ekosysteemissä on tarjolla erinomaisia ratkaisuja, jotka vastaavat eri organisaatioiden tarpeisiin projektien suunnittelussa, resursoinnissa ja seurannassa.
Planner ja Planner Premium ovat Microsoft Teams -käyttäjän perusratkaisut tehtävien ja aikataulujen hallintaan.
MS Project -työasemasovellus ja Project Server tarjoavat edelleen markkinoiden tehokkaimmat työkalut, kun kyse on tuhansien tehtävien suunnittelusta, resursoinnista ja seurannasta.
Planner Premium + Power Platform, moderni, Microsoft Teamsiin integroitu ratkaisu.
- Tukee aikataulutusta, resursointia, raportointia ja tekoälyavusteista projektinhallintaa.
- Tiedot tallentuvat Dataverse-tietokantaan, mikä mahdollistaa tehokkaan Power BI -raportoinnin.
- Sopii organisaatioille, jotka kaipaavat kevyempää ja skaalautuvaa ratkaisua.
Hybridimalli – käytä Planner Premiumia ja Microsoft Project Serveriä
- Planner Premium hoitaa kevyemmän projektinhallinnan ja tiimien tehtävien organisoinnin
- MS Project kytkettynä Project Serveriin vastaa vaativasta aikataulutuksesta ja resurssienhallinnasta
- Power Platform mahdollistaa automaation ja raportoinnin koko projektisalkkuun
Yhteenveto – kun projektinhallinta ei ole enää kevyttä
Kirjoittaja
Ilkka Suvanto
Principal Consultant, Partner
North Advisors Oy
North Advisors on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 21.–22.10.2025!