Ammattilaiselta ammattilaiselle - Tarinoita yli 200 kouluttajakumppanin verkostolta

Projektipäivät

MS Project – vaativampi aikataulun- ja resurssinhallinta

Kun projektinhallinta vaatii enemmän 

Microsoft Planner ja Planner Premium tarjoavat erinomaiset työkalut tehtävienhallintaan ja kevyempään aikataulutukseen. Mutta kun projektit kasvavat, tehtävien määrä moninkertaistuu, resursointi monimutkaistuu ja raportointitarpeet lisääntyvät, tarvitaan järeämpi työkalu. Tässä vaiheessa astuu esiin Microsoft Project, joka on suunniteltu vaativaan projektinhallintaan.

Microsoft Project – työasemasovellus aikataulutuksen ja resurssoinnin hallintaan

Microsoft Project on pitkään ollut yksi maailman tunnetuimmista projektinhallintatyökaluista. Se on perinteinen työasemasovellus, joka on suunniteltu vaativaan projektinhallintaan. Se ei ole pelkkä selainpohjainen työkalu tai tehtävälista – vaan täysiverinen, maailmanlaajuinen projektinhallinnan alusta, joka toimii paikallisesti ja tallentaa projektitiedot MPP-tiedostoina, jotka sisältävät kaiken projektin aikataulusta, tehtävärakenteista ja resursseista.

MS Project on ”projektinhallinnan kolminaisuus”, joka yhdistää aikataulutuksen, tehtävärakenteet ja resurssienhallinnan yhdeksi kokonaisuudeksi. Työkalu ei ole vain tehtävälista – se on suunnittelun, seurannan ja raportoinnin alusta.

Keskeiset ominaisuudet:

  • Tehtävien ja vaiheiden suunnittelu (Work Breakdown Structure, WBS-rakenne)
  • Tehtävien hierarkia (pää- ja alitehtävät)
  • Tehtävien väliset riippuvuudet ja kriittisen polun tunnistus
  • Aikataulujen tarkka hallinta ja baseline-tallennus
  • Resursointi: henkilöt, roolit, laitteet, materiaalit ja kustannukset
  • Edistymisen seuranta ja visuaaliset raportit

Excel on monelle tuttu ja joustava työkalu, jota käytetään laajasti myös projektien aikatauluttamiseen. Excelistä moni projektinhallinta usein alkaa. Mutta kun projektin rakenne monimutkaistuu, Excelin rajat tulevat nopeasti vastaan.

MS Project:n käyttöliittymä muistuttaa Exceliä, mutta sen taulukko on suunniteltu nimenomaan projektinhallintaan. Se ymmärtää tehtävien osittamisen  hierarkian, osaa laskea aikataulut ja työmäärät automaattisesti, ja tarjoaa näkymiä, jotka tukevat projektin suunnittelua ja seurantaa.

Resurssointi – tarkkuutta ja kapasiteetin hallintaa

MS Project:n resurssointiominaisuudet ovat monipuoliset. Projektissa voidaan määrittää:

  • Henkilöresursseja: yksittäiset tekijät tai roolit
  • Materiaaliresursseja: esim. laitteet, litrat, kilot, kappalemäärät
  • Kustannusresursseja: euromääräisiä palveluita tai hankintoja

Resursointi MS Projectissa ei ole vain henkilöiden kiinnittämistä tehtäviin – se on kokonaisvaltainen tapa hallita projektin kapasiteettia, kustannuksia ja toteutettavuutta. Valitse resursoinnin taso projektin tarpeiden ja organisaation kypsyyden mukaan:

  • Ylätason suunnittelu roolit ja työmäärät
  • Tarkka seuranta henkilökohtainen kuormitus ja aikataulutus
  • Budjetointi materiaalit ja kustannusresurssit

Resursseille voidaan määrittää kapasiteetti ja käyttöaste, jolloin projektipäällikkö näkee, kuinka paljon kukin henkilö tai resurssi on kuormitettu ja missä kohtaa syntyy ylikuormitusta. Tämä mahdollistaa ennakoivan suunnittelun ja tehokkaan resurssien käytön.

Baseline-aikataulut ja projektin seuranta

MS Projectissa voidaan tallentaa jopa 11 erilaista baseline-aikataulua, joista ensimmäinen toimii vertailukohtana projektin alkuperäiselle suunnitelmalle. Tämä mahdollistaa sen, että projektin toteumaa voidaan verrata suunnitelmaan – ja seurata, missä kohtaa aikataulu on pitänyt ja missä ei.

Baseline-tallennus on ikään kuin projektin ”tilannekuvan ankkuri”, joka auttaa ymmärtämään, miten suunnitelma on muuttunut ja miksi. Tämä on erityisen tärkeää, kun projektissa tapahtuu paljon muutoksia tai kun halutaan dokumentoida päätöksenteon perusteita.

Baseline-tallennus on kriittinen ominaisuus projektin seurantaan ja raportointiin. Se tuo läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa historiatiedon analysoinnin.

Raportointi ja tulostus – visuaalisuutta ja jaettavuutta

MS Project tarjoaa valmiita visuaalisia raportteja, jotka voidaan tulostaa tai viedä esimerkiksi PowerPoint-esityksiin. Raportit voivat sisältää:
  • Gantt-kaavioita
  • Tehtävien tilatietoja
  • Resurssien käyttöä
  • Kustannusennusteita

Lisäksi käyttäjä voi rakentaa omia raportteja projektin metatiedoista – esimerkiksi projektin vaiheista, vastuista tai aikataulumuutoksista. Tämä tekee MS Projectista erinomaisen työkalun myös sidosryhmien informointiin.

MS Project tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet tulostaa aikatauluja ja raportteja eri muodoissa. Käyttäjä voi tuottaa esimerkiksi:

  • PDF-tulosteita Gantt-kaavioista, jotka sisältävät tehtävien nimet, aikataulut ja riippuvuudet
  • Raportteja, joissa on mukana metatietoa, kuten vastuuhenkilöt, kustannukset ja tehtävien tila
  • Visuaalisia yhteenvetoja, jotka voidaan liittää PowerPoint-esityksiin tai jakaa sidosryhmille

Keskitetty tallennus ja resurssienhallinta – ja mitä tapahtuu nyt?

Microsoft Project Online on ollut pitkään keskeinen työkalu projektien keskitettyyn hallintaan, erityisesti organisaatioissa, joissa tarvitaan yhteinen resurssivaranto, projektisalkun hallintaa ja laajaa raportointia. Se on toiminut pilvipohjaisena jatkeena MS Project -työpöytäsovellukselle ja tarjonnut SharePoint-pohjaisen käyttöliittymän ja tietokannan projektien sekä resurssien tallentamiseen ja jakamiseen.

Microsoft on ilmoittanut, että Project Online poistuu käytöstä 30.9.2026. Tämän jälkeen palvelu ei ole enää käytettävissä, eikä siihen tallennettuja projekteja tai dataa voi enää avata. Lue lisää täältä >>

Microsoftin ekosysteemissä on tarjolla erinomaisia ratkaisuja, jotka vastaavat eri organisaatioiden tarpeisiin projektien suunnittelussa, resursoinnissa ja seurannassa.

Planner ja Planner Premium ovat Microsoft Teams -käyttäjän perusratkaisut tehtävien ja aikataulujen hallintaan.

MS Project -työasemasovellus ja Project Server tarjoavat edelleen markkinoiden tehokkaimmat työkalut, kun kyse on tuhansien tehtävien suunnittelusta, resursoinnista ja seurannasta.

Planner Premium + Power Platform, moderni, Microsoft Teamsiin integroitu ratkaisu.

  • Tukee aikataulutusta, resursointia, raportointia ja tekoälyavusteista projektinhallintaa.
  • Tiedot tallentuvat Dataverse-tietokantaan, mikä mahdollistaa tehokkaan Power BI -raportoinnin.
  • Sopii organisaatioille, jotka kaipaavat kevyempää ja skaalautuvaa ratkaisua.

Hybridimalli – käytä Planner Premiumia ja Microsoft Project Serveriä

  • Planner Premium hoitaa kevyemmän projektinhallinnan ja tiimien tehtävien organisoinnin
  • MS Project kytkettynä Project Serveriin vastaa vaativasta aikataulutuksesta ja resurssienhallinnasta
  • Power Platform mahdollistaa automaation ja raportoinnin koko projektisalkkuun

Yhteenveto – kun projektinhallinta ei ole enää kevyttä

MS Project on suunniteltu tilanteisiin, joissa projektinhallinta ei ole enää pelkkää tehtävien jakamista – vaan kokonaisuuksien hallintaa, resurssien optimointia ja strategista päätöksentekoa. Se tarjoaa työkalut, joilla voidaan suunnitella, seurata ja raportoida projekteja tarkasti ja läpinäkyvästi.Kun yhdistät MS Projectin kyvykkyydet Planner Premiumin joustavuuteen ja Power Platformin automaatioon, syntyy projektinhallinnan ekosysteemi, joka tukee organisaation kasvua, kypsyyttä ja tavoitteiden saavuttamista.


Kirjoittaja

Ilkka Suvanto
Principal Consultant, Partner
North Advisors Oy

 

North Advisors on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 21.22.10.2025!