Miten Howspace mahdollistaa yhteisen tilan projektitiimeille – myös virtuaalisesti?

Istun kahvilassa Helsingin keskustassa, kun asiakas soittaa.

”Meidän tiimi on nyt täysin hajallaan, yksi Tukholmassa, kolme eri puolilla Suomea ja kaksi toimistolla. Miten ihmeessä luon yhteishenkeä, kun emme koskaan näe toisiamme?”

Huoli on tuttu monelle projektipäällikölle nyt, kun työelämä on pysyvästi muuttunut hybridiksi.

Työn murros on todellisuutta. Siinä, missä ennen kokoonnuimme neuvotteluhuoneisiin tai toimiston kahviloihin, nykyään tiimimme ovat virtuaalisia verkostoja. Silti yhteisten tavoitteiden kirkastaminen ja aito yhteistyö ovat edelleen kaiken ytimessä.

Kun käytävät katoavat, minne menemme juttelemaan?

Projektipäällikön rooli on muuttumassa perinteisestä ylhäältä ohjaavasta johtajasta fasilitaattoriksi. Eräs asiakkaamme kuvasi tätä muutosta osuvasti: ”Ennen annoin ohjeita, nyt luon tiloja, joissa ihmiset voivat löytää ratkaisut yhdessä.”

Tämä kuulostaa hienolta, mutta arjessa on haasteita. Miten fasilitoida tiimiä, jonka jäsenet eivät koskaan istu samassa huoneessa? Mistä löytyy virtuaalinen kahvipöytä, jonka ääressä syntyy parhaat ideat?

Tässä kohtaa Howspace astuu kuvaan. Se ei ole pelkkä alusta tai työkalu – se on virtuaalinen tila, joka on suunniteltu nimenomaan fasilitoituun yhteisölliseen työskentelyyn.

Tutustuminen tapahtuu myös ruutujen välityksellä

Aloitimme itse uuden asiakasprojektin viime kuussa, ja koko tiimi oli maantieteellisesti hajallaan. Päätimme aloittaa projektin virtuaalisella työpajalla Howspacessa. Alussa jokainen sai jakaa odotuksiaan projektille ja kertoa jotain itsestään – ei pelkkiä työasioita, vaan myös harrastuksia ja mistä innostuu. Näin rakensimme yhteistä perustaa.

”Parasta oli, kun yksi ulkopuolisempi tiimin jäsen innostui kommentoimaan kaikkien vastauksia. Hän olisi fyysisessä tapaamisessa varmasti ollut hiljaisempi, mutta virtuaaliympäristö tuntui hänelle luontevalta”, eräs projektin jäsen kommentoi.

Fasilitointi saa Howspacessa konkreettisen muodon: keskustelut jäävät talteen, ideoita voidaan äänestää ja kehittää eteenpäin, ja jokaiselle löytyy sopiva tapa osallistua – oli kyse sitten reaaliaikaisesta työpajasta tai asynkronisesti omaan tahtiin tehtävästä pohdinnasta.

Tekoäly apukäsinä tiimityössä

”Meillä on projektissa jatkuvasti kymmeniä keskusteluja käynnissä. Miten ihmeessä pysyn perillä siitä, mikä on oleellista?” kysyi eräs projektipäällikkö koulutuksessamme.

Howspacen sisäänrakennettu tekoäly on muuttanut ja helpottanut merkittävästi projektipäällikön arkea. Esimerkiksi viime viikolla omassa tiimissämme käytiin laaja keskustelu projektin haasteista. Tekoäly kokosi keskusteluista nousevat pääteemat, mikä säästi ainakin pari tuntia manuaalista läpikäyntiä.

Mutta tekoäly ei korvaa ihmisen harkintaa, se tukee sitä.

Asiakkaamme tiivisti asian näin: ”Algoritmi näkee asioita, joita en itse välttämättä huomaa kiireessä. Jos tekoäly nostaa esiin epävarmuuden signaaleja, tiedän että on aika järjestää tarkempi keskustelu aiheesta.”

Päätökset syntyvät verkossa – mutta miten?

Etätyön kulttuuri on tuonut uuden haasteen: miten varmistaa, että päätökset eivät synny vain äänekkäimpien ehdoilla tai pahimmillaan yhden henkilön sähköpostissa?

Eräässä asiakasprojektissamme otimme käyttöön viikoittaisen pulssikyselyn Howspacessa. Jokainen tiimin jäsen vastasi muutamaan yksinkertaiseen kysymykseen projektin etenemisestä ja mahdollisista esteistä. Näin saimme selville, mitä kukakin ajattelee – eikä vain se, kuka puhuu eniten Teams-palavereissa. Tämä toimintatapa herätti sellaisia huomioita kuin ”Yllättävää kyllä, hiljaisimmat tiimiläiset ovat aktiivisimpia digitaalisessa ympäristössä” ja ”He tuovat esiin näkökulmia, jotka muuten jäisivät kuulematta.”

Osallistumisen kynnys madaltuu, kun se ei ole riippuvaista fyysisestä läsnäolosta tai rohkeudesta ottaa puheenvuoro kokouksessa. Merkityksellisyyden tunne kasvaa, kun jokainen näkee oman panoksensa vaikutuksen kokonaisuuteen.

Ihmislähtöisyys teknologian keskellä

Loppujen lopuksi projektitiimit tarvitsevat samaa kuin aina ennenkin: tilaa ajatella, kysyä ja kehittää yhdessä. Teknologia on vain väline tämän mahdollistamiseen. Parhaimmillaan Howspace tekee näkyväksi sen, mikä muuten jäisi piiloon: hiljaisen tiedon, erilaiset näkökulmat ja tiimin yhteisen viisauden. Se ei korvaa ihmisten välistä vuorovaikutusta, vaan antaa sille uuden muodon.

Projektipäällikkö on fasilitaattori, joka luo tilan, rytmin ja tarkoituksen. Howspace tarjoaa siihen työkalut – mutta yhteistyön henki syntyy ihmisistä.

”Ei se virtuaalinen tila koskaan täysin korvaa sitä, että istuisimme saman pöydän ääressä. Mutta se voi olla jopa parempi, jos osaamme käyttää sen mahdollisuuksia oikein.”