Projektisalkunhallinta tehostaa projektitoimintaa etenkin silloin, kun projektien määrä organisaatiossa lisääntyy ja tehokkuuden vaatimukset kasvavat. Organisaatioissa, joissa projektitoiminta on kokonaisuutena hyvin hallittu, syntyy kilpailuetua, koska
- nopeammin valmistuvat projektit tarkoittavat tuottavuuden kasvua
- projektien väliset konfliktit vähenevät, mikä myös kasvattaa tuottavuutta
- hyvin johdetut projektit tuovat paremman katteen ja ovat kannattavampia.
Tässä blogissa lähestymme projektisalkunhallintaa kolmen ydinkysymyksen näkökulmasta.
Projektisalkunhallinta ja kolme ydinkysymystä
Projektisalkun omistajan ovella saattaa olla ruuhkaa. Kaikkea ei voi eikä kannata toteuttaa, varsinkaan samanaikaisesti. Projektinsalkkua johtavien tärkeimpiä tehtäviä onkin päättää, mitä projekteja käynnistetään. Tämä päätös ei ole aina helppo, joten projektisalkunhallintaa kannattaa lähestyä kolmen ydinkysymyksen kautta:
- Mistä projekteista saamme suurimman hyödyn?
- Tukevatko projektimme organisaation strategiaa?
- Mikä on optimaalinen käynnissä olevien projektien määrä?
Poikkeuksia näihin kysymyksiin ovat projektit, jotka on käynnistettävä toimialalle asetetun sääntelyn vuoksi. Regulaatioon liittyvät projektit on luonnollisesti pakko toteuttaa.
1. Mistä projekteista saamme suurimman hyödyn?
Projektien tavoitteena on aina arvon tuottaminen organisaatiolle, asiakkaille tai loppukäyttäjille. Projektisalkunhallinnan tavoite on siis varmistaa, että investoidaan projekteihin, jotka tuottavat suurimman arvon.
Tämä on mahdollista, kun projektit käynnistetään hallitusti ja niiden hyötyjen arviointi tapahtuu yhteismitallisella tavalla. Yhteismitallisia arviointikriteereitä voivat olla
- taloudelliset ja numeeriset mittarit
- projektin merkitys organisaation strategiatavoitteille
- panoksien, riskien ja tuotto-odotusten väliset suhteet
- resurssitarpeet
- asiakas- tai loppukäyttäjähyödyt
tai jokin näiden arviointitapojen yhdistelmistä.
Projektisalkun kapasiteetilla on aina resursseista riippuvaiset rajansa, joten resurssien tulisi ohjautua sinne, missä suurimmat hyödyt odottavat ottajaansa. Tämän vuoksi projektit eivät nauti koskemattomuuden suojaa. Jokaisen projektin on ansaittava paikkansa projektisalkussa koko elinkaarensa ajan. Kun samanaikaisesti nousee esiin uusia projekti-ideoita, yksittäisen projektin paikka projektisalkussa voi kääntyä kyseenalaiseksi. Projekteja onkin uskallettava myös keskeyttää ja vapauttaa näin resurssit suurempiin hyötyihin.
Vaikutus-läpimenoaika-matriisi projektin hyödyn arvioimisessa
Yksi tapa arvioida, minkälaisin resurssein projekti ansaitsee paikkansa salkussa, on alla oleva vaikutus-läpimenoaika-matriisi, jossa hahmotellaan projektin liiketoimintavaikutuksia tai muita odotettavia hyötyjä sekä niiden realisoitumisen aikataulua.
Mikäli projekti on osa organisaation strategiaa, sen hyötynäkökulma selkeä ja odotettavissa oleva läpimenoaikakin on lyhyehkö, kannattaa projektiin panostaa resursseja ainakin suhteessa enemmän. Esimerkkikuvassa Projekti W ja Projekti R ansaitsevat etuoikeutetusti paikkansa projektisalkussa, kun taas Projekti X ei.
Vaikutus-läpimenoaika-matriisi auttaa hahmottamaan projektien arvoa projektisalkussa.
2. Tukevatko projektimme organisaation strategiaa?
Projektit ovat yksi yrityksen strategian toteuttamisen työkaluista, joten projektisalkunkin tulisi olla. Jos projekti on regulaation vuoksi toteutettava, välitöntä linkkiä strategiaan ei välttämättä löydy. Muissa projekteissa yhteys strategiaan tulisi olla, ja varsinkaan strategian vastaisia projekteja ei salkusta saa löytyä.
Ajantasainen projektisalkku mahdollistaa tasapainon arvioinnin
Kun projektisalkun tulevilla ja olemassa olevilla projekteilla on kytkentä strategiaan, on salkun strategisen tasapainon tarkastelu mahdollista. Tämä tarkoittaa sen arvioimista, ovatko projektit jakautuneet tasaisesti strategian kaikkiin painopisteisiin.
Tasapainoa pitää hakea myös salkussa olevien projektien riskien näkökulmasta. Innovatiivisimmissa projekteissa saattaa olla isompi riski kuin vakaampien olemassa olevaa toimintaa muuttavien projektien kohdalla.
3. Mikä on optimaalinen käynnissä olevien projektien määrä?
Projektisalkun kapasiteetilla on rajansa, jotka on syytä tuntea. Samanaikaisesti käynnissä olevien projektien täytyy pysyä hallinnassa.
Projektisalkunhallintaan pätee useimmiten perinteinen sääntö ”vähemmän on enemmän”. Ajantasainen projektisalkku kertoo resurssien käyttöasteen, ja resurssien optimaalinen käyttö on projektisalkunhallinnan avainasioita.
Hallitun projektimäärän ansiosta projektit todennäköisesti valmistuvat nopeammin ja organisaatio saa tavoittelemiaan hyötyjä tasaisena virtana. Sopiva määrä samanaikaisia projekteja auttaa varmistamaan, että projektit saavat edellyttämänsä huomion ja tuen johdolta sekä kaikilta tarvittavilta sidosryhmiltä.
Näkymä projektisalkkuun kertoo projektien tilan ja auttaa näin reagoimaan projektinsalkun tasolla mahdollisiin poikkeamiin.
Projektisalkunhallinta lisää hallinnantunnetta
Ihmisillä roolista riippumatta on tarve nähdä kokonaisuuksia, jaotella saman tyyppisiä asioita yhteen, mitata ja vertailla. Tämä tuo hallinnan tunnetta. Hyvin johdettuna projektisalkku tukee vahvasti organisaation strategiaa ja on oleellinen osa kasvuun pyrkivän organisaation johtamista.
Projektisalkun johtaminen on siis kasvavan yrityksen johdon perustyökalu, jonka avulla johto huolehtii käytännössä strategian toteuttamisesta niin suunnan kuin aikataulunkin osalta.
Kumura on 3PMO-tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan 3PMO-tapahtumaan Paja Torniin Tampereelle 4.6.2025!
Julkaistu Kumuran blogissa