Muutosta tehdään projektien kautta. Finavialla tiedetään, että muutostenhallintaan tarvitaan sekä hyviä projektinhallinnan työkaluja että ihmisten muutososaamista.
Finavia on suomalainen lentoasemayhtiö, johon kuuluu 20 lentoasemaa ympäri maata. Projektipäivillä Finavian IT PMO:n vetäjä Riikka Tarvonen kertoo, miten organisaatio hyödyntää Projektisalkunhallintaa ja henkilöstön osaamisen kehittämistä muutosjohtamisessa.
Finavia on vahva projektiorganisaatio, ja kypsyystaso yksittäisten projektien läpiviennissä on hyvä. Projekti- ja salkunhallintaa pyritään tekemään mahdollisimman matalalla byrokratialla.
Tietoisia päätöksiä salkunhallinnan avulla
Finavialla on käytössä Thinking Portfolion Projektisalkku, joka on keskeinen osa muutosten läpivientiä. Salkun avulla priorisoidaan toteutettavat muutokset ja nähdään mitä muutoksia on jo menossa.
Priorisointiin vaikuttavat muun muassa organisaation kyky viedä muutos läpi sekä projektin odotetut vaikutukset. Salkunhallinta auttaa hallitsemaan resurssien pullonkauloja sekä huolehtimaan siitä, ettei samaan kohderyhmään osu kerralla liikaa muutoksia.
Projektipäivillä saamme kuulla, miten Finavialla opittiin myös kantapään kautta seuraamaan projektien päällekkäisyyttä ja mahdollista aikataulujen venymistä.
”Salkku auttaa myös näkemään vaikutuksia kun – ei jos, vaan kun – käynnissä olevissa projekteissa tulee ongelmia tai viivästyksiä.”
Riikka tietää, että projektinhallinnassa kaikki ei aina mene kuin Strömsössä. Projektipäivillä saamme kuulla Finavian kokemuksia siitä, miten ja miksi projektien päällekkäisyyttä ja mahdollista aikataulujen venymistä kannattaa seurata.
Sen lisäksi että Projektisalkku auttaa näkemään haasteet ajoissa, se avaa myös näkymän siihen mitä kaikkea tehdään onnistuneesti. Johdon luottamus projektitoimintaan on kasvanut, kun johtoryhmässä nähdään, että suurten tai ongelmallisten projektein lisäksi organisaatiossa on valtava määrä projekteja, jotka etenevät aikataulussa ja ongelmitta.
MUKAVA muutosjohtamisen valmennusohjelma
Finavialla tehdään aktiivisesti työtä henkilöstön muutososaamisen kasvattamiseksi. Tänä vuonna organisaatiossa järjestetään Muutoskapteenin valmennusohjelma MUKAVA. Valmennuksesta on tullut valtavan positiivista palautetta.
Muutoksia johtavat henkilöt, kuten projekti- ja palvelupäälliköt sekä IT-arkkitehdit suorittavat laajan valmennuksen. Harjoituksissa on muun muassa täsmennetty muutosten ydinviestejä ja tehty sidosryhmäanalyyseja liittyen oikeisiin käynnissä oleviin muutoksiin. Ohjelmassa käydään läpi ideoiden myyntiin, viestintään ja fasilitointiin liittyviä parhaita käytänteitä sekä muutokseen liittyviä tunteita.
”Aina kun johdetaan ihmisiä, johdetaan tunteita”, Riikka muistuttaa.
Muu IT-henkilöstö käy läpi kevyemmän kokonaisuuden, jossa harjoitellaan muun muassa hyviä toimintatapoja, armollisuutta itseä ja kollegoita kohtaan sekä resilienssiä ja ymmärrystä muutoksen keskellä.
Valmennuksesta on tullut valtavan positiivista palautetta.
”Hyödynnämme sisäistä osaamista ja kaikki tehdään Finavian omin voimin. Meillä on ihmisiä erilaisilla taustoilla sekä henkilöitä, jotka ovat perehtyneet muutosjohtamiseen. Olemme miettineet mitä taitoja tarvitaan ja valmentajat löytyvät eri puolilta Finavian organisaatiota”, Riikka kertoo.
Tervetuloa Projektipäiville!
Projektipäivät järjestetään Helsingin Messukeskuksessa 17.-18.9.2024. Tervetuloa kuulemaan Riikan puheenvuoro keskiviikkona 18.9. klo 10:20-10:55!
Tutustu Projektipäivien muihin puheenvuoroihin: https://oppia.fi/events/380/projektipaivat2024
Riikka Tarvonen
Head of IT PMO
Finavia Corporation, IT
Finavian IT PMO vetäjä Riikka Tarvonen on projektinhallinnan moniosaaja. Projektit ovat kulkeneet rinnalla roolista ja työtehtävästä toiseen, oli kyse sitten PMO-tehtävistä, projekti-, palvelu- tai ohjelmapäällikkyydestä, palveluiden tai projektiprosessien kehittämisestä, portfoliohallinnasta tai raportoinnista. ”Olen päässyt tekemään monenlaista, sillä innostun nopeasti ja minut saa helposti jujutettua mukaan uusiin asioihin.” Vapaa-aikaa Riikka viettää – lasten harrastuskuskausten lisäksi – koirien ja hevosten kanssa harrastaen.
Blogi on julkaistu Thinking Portfolion sivuilla 27.8.2024.
Thinking Portfolio on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 17.–18.9.2024!