SSAB:llä projektityö helpottui ja aikaa säästyy Solu Digitalin toimittaman projektinhallinta- ja tuntikirjausratkaisun avulla.
SSAB on Pohjoismaissa ja Yhdysvalloissa toimiva teräsyhtiö, joka tarjoaa erikoislujia terästuotteita ja niihin liittyviä palveluita ympäri maailman.
Yli 130 vuotta alalla toiminut konserni omistaa tuotantolaitoksia Ruotsissa, Suomessa ja Yhdysvalloissa, joissa yhteinen terästuotantokapasiteetti on noin 8,8 miljoonaa tonnia vuodessa. Vuonna 2021 SSAB aloitti fossiilittoman teräksen tuotannon ja jatkaa sen kehittämistä eteenpäin.
SSAB:llä Suomessa on käynnissä lukuisia projekteja sekä tuotantolaitoksissa että organisaation IT-osastolla. Projektien hallinta on luotettavasti tapahtunut Microsoft Project -työkalulla yli kymmenen vuoden ajan. Tarve vaihtaa uuteen työkaluun nousi esiin, kun Microsoft ilmoitti lopettavansa tuen Projectin tietoturvaan liittyen.
Työkalu useiden osastojen vaihteleviin projektinhallintatarpeisiin
SSAB etsi selainpohjaista ja helppokäyttöistä ratkaisua, minkä vuoksi he kääntyivät Solu Digitalin puoleen, jonka kanssa heillä oli jo pitkäaikainen yhteistyösuhde. Organisaation toimintatavat ja tarpeet olivat tuttuja aiemmasta järjestelmästä.
”Saimme hyvän esityksen tähän uuteen Microsoft Project for the Webiin liittyen ja työkalusta tuntikirjaukseen ja hyväksyntään sekä miten raportointi saadaan meillä toteutettua tuntiraportointiin ja kustannusohjaukseen liittyen”, kertoo Lauri Eskola, Application Manager SSAB:n IT-osastolta.
Uusi ratkaisu palvelee laajaa käyttäjäkuntaa, johon kuuluu noin 600 tuntikirjaajaa ja lähes sata projektipäällikköä ja esimiestä Suomen SSAB:lla.
Työkalun käyttötavat vaihtelevat eri osastoilla: IT-osastolla työskennellään projekteissa sykleittäin, kun taas tehtaiden osastot hyödyntävät projektinhallinta- ja tuntikirjausjärjestelmää pääasiassa julkisrahoitteisten projektien yhteydessä. Lisäksi organisaation laskutusosasto käyttää työkalua kustannusten ohjaamiseen oikeisiin kohteisiin.
Vaivatonta projektityöskentelyä käyttäjäystävällisellä työkalulla
”Erityisesti tehtaiden näkökulmasta on pidetty siitä, että tämä nykyinen selainpohjainen Project for the Web ja tuntikirjaussivu itsessään sekä tuntien hyväksyntä ovat olleet paljon käyttäjäystävällisempiä, jolloin ei ole niin iso kynnys opetella sitä järjestelmää”, Lauri toteaa.
Projektiin liittyvien henkilöiden ja tehtävien lisääminen sekä projektiryhmän hallinnointi on nopeutunut ja helpottunut merkittävästi. Erillistä lupaa henkilöiden lisäämiselle ei enää tarvita, sillä heidän käyttäjätilinsä on jo yhdistetty muihin Microsoft M365 -ohjelmiin.
Tuntikirjauskohteet luodaan automaattisesti Project for the Webiin lisättyjen projektitietojen perusteella. Lauri mainitsee, että käyttäjille on myös hyödyllistä, että he voivat itse hallinnoida tuntikirjauksia lisäämällä tai poistamalla tehtäviä näkymästä. Automatisoitu tuntikirjausten hyväksyntäprosessi, jota käytetään laskutusosastolla, säästää aikaa hallinnollisilta tehtäviltä.
”Tämä uusi työkalu on huomattavasti käyttäjäystävällisempi niin projektipäällikön kuin tuntikirjaajankin näkökulmasta, ettei tarvitse tapella sen kanssa ja käyttää paljon aikaa siihen, vaan voi keskittyä siihen tuntien kirjaamiseen ja oikeaan työhön.”
Nopeaa ja ajantasaista raportointia
Project for the Webissä on mahdollista luoda mukautettuja tietokenttiä projektin taustatietoihin, esimerkiksi kustannuspaikkatiedolle. Tätä tietoa voidaan hyödyntää raportoinnissa, mikä helpottaa entisestään raporttien luontia Power BI -työkalulla.
”Säästämme aikaa siitäkin näkökulmasta, koska oli paljon palautetta, että se on ollut aika työlästä rakentaa raportit aikaisemmin, kun piti käydä isoa listaa läpi ja valita käsin ne projektit sieltä”, Lauri selventää.
Power BI:llä luoduilla raporteilla saadaan aiempaa nopeammin ajantasaista tietoa, mikä helpottaa tiedon jakamista eteenpäin esimiehille ja seurantatarpeisiin.
Pitkäkestoinen yhteistyö laajenee
”Parasta on kyllä ollut yhteistyö Mikko Sorsan kanssa tämän projektin aikana, kun on henkilö, josta näkee, että on selkeästi tehnyt tätä aikaisemminkin ja hän tietää etukäteen jo meidän tarpeet, osaa kuunnella mitä sanotaan ja viedä asioita eteenpäin”, Lauri kiittelee.
Työkalun käyttöönotto jatkuu, sillä tavoitteena on laajentaa sen käyttöä myös Ruotsissa sijaitsevien tehtaiden henkilökunnalle.
”Voisin suositella Solu Digitalia, koska homma toimii. Se on iso asia, kun pystyy luottamaan, että toinen osapuoli tekee oman työnsä ja oman osuutensa.”
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.
Solu Digital Oy on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 17.–18.9.2024!