Hyvä esimies osaa johtaa sekä ihmisiä että asioita. Esimiestyön lukuisilla osa-alueilla on mahdollista kehittyä jatkuvasti paremmaksi, mutta täydellisyyden tavoittelulla vain uuvuttaa itsensä.
Jokaisella on mielikuva siitä, millainen olisi täydellinen esimies. Pitäisi olla hyvä kuuntelija, muistaa aina antaa palautetta – sekä positiivista että rakentavaa, olla kartalla ihmisten toiveista, osaamisesta ja huolenaiheista, huolehtia tavoitteiden täyttymisestä, olla innostunut ja kannustava, mutta tarvittaessa jämäkkä, pitää yllä hyvää yhteishenkeä, huolehtia raportoinnista… Ja paljon muuta.
Kenenkään työura ei riitä kaikkien esimiestyön osa-alueiden täydelliseen hallintaan, eikä se ole edes tarpeen. Kenestäkään ei tule täydellistä. Jos yrittää (ja haluaa) olla hyvä esimies, se riittää.
Ja itse asiassa kohtalaisen pienikin panostus ihmisten johtamisen saloihin silloin tällöin auttaa loikkaamaan esimiesten parhaimmistoon, koska moni suomalainen esimies on edelleen enemmän asiantuntija kuin ihmisten johtaja.
Hyvä asiantuntija vai hyvä esimies?
Suuri osa esimiehistä on niin kiinni omassa henkilökohtaisessa suorittamisessaan, ettei heillä ole aikaa paneutua kunnolla henkilöstönsä johtamiseen ja valmentamiseen. Tämä ei ole esimiesten vika, vaan johtuu yleisestä suhtautumisesta lähijohtamiseen.
On toki selvää, että hyvä esimies hallitsee oman vastuualueensa substanssin. Pelkkä asiantuntijaosaaminen ei kuitenkaan yksin riitä, sillä esimiestyön suurimmat haasteet löytyvät yleensä ihmisten johtamisen saralta.
Esimiestyö voi poiketa aiemmasta asiantuntijan työstä varsin paljon:
- Esimiehen työ koostuu pienistä irrallisista tehtävistä ja jatkuvista keskeytyksistä. Et voi aina vaatia rauhoitettua aikaa samalla tavoin kuin aikaisemmin.
- Työ voi tuntua yksinäiseltä, sillä suhteet työntekijöihin ovat erilaisia kuin aiemmat suhteet kollegoihin. Monet esimiestyöhön liittyvät asiat ovat sellaisia, ettei niistä voi kertoa työntekijöille avoimesti.
- Jos olet noussut esimieheksi työyhteisössä, jossa toimit aiemmin asiantuntijana, aiemmat kaverisuhteet asettuvat uuteen valoon. Hyvä esimies varoo hukkaamasta uskottavuuttaan toimimalla puolueellisesti. On inhimillistä, jos entinen kollega yrittää hyötyä kaveruudesta, mutta esimiehen on opittava vetämään rajoja.
- Työntekijöiden suhteesta esimieheen on aina kyse valtasuhteesta. Tämän vuoksi työntekijät suhtautuvat esimieheen joskus varautuneesti, toisinaan kielteisestikin. Erilaisiin valtapeleihin törmää väistämättä. Luottamuksen voittaminen vie aikaa ja johtajuuden ottaminen saattaa alussa aiheuttaa vaikeuksia.
- Esimiehen käyttäytymisellä on aina erityinen painoarvo ja esimiesasemaan liittyy laaja vastuu, jo lainsäädännönkin puolesta.
Hyvä esimies osaa johtaa sekä asioita että ihmisiä
Hyvä esimies kykenee johtamaan rinnakkain sekä asioita että ihmisiä. Asioiden johtamista, managementia, ovat tyypillisesti erilaisten suunnitelmien tekeminen, budjetointi, laitteiden ja järjestelmien hankinta sekä vaikkapa tuotekehitys.
Ihmisten johtaminen, leadership, tarkoittaa kaikkea päivittäistä johtamistyötä, jota esimies oman henkilöstönsä keskellä tekee. Vastaan voi tulla melkein mitä tahansa erilaisista asiakastilanteista työntekijöiden monimutkaisiin henkilökohtaisiin ongelmiin – tai koko maailman kattavaan, omalle työpaikallekin ulottuvaan kriisiin. Hyvä esimies on mukana työntekijöidensä jokapäiväisessä työssä ja elämässä.
Esimiestyö on sekä päivittäisen työn johtamista että tulevaisuuteen katsomista. Hyvä esimies johtaa asioita ja ihmisiä tasapainoisesti. Katseen on oltava tulevaisuudessa, mutta sen rinnalla on myös vastattava päivittäisen toiminnan haasteisiin.
”Leadership is unlocking people’s potential to become better.” -Bill Bradley
Ihmisten johtaminen on haastavaa. Juuri esimies on se taho, joka muuttaa organisaation strategiset suunnitelmat käytännön toiminnaksi, tekee päätöksiä ja ratkaisee päivittäisiä ongelmia. Ylimmän johdon maailmassa ihmiset muuttuvat edelleen valitettavan usein numeroiksi, tuotannontekijöiksi ja kulueriksi. Ihmisen johdon ongelmat ovat keskijohdon heiniä – moni esimies joutuu ratkomaan niitä ilman ylimmän johdon tukea.
Strateginen näkökulma helpottaa esimiestyötä
Kun on kovin kiire, moni esimies sortuu johtamaan asioita tilannekohtaisesti sen sijaan, että ehtisi pohtia ja perustella päätöksiään laajemmasta näkökulmasta.
Pelkästään yksittäiseen tilanteeseen perustuva johtaminen on usein tehotonta. Tällöin esimiehen on vaikea perustella päätöksiään ja vaatimuksiaan riittävän yksityiskohtaisesti. Mitä paremmin hän kykenee hahmottamaan organisaation kokonaisnäkökulman, sitä helpompi hänen on kiinnittää päivittäinen johtamistyönsä laajempiin tavoitteisiin ja päämääriin. Tämä tekee asioiden kuvaamisen ja perustelemisen helpommaksi.
Sanotaan, että ihminen suostuu ottamaan pahanmakuistakin lääkettä, jos ymmärtää sen tuoman hyödyn. Periaate on välillä sama esimiestyössäkin.
Jotta esimies voi toimia strategialähtöisesti, hänen on ainakin:
- Tunnettava organisaation strategia ja sen perustelut sekä perusteluiden taustalla olevat analyysit.
- Kyettävä hahmottamaan oman osastonsa rooli ja merkitys koko organisaation strategian osalta.
- Pystyttävä strategiseen ajatteluun eli olennaisten asioiden erottamiseen kiireellisistä, mutta strategian kannalta vähemmän tärkeistä asioista.
- Osattava valita. Strategisen ajattelun keskeinen piirre on kyky päättää, mistä luopua. Ei ole mahdollista keskittyä kaikkiin maailman asioihin kerralla, vaan on osattava valita, mihin kohdistaa niukat resurssit ja ajan.
- Hallittava muutosjohtamisen taitoa. Esimiehellä on oltava kykyä haastaa oman henkilöstönsä ajatusmalleja.
- Pidettävä jämäkästi kiinni strategisista linjauksista ja kyettävä työstämään henkilöstön muutosvastarintaa.
Mikä on sinun johtamistyylisi?
Johtamistyyli tarkoittaa sitä yleistä tapaa, jolla esimies hoitaa tehtäviään. Se kumpuaa persoonasta ja vaikuttaa siihen, miten esimies erilaisissa johtamistilanteissa toimii. Joku reagoi haastaviin tilanteisiin ryhtymällä itse ratkomaan tilannetta tarmokkaasti. Joku toinen taas valitsee harkitsevamman ja hitaamman johtamistyylin. Jotkut pyrkivät johtamaan esimerkin voimalla, toiset taas neuvovat mieluummin muita. Eroja on yhtä paljon kuin esimiehiäkin.
Johtamistyylejä ei voi suoraviivaisesti jakaa hyviin ja huonoihin. Kunhan pysytään lain ja hyvien tapojen piirissä, kyse on pohjimmiltaan siitä, millainen tyyli toimii missäkin tilanteessa ja miten tietyn johtamistyylin käyttäminen vaikuttaa organisaatioon.
Kannattaa myös ottaa huomioon, että organisaation odotuksilla ja aiemmilla kokemuksilla on suuri vaikutus siihen, millaisia johtamistyylejä se hyväksyy. Hyvä esimies käyttääkin aikaansa henkilöstönsä johtamista koskevien odotusten selvittämiseen.
Johtamistyyli kumpuaa esimiehen persoonasta. Sitä ei voi valita puhtaalta pöydältä, vaan jokaisella on oma temperamenttiinsa ja kokemuksiinsa perustuva perusjohtamistyyli. Perustyyli puskee pintaan erityisesti stressaavissa tilanteissa. Oleellista onkin oppia tunnistamaan oma perusjohtamistyylinsä ja johtamistilanteen vaatimukset sekä osata muuttaa johtamistyyliään tilanteeseen sopivaksi. Et voi vaikuttaa temperamenttiisi, mutta voit oppia käyttämään myös muita kuin perusjohtamistyyliäsi.
Voit pohtia omaa johtamistyyliäsi seuraavien vastakohtien avulla. Missä kohtaa olet milläkin janalla? Mitkä piirteet kuvaavat sinua parhaiten?
”Pomo” – Kaveri
Etäinen – Avoin
Vaativa – Innostava
Minä-keskeinen – Muita tukeva
Asiajohtaja – Tunnejohtaja
Aina oikeassa – Virheensä myöntävä
Virheettömyyttä vaativa – Kokeiluja salliva
Itse tekevä – Delegoiva
Kontrolloiva – Luottava
Tiukka – Joustava
Varmistaja – Muutosjohtaja
Analyyttinen – Emotionaalinen
Tässä ja nyt – Visionääri
Johtamistyylien erilaiset vaikutukset
Oman johtamistyylinsä tunnistamisen lisäksi kannattaa pohtia erilaisten johtamistyylien vaikutuksia. Missä tilanteissa oma perustyyli toimii ja millaisissa tilanteissa toivoisit johtamisvoimasi olevan vahvempi?
Johdatko enemmän vaatimalla vai houkuttelemalla? Vaatimalla saa yleensä parhaimmillaankin vain sen panoksen, jonka osaa vaatia ja jonka suorittamista pystyy valvomaan. Toisaalta tiimeistä löytyy usein niitäkin henkilöitä, joiden motivaatio ei ole kunnossa ja joita voidaan johtaa vain vaatimalla.
Houkutteleminen avaa usein mahdollisuuden saada ihmiset sitoutumaan ja antamaan suuremman panoksen tiimin hyväksi. Se vaatii kuitenkin taitoa ja energiaa.
Toimitko mielelläsi keskipisteessä? Nautitko siitä, kun muut seuraavat ja ihailevat tekojasi? Esimerkillä johtaminen on joskus paikallaan, usein varsinkin tiimien varhaisessa kehitysvaiheessa.
Aito tiimityö ei kuitenkaan ole yhden naisen tai miehen show. Liiallinen oman erinomaisuutensa korostaminen ja tunnustuksen tavoittelu voivat kääntyä esimiestä vastaan. Se hidastaa muiden oppimista ja voi heikentää sitoutumista.
Annatko riittävästi palautetta? Keskitytkö palautteessasi kiitokseen vai virheiden korjaamiseen? Palautteen tasapaino on erittäin tärkeää. Erityisesti liiallinen kielteinen palaute muuttuu helposti nalkuttamiseksi ja sulkee tehokkaasti palautteen saajan korvat.
Pelkkä myönteistenkin asioiden huomioiminen voi kääntyä haitaksi. Se voi välittää viestiä, ettet ole tosissasi kiinnostunut tiimisi kehittämisestä ja haluat lakaista hankaluudet piiloon.
Missä menee sopiva raja valvonnan ja luottamuksen välillä? Keneen voi luottaa ja missä asiassa? Tiimiläisiä kohtaan tuntemasi luottamus johtaa usein vastuunottoon ja suoritusten paranemiseen.
Toisaalta tiimin toimintaa pitää pystyä seuraamaan tehokkaasti, jotta koordinointi ja valmentaminen onnistuvat. Asiat täytyy ratkaista oman tiimin tilanteen perustella.
Kannatko vastuun vai siirrätkö sitä? Politikointi ja vastuun siirtäminen eivät kuulu hyvän esimiehen keinovalikoimaan. Ne heikentävät häneen kohdistuvaa luottamusta ja saavat aikaan sekaannusta.
Politikointi näkyy jämäkkyyden puutteena. Saatat antaa eri henkilöille tai eri ajankohtina erilaisia vastauksia sen mukaan, mitä tilanteesta selviytyminen vaatii.
Yritätkö olla yksi muiden joukossa? Joudutko harkitsemaan käytöstäsi ja suhteitasi muihin tiimin jäseniin? Hyvä esimies kohtelee tasapuolisesti jokaista tiimin jäsentä. Liiallinen tasapuolisuuteen pyrkiminen voi kuitenkin aiheuttaa vaikeuksia ja estää päätöksentekoa.
Joskus esimiehen on aktiivisesti ajettava omaa ratkaisuaan, vaikka se olisi ristiriidassa muiden tiimin jäsenten ajatusten kanssa. Hyvä esimies ei voi vain myötäillä kaikkia.
Hyvä esimies mukautuu
Johtamistyyliä arvioidessa kannattaa tiedostaa, mitä haluaa saavuttaa.
Haluatko enemmän:
- Kuria ja järjestystä
- Tavoitteellisuutta
- Sitoutumista
- Uusia ideoita
- Jotain muuta?
On selvää, että nopeat kriisit ja vaikeat tilanteet vaativat erilaista johtamista kuin sellaiset tilanteet, joissa on aikaa pohtia useita ratkaisuvaihtoehtoja koko tiimin kesken. Uusien ideoiden tuottaminen vaatii taas aivan erilaista johtamista ja tiimin luovuutta edistävien johtamistaitojen hallintaa.
On tietysti huomioitava sekin, mitä tiimi ja sen yksittäiset jäsenet missäkin tilanteessa tarvitsevat. Hyvä esimies toimii lääkärin tavoin; tunnistaa ensin taudin ja määrää sopivat lääkkeet vasta sitten.
Hyvä esimies hallitsee useita johtamistyylejä, joita hän osaa käyttää eri tilanteiden vaatimusten mukaan. Hyvä esimies osaa myös reagoida, kun johtamistilanne muuttuu. Muista kuitenkin olla itsellesi armollinen ja sallia virheet. Johtamistyylin valinta vaatii herkkyyttä ja tilannetajua, joka kehittyy kokemuksen kautta.
Lähteet:
100 Answers to the Question: What is leadership? Inc., 2016.
Grace Murray Hopper (1906–1992): A legacy of innovation and service. Yale News, 2017.
Eklund, Annina; Lindholm, Tommi; Salminen, Jari: Taitava tiimivalmentaja – Miten saan tiimiflown virtaamaan? Brik, 2019.
Salminen, Jari: Uuden esimiehen kirja – Tulevaisuuden johtajalle. Brik, 2017.
Työ- ja elinkeinoministeriö: Suomalaisen johtamisen tila ja tulevaisuus. Työelämä 2020 -hanke, 2018.
Henni Jääskeläinen
Julkaistu 18.11.2020 BRIKin blogissa