Projektihallinnan erilaiset menetelmät ja näihin liittyvät käsitteet, periaatteet ja tekniikat ovat toiminnan luonteen takia hyvin määriteltyjä. Malleja on lukuisia, osin toistensa kanssa kilpailevia ja uusia syntyy jatkuvasti. Yhteistä niille kaikille on, että ne auttavat hallitsemaan työtä ja johtamaan tiimin jäseniä samalla, kun ne helpottavat tiimien sisäistä ja tiimien välistä yhteistyötä.
Eri menetelmillä on omat hyvät puolensa ja heikkoutensa. Menetelmiä on luotu erilaisista lähtökohdista erilaisiin tarpeiseen ja ympäristöihin. Organisaation kehittämishankkeisiin soveltuva malli ei ehkä ole parhaimmillaan ohjelmistokehityshankkeissa tai tietojärjestelmien muutoshankkeissa. Perinteisen vesiputousmalli on parhaimmillaan, jos tavoitteet ja toimintaympäristö ovat vakaat. Malli muodostuu kalliiksi, jos tavoitteet ovat muutoksessa tai jos tavoitteita on tarkoitus kirkastaa tekemisen myötä.
Projektien eri toimitusmallien yhdistelmillä on mahdollista hyödyntää kunkin menetelmän parhaat puolet. Näin saadaan myös kaivattua vivahteikkuutta organisaation erilaisten projektien ja töiden hallintaan.
Yhdistäminen voi tarkoittaa kahden tai useamman kilpailevan mallin periaatteiden hyödyntämistä soveltuvin osin samassa hankkeessa. Taustalla on ajatus, että mitä useammalla tavalla ongelmaa voi lähestyä, niin sitä paremmat mahdollisuudet sen ratkaisuun ovat olemassa. Selkeämpää kuitenkin on, että pidetään menetelmät vakioina, mutta valitaan näistä projektin käyttöön projektin erityispiirteet parhaiten huomioiva menetelmä.
Hieno tavoite on, että työtä ja tiimiä hallitaan menetelmin ja välinein, jotka toteuttajat itse kokevat tarkoitukseen parhaiten soveltuviksi. Suurissa hankkeissa voi olla tarkoituksenmukaista käyttää erillisten osakokonaisuuksien toteutuksissa näihin parhaiten soveltuvia menetelmiä (esim. ketteriä menetelmiä), ja itse kokonaisuutta ohjataan ylätason vesiputousmallilla. Aina on myös syytä miettiä, onko pientä hanketta ylipäätään järkevää toteuttaa projektina, vaan sopia seurantaa varten yksilöllinen malli ja rakenteet.
Ajatus projektihallinnan ns. hybridimalleista ei ole uusi. Alan käytännön standardeja luova organisaatio PMI – Project Management Institute on osaltaan edistänyt asiaa toistakymmentä vuotta. Myös viimeisin PMBOK® Guide – Seventh Edition nostaakin toimintamallien (Processes) rinnalle periaatteet (Principles).
Kulloisenkin käytettävän menetelmän valinnassa voi apua olla aiemmin blokissa käsitellystä systeemiajattelusta. Systeemiajattelun tavoitteena on auttaa jäsentämään asioita, jotka ovat enemmän tai vähemmän monimutkaisia ja/tai monitahoisia (kompleksisia). Näin saadaan tunnistettua projektin hallintaan liittyvät erityispiirteet ja valitaan nämä parhaiten huomioiva menetelmä ja ohjausmalli.
Toiminta hybridiympäristössä vaatii tietojärjestelmältä paljon. Järjestelmän on tuettava toimintaa eri menetelmillä hallituissa projekteissa sekä koottava projektien ylitse liiketoiminnan ohjaukselle välttämätöntä seuranta- ja mittaritietoa resursseista, kapasiteetista ja kustannuksista.
Mikäli keskitetty tietojärjestelmä ei kaikilta osin tue valittua projektihallinnan menetelmää, niin vaihtoehtona tulee olla integraatio siihen työkaluun, joka näin tekee. Annetaan siis toteutustiimien edelleen valita välineensä ja luodaan sen sijaan rajapinta, joka välittää ohjaustietoja valittuun työkaluun ja tuottaa sieltä tarvittavat sisältö- ja seurantatiedot erilaisiin projektien ja liiketoiminnan ohjaustarpeisiin.
Ota yhteys, jos mielenkiitosi heräsi organisaatiosi kaikki projektit ja työt yhteen kokoavasta tietojärjestelmästä, joka antaa toteutustiimien valita omat menetelmänsä ja joka saumattomasti integroituu muihin tietojärjestelmiisi.
Proha & Dovre
Proha & Dovre on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!
Julkaistu Prohan blogissa 12.1.2022