Projektin onnistumisen kannalta riskien hallinta on tärkeää. On arvioitu, että jopa 45 % kaikista projekteista ylittää budjetin tai aikataulunsa. Johtuuko tämä siitä, että odotukset projektin aikaisista olosuhteiden muutoksista ja ongelmista projektin suunnitteluvaiheessa ovat liian ruusuisia ja todellisuus lyö vasten kasvoja, sitten kun projekti on käynnissä? Onko meillä keinoja varautua projektin aikaisiin epäsuotuisiin muutoksiin projektia ympäröivissä olosuhteissa tai projektin toteutuksessa?
Kysehän on projektiin vaikuttavien epävarmuuksien arvioinnista, joiden määrälliset vaikutukset aikatauluun ja budjettiin pitäisi pystyä jollakin systemaattisella tavalla arvioimaan. Projektit kertovat yleensä valmistumispäivän sekä budjetin projektin suunnitteluvaiheen lopussa. Mitä jos näiden kahden luvun lisäksi kerrottaisiin todennäköisyys, jolla ne voidaan saavuttaa ja tälle todennäköisyydelle olisi käytettävissä laskennallinen malli? Tämä antaisi sidosryhmille huomattavasti paremman kuvan projektiin liittyvistä epävarmuuksista ja niiden vaikutuksista sekä aikatauluun että budjettiin.
Kun projektin suunnitteluvaiheessa laadimme aikataulua ja arvioimme tehtävien kestoa, suoritusjärjestystä ja sitä kautta tehtävien vaikutusta toisiinsa, arviomme tehtävän kestosta on vain yksi luku. Mitä jos tekisimme keston arvion kolmella erilaisella näkökulmalla: todennäköisin kesto, eli se mihin eniten uskomme sekä arvio, mikä on ehdoton minimi, jos kaikki menee ilman ongelmia ja mikä on pisin mahdollinen kesto, jos ilmenee paljon ongelmia? Vastaavan arvion voi tehdä myös budjetin riveille. Tämän jälkeen käyttäisimme matematiikkaa apuna laskemassa erilaisia läpimenoaikoja aikataululle sekä budjetille ja julkaisisimme erilaisista variaatioista tietyt tulokset esimerkiksi 20 %, 50 % ja 80 % todennäköisyydet. Projektin omistaja voisi näillä tiedoilla arvioida huomattavasti paremmin projektin toteutettavuutta ja ymmärtäisi epävarmuuksien vaikutusta aikatauluun ja budjettiin. Alla on kuva aikataulun kolmipistearvioinnista.
Yllä oleva kuva on otettu norjalaisesta Safran Risk -sovelluksesta. Safran Software Solutions AS Norjassa kehittää aikatauluvälineiden lisäksi projektien riskienhallintaan sovelluksia. Sovelluksia on kaksi, jotka on tarkoitettu hieman erilaisiin käyttötarkoituksiin.
Safran Risk keskittyy Monte Carlo-menetelmän avulla mallintamaan epävarmuuksia yhden projektin aikataulun ja kustannusriskien yhteisvaikutusta. Sovellus havainnollistaa projektin läpivientiin tarvittavaa aikaa ja rahaa sekä niiden yhteisvaikutusta erilaisilla todennäköisyyksillä. Seuraavassa kuvassa on esitetty laskennan tuottamat erilaiset variaatiot pistekuvana yhdistämällä budjetin ja aikataulun erilaiset laskentatulokset samaan kuvaan.
Toinen Safranin toteuttama sovellus on lähestymistavaltaan meille tutumpi Safran Risk Manager. Se sisältää yleisen riskirekisterin. Yleinen riskirekisteri tukee projektin epävarmuuksien arviointia. Projektille ylläpidetään riskilistan muodossa tietoa epävarmuuksia ja niiden vaikutuksia projektiin. Väline on tarkoitettu projektitiimin käyttöön, jolloin riskiarviot eivät ole yhden henkilön näkemys projektiin liittyvistä epävarmuuksista.
Jos kiinnostuit projektiriskien hallinnasta, ota yhteyttä sales@proha.com
Proha & Dovre
Proha & Dovre on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!
Julkaistu Prohan blogissa 18.1.2023