Tekoäly on noussut keskiöön liike-elämässä, mutta kuinka se vaikuttaa projektinhallintaan ja -suunnitteluun? Ja mitä hyötyjä se meille ylipäänsä tuo?
Tässä blogikirjoituksessa käymme läpi olennaiset seikat, jotka jokaisen projekti- ja portfoliojohtamisen ammattilaisen tulisi pitää mielessä ennen tekoälyn hyödyntämistä.
1. Älä yliarvioi tekoälyn voimaa
On tärkeää aloittaa realistisesti. Tekoäly ei ole taikasauva, joka ratkaisee kaikki organisaatiosi ongelmat. Se perustuu monimutkaisiin ennustemalleihin ja data-analyyseihin joiden valjastaminen liiketoiminnan käyttöön ottaa aikansa. Tekoäly ei pysty ennustamaan tulevaisuutta, mutta se voi auttaa tunnistamaan toistuvia kaavoja ja muokkaamaan olemassa olevaa dataa selkeämmäksi. Parasta on aloittaa yksinkertaisesti – helppojen käytäntöjen tunnistaminen ja niiden hyödyntäminen voivat tuoda nopeita voittoja ja samalla auttaa oppimaan, miten tekoälyä kannattaa parhaiten soveltaa.
2. Hallitse riskejä ja keskity todellisiin hyötyihin
Tekoäly voi olla erinomainen apu projektien riskien tunnistamisessa ja analysoinnissa. Se voi auttaa vähentämään epävarmuutta havaitsemalla riskejä ajoissa sekä tarjoamalla toimintamalleja päätöksenteon tueksi. Yleensä riskienhallinnan tietomallit ja -määrät ovat valtavan suuria, joten tekoälyn avulla näiden mallien analysointi ja tiedon jalostaminen tapahtuu moninkertaisella nopeudella. Näin aikaa jää enemmän esimerkiksi arvokkaalle johtoryhmätyöskentelylle.
3. Älä unohda inhimillistä otetta
Vaikka tekoäly voi analysoida massiivisia tietomääriä ja tunnistaa monimutkaisia kaavoja, se ei voi korvata inhimillistä ajattelua ja johtajuutta. Strategisen salkunhallinnan ydinasiat, kuten strategioiden suunnittelu, visioiden luominen, motivointi ja organisaatiomuutosten johtaminen, edellyttävät edelleen ihmisten osallistumista. Mutta on hyvä muistaa tekoälyn voima tässäkin – valtavien datamäärien analysointi ja monimutkaisten päätöksenteon mallien jalostaminen voidaan suorittaa automaattisesti ja aikaa jää arvokkaalle keskustelulle.
4. Arvioi huolella data, johon tekoäly rakentuu
Tekoälyn toimivuus perustuu laadukkaaseen ja relevanttiin dataan. Vaikka ulkoiset datalähteet voivat tarjota arvokasta tietoa, tekoälyn täysi potentiaali saavutetaan organisaation omalla datalla. Tämä vaatii vankkaa tietopohjaa ja datan huolellista kouluttamista. Datan laadulla ja jatkuvalla jalostamisella on suuri merkitys onnistuneelle tekoälyn hyödyntämiselle.
5. Älä toimi aiempaan tapaan
Tekoäly on tullut jäädäkseen ja selkeästi mullistaa työelämän perinteiset käytännöt, myös portfolio- ja projektijohtamisen. Se tarjoaa mahdollisuuden tarkastella prosesseja uudella tavalla ja löytää uusia tapoja tehdä työstä arvokkaampaa. Muutokset vaativat vaivannäköä, mutta lopputuloksena on sujuvampi ja tehokkaammin toimiva organisaatio. Ja varmaa on myös se, että tekoälyä parhaiten hyödyntävät organisaatiot tulevat olemaan niitä suurimpia voittajia!
6. Ota oppia muilta
Tekoäly voi auttaa luomaan aikatauluja, analysoimaan projekteja ja tunnistamaan riskejä omasta datastasi. Mutta koska arvo paljolti perustuu malleihin joita tekoälylle opetetaan, kannattaa reilusti myös tutkia markkinoita ja ottaa oppia niiltä jotka jo parhaiten menestyvät.
Yhteenveto
Tekoälyn hyödyntäminen portfolio -ja projektijohtamisessa voi olla vallankumouksellista, mutta menestyksekäs käyttö vaatii harkittua lähestymistapaa. Muista siis nämä asiat: ole realistinen tekoälyn potentiaalia arvioidessasi, keskity konkreettisiin hyötyihin, säilytä inhimillinen kosketus työssä, arvioi huolellisesti käytettävää dataa, sopeudu uusiin toimintatapoihin ja ota oppia muiden kokemuksista. Tekoäly voi olla tehokas työkalu, kunhan sen käyttö perustuu huolelliseen suunnitteluun ja strategiaan. Näillä opeilla pääset hyvin alkuun tekoälyn hyödyntämisessä!
Lue lisää Projectumista ja siitä, miten he hyödyntävät tekoälyä strategisessa portfoliohallinnassa. Power PPM | A modern Strategic Portfolio Management solution (projectum.com)
Blogin alkuperäinen kirjoittaja on Peter Charquero Kestenholz.
Sulava
Sulava on Projektipäivien tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan Projektipäivät -tapahtumaan Helsingin Messukeskukseen 10.–11.10.2023!