Ohjausryhmä on olemassa projektia varten

Ohjausryhmä on projektin onnistumisen mahdollistaja

Ohjausryhmä on projektin onnistumisen mahdollistaja, joka tukee projektia sillä olevin keinoin. Järkevästi kootulla ja sparraavalla otteella toimivalla, aktiivisella ohjausryhmällä on merkittävä vaikutus projektin etenemiseen ja onnistumiseen. Vaikutus voi kuitenkin pahimmillaan olla negatiivinen, jos ohjausryhmä ei toimi roolissaan.

Millainen ohjausryhmän kokoonpanon tulisi olla? Mikä on ohjausryhmän puheenjohtajan rooli? Mikä on ohjausryhmän ja projektipäällikön suhde? Vastaukset näihin kysymyksiin ja vinkkejä jokaiseen kohtaan löydät tästä blogista.

Ohjausryhmän kokoonpano

Ohjausryhmään kuuluvat henkilöt, ja vain ne henkilöt, jotka tarvitaan ohjausryhmän ydintehtävän toteuttamiseen. Jokaisella ohjausryhmän jäsenellä on oltava selkeä rooli ja perusteltu syy osallistua ohjausryhmätoimintaan. Jokaisen tulee myös ymmärtää oma roolinsa projektin onnistumisen mahdollistamisessa ja varata aikaa ohjausryhmätyölle – eikä tämä tarkoita vain ohjausryhmän kokousten vaatimaa aikaa.

Tehokas ohjausryhmä kykenee tekemään projektia koskevia päätöksiä. Tämä edellyttää todenmukaista tilannekuvaa ja ohjausryhmän jäseniltä toimivaltaa vastuualueellaan. Ohjausryhmään ei tulisi nimetä henkilöitä vain saamaan tietoa projektista, vaan viestintä sidosryhmille tulisi hoitaa muilla tavoin.

Ohjausryhmään tulee valita ne henkilöt, ja vain ne henkilöt, joita projekti sinne tarvitsee.

Viisi kysymystä ohjausryhmän jäsenten valintaan

1. Ovatko projektin keskeiset sidosryhmät edustettuina ohjausryhmässä?
2. Onko ohjausryhmän jokaisella jäsenellä selkeä rooli?
3. Onko ohjausryhmä päätösvaltainen projektin keskeisissä päätöksissä?
4. Ymmärtävätkö kaikki jäsenet, mitä osallistuminen ohjausryhmään tarkoittaa ja vaatii jäseneltä?
5. Onko jäsenillä aikaa osallistua projektin ohjausryhmätyöhön?

Ohjausryhmän toiminta kulminoituu puheenjohtajaan

Ohjausryhmän puheenjohtajalla on suuri rooli ohjausryhmätyön onnistumisessa. Hänellä on suuri vaikutusvalta ohjausryhmän toimintamalliin ja käytäntöihin. Puheenjohtaja johtaa kokouksia ja ohjaa keskustelua tarpeen mukaan, mutta toiminnan ei pitäisi rajoittua vain kokouksiin. Puheenjohtaja on usein samalla projektin omistaja ja ymmärtää näin projektin hyödyt kaikkein parhaiten. Kun puheenjohtajalla on suurin intressi saada projekti onnistumaan, on hänellä myös henkilökohtainen innoite ohjata ohjausryhmän toimintaa onnistuneesti ja tukea projektipäällikköä.

Kuusi keinoa, joilla puheenjohtaja voi vaikuttaa ohjausryhmän onnistumiseen tehtävässään

1. Kirkasta syy projektin olemassaoloon ja projektilla tavoiteltavat hyödyt ohjausryhmälle. Varmista keskustellen, että kaikki ohjausryhmän jäsenet ymmärtävät projektin merkityksen ja ovat sitoutuneet siihen.
2. Varmista projektin alkaessa ja sen edetessä, että jokainen ohjausryhmän jäsen ymmärtää oman roolinsa projektin onnistumisen mahdollistajana.
3. Käy projektin alussa ohjausryhmässä läpi ohjausryhmätyön pelisäännöt tässä projektissa.
4. Sisällytä ohjausryhmän toimintaan myös ohjausryhmätyöskentelyn itsearviointia ja kehittämistä projektin aikana.
5. Käy projektipäällikön kanssa läpi kokousten sisällöt ja erityisesti päätöstä vaativat asiat ennen kokouksia.
6. Pidä huolta, että jokainen ohjausryhmän jäsen kantaa vastuunsa tarpeellisesta valmistautumisesta ja materiaaleihin tutustumisesta ennen ohjausryhmän kokouksia.

Ohjausryhmä tukee projektipäällikköä

Projektipäällikön ei tulisi tuntea itseään ahdistuneeksi Ohjausryhmä-kalenterimerkinnän kohdalla. Sen sijaan hänen kuuluisi olla innoissaan: nyt saan tukea, sparrausta ja uusia oivalluksia!

Projektipäällikön rooliin kuuluu tilannekuvan ylläpitäminen ja sen viestintä ohjausryhmälle. Ohjausryhmän rooli on sparraavassa me-hengessä käydä läpi projektin tilannetta ja mahdollisia toimenpiteitä. Projekteissa ei aina paista aurinko, ja välillä projektipäällikön on kerrottava myös huonoja uutisia ohjausryhmälle. Näissä hetkissä ohjausryhmää oikeasti mitataan. Kannustaako ohjausryhmä toiminnallaan vaikeiden asioiden ja haasteiden esille nostamiseen vai niiden piilotteluun?

”Good news is no news, No news is bad news, Bad news is good news!”

Risto Siilasmaa

Haasteiden edessä projektipäällikön on hyvä miettiä valmiiksi ratkaisuvaihtoehtoja. Ei ole kuitenkaan tarkoituksenmukaista, että projektipäällikkö tuo aina valmiin ratkaisun ja ohjausryhmä toimii kumileimasimena. Ohjausryhmän on näissä tilanteissa osallistuttava aktiivisesti parhaan ratkaisun löytämiseen.

Aina ohjausryhmä ei toimi näin optimaalisesti. Kommentit voivat loistaa poissaolollaan, ratkaisuja odotetaan vain projektipäälliköltä tai pahimmillaan mennään syyllistämisen tielle. Projektipäällikkö voi omalla aloitteellisuudellaan hakea sparrausta ohjausryhmältä tai yksittäisiltä jäseniltä. Tässä kohtaa myös ohjausryhmän puheenjohtajan rooli korostuu. Hänen on tarvittaessa oikaistava toimintaa ja muistutettava yhteisestä tavoitteesta ja jokaisen jäsenen roolista onnistumisen mahdollistajana.

Kuusi keinoa, joilla projektipäällikkö voi sujuvoittaa toimintaansa ohjausryhmän kanssa

1. Käy projektin alussa ohjausryhmässä läpi omat odotuksesi ohjausryhmälle.
2. Luo avoin ja luottamuksellinen keskusteluyhteys erityisesti puheenjohtajan kanssa.
3. Varaa ohjausryhmän kokoukset kalenteriin hyvissä ajoin etukäteen ja niin, että ne tukevat projektin aikataulua.
4. Valmistaudu ohjausryhmän tapaamisiin ja toimita tiedot kokouksiin hyvissä ajoin. Käy sisältö läpi puheenjohtajan kanssa ennakkoon.
5. Kerro projektin tilanteesta läpinäkyvästi ja realistisesti, myös vaikeiden asioiden kohdalla.
6. Ole yhteyksissä ohjausryhmän jäseniin myös kokousten ulkopuolella.

Projektin merkityksellisyydessä ohjausryhmällä on iso rooli

Ohjausryhmällä jäsenineen on oltava kirkkaana mielessään projektin perimmäinen tarkoitus ja sillä tavoiteltavat hyödyt. Projektin merkityksen sanoitus ja viestintä ovat suurelta osin ohjausryhmän, erityisesti ohjausryhmän puheenjohtajan, vastuulla. Projektin merkityksen on heijastuttava myös jokaisen ohjausryhmäläisen sanoihin ja tekoihin. Johdon, ja tässä tapauksessa ohjausryhmän, suhtautumisella on iso vaikutus projektissa toimivan yksittäisen ihmisen merkityksellisyyden kokemukseen ja motivaatioon.

Merkitykselliset projektit onnistuvat paremmin.

Merkityksellisyyden kokemukseen vaikuttaa myös tapa, jolla asioita tehdään. Ohjausryhmä voi toiminnallaan kohottaa (tai laskea) toistensa ja erityisesti projektipäällikön motivaatiota projektia kohtaan. Kun ohjausryhmän työskentelytavat tuntuvat mielekkäiltä ja kokouksissa on hyvä henki, kasvattaa tämä osaltaan merkityksellisyyden kokemusta ja edelleen projektin onnistumisen mahdollisuuksia.

Mikko Saastamoinen

Mikko on Kumura Oy:n toimitusjohtaja. Mikolla on pitkä kokemus projektipäällikkönä laajoista ICT-muutosprojekteista eri toimialoilla niin toimittajan kuin tilaajankin puolella. Mikolla on monipuolista kokemusta myös projektitoiminnan kehittäjänä ja valmentajana.