Epävarmuus on harvoin kutsuttu vieras, mutta tällä hetkellä epävarmuudelle on plaseerattu pysyvä paikka jokaiselle suunnittelun ja päätöksenteon työpöydälle.
Epävarmuus näkyy toimintaympäristössä hyvin monin tavoin ja heijastuu päivittäiseen johtamiseen ja päätöksentekoon. Tärkeää on hyväksyä epävarmuus ja riskit osaksi tekemistä yhtä lailla kuin laatu, tietoturva tai kestävä kehityskin.
Epävarmuus ja siihen varautuminen on koko organisaation asia, vaikka johdolla onkin päätöksenteon vastuu. Epävarmuus näkyy organisaatiossa eri ihmisille eri tavalla, ja ihmisten aikaisempien kokemusten kautta mahdollisia vaikutuksia arvioidaan myös eri lähtökohdista. Fakta on, että myöhemmin voidaan tietää paras tapa, kuinka olisi pitänyt reagoida ja varautua eri signaaleihin.
Salkunhallinta sen eri muodoissa tuo organisaatiolle niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla varmuutta vaikuttavuuden arviointiin ja siten parempaan päätöksentekoon. Epävarmuus voidaan mallintaa osaksi eri salkkujen tietomalleja ja toimintatapaa.
Riskisalkussa tyypillistä on riskien todennäköisyyden ja vaikuttavuuden jatkuva arviointi sekä eri epävarmuuksien ja riskien välisten kytkentöjen mukanaan tuomat kerrannaisvaikutukset. Kerrannaisvaikutukset ovat ne, jotka voivat ns. kaataa veneen. Kerrannaisvaikutukset ja asioiden väliset riippuvuudet ovat myös keskeinen syy miksi salkunhallintaa tarvitaan. Pystymme hallitsemaan autoamme huonossakin kelissä mutta koko muun liikenteen ennakointi alkaa olla jo haastavaa – ruuhkassa vähintään kevennetään kaasupoljinta.
Kiire on aina kallista
Sama tilanne on yksittäisen projektin kanssa. Yhden projektin riskejä ja epävarmuuksia voi kokemuksella hallita jo melko hyvin, mutta satojen samanaikaisten eri vauhdilla ja mahdollisesti eri suuntiin sekä eri vaiheissa etenevillä projekteilla tilanne on jo erittäin haastava. Kun yksi ja lopulta useampi projekti viivästyy epävarmuuden ja riskien toteutuessa, alkaa organisaation tekeminen ruuhkautua. Vaarana on, että asiakastoimitukset, investoinnit, kehitystyö ja jopa lakisääteiset tehtävät myöhästyvät pahasti tai jäävät kokonaan tekemättä. Budjetit ja resurssisuunnitelmat eivät toteudu suunnitellusti ja asiat alkavat eskaloitua. Kiire on hyvin usein jälkiarvioinnissa kirjattu ensimmäinen heikko signaali, jonka kaikki tunnistivat silloin kun kaikki vaikutti olevan vielä hyvin.
Salkunhallinta auttaa ennakoimaan ja katsomaan eteenpäin
Juurisyyt tiedämme tapahtumiin aina myöhemmin, mutta se mitä voimme tehdä sitä ennen on tärkeää. Projekti-, riski-, resurssi-, sovellus- ja palvelusalkunhallinta ovat parhaita esimerkkejä siitä mitä ennakoinnin välineitä on tällä hetkellä tarjolla. Jokainen näistä on tarjolla ja käyttöönotettavissa toimialariippumattomasti tukemaan tiedolla johtamista, ennakointia ja epävarmuuden hallintaa.
Salkunhallinta on eteenpäin katsomista, ennakointia ja tiedolla johtamista
Salkunhallinta on 80 % eteenpäin katsomista ja 20 % toteutuneen raportointia ja oppimista. Epävarmoina aikoina on aina kiivetty kylän korkeimpaan torniin, puuhun tai kukkulalle tähystämään mitä on tulossa. Tänä päivänä tämä organisaation korkein paikka tähystää ja ennakoida on salkunhallinta ja sen hyvä johtaminen.
Esa Toivonen
Senior Portfolio Advisor
Thinking Portfolio
Thinking Portfolio on 3PMO-tapahtumakumppani. Ilmoittaudu mukaan 3PMO-tapahtumaan Tampere-taloon 13.6.2023!
Julkaistu Thinking Portfolion blogissa 5.10.2022.