Ennen vanhaan kirurgin tehtäviä hoitivat sepät ja parturit, koska heillä oli riittävän terävät työkalut kyseiseen tehtävään. Nykyään kirurgin ammattia varten tarvitaan vuosien teoreettinen koulutus ja pitkä harjoittelu. Projektipäällikön tehtävä on monessa organisaatiossa vielä samassa jamassa. Projektipäällikön tehtäviä hoitamaan valitaan henkilö, jolla ei ole projektipäällikön taitoja eikä kokemusta, vaan henkilö, joka on osoittautunut taitavaksi jollain teknisellä tai substanssiin liittyvällä alueella. Siis kuten kirurgin tehtävissä aikoinaan, henkilöltä ei vaadita pätevyyttä, vaan muita taitoja, joiden avulla hänen uskotaan selviävän projektipäällikön tehtävästä. Et varmaan hyväksyisi itseäsi parturin käsiteltäväksi leikkauspöydälle? Miksi sitten projektipäällikön tehtäviä hoitamaan hyväksytään henkilö, jolla ei ole riittävää projektipäällikön ammattiin vaadittavaa pätevyyttä?
Projektin johtaminen on tietojen, taitojen, menetelmien ja työkalujen soveltamista projektin aktiviteetteihin projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Projektipäällikkö johtaa organisaatiota, joka toteuttaa projektin tavoitteet.
Projektipäälliköllä tulee olla riittävä osaaminen seuraavista alueista:
- Tekninen projektinhallinta
- Ihmisten johtaminen
- Projektin toimintaympäristö
- Liiketoiminta
- Substanssi
Tekninen projektinhallinta tarkoittaa projektinhallinnan osa-alueisiin liittyvien prosessien, menetelmien ja työkalujen hallitsemista. Esimerkkeinä projektin laajuuden, aikataulun, budjetin ja viestinnän suunnittelu, toteutus, seuranta ja ohjaaminen. Jokaisen projektipäällikön tulee hallita tekninen projektinhallinta, jotta hän voi toimia projektipäällikköinä.
Suurin osa projektipäällikön ajasta kuluu ihmisten johtamiseen. Projektipäällikkö onnistuu tai epäonnistuu sen mukaan, miten projektityötä tekevät ihmiset onnistuvat tehtävissään. Johtamisen tavoitteena on saada projektiorganisaation ihmiset toimimaan paremmin ja tehokkaammin asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Väitän, että tämä on osa-alue, joka erottaa parhaat projektipäälliköt rivitekijöistä.
Projektin toimintaympäristön tuntemus tarkoittaa mm. projektin poliittisen, sosiaalisen ja kansainvälisen ympäristön tuntemusta. Esimerkiksi julkishallinnon ja yksityisen sektorin projekteissa on eroja; kansainvälisissä projekteissa on tunnettava kokouskäytännöt, aikaerot, toisen kulttuurin tavat sekä matkustamiseen liittyvät käytännön asiat.
Projektipäälliköllä on oltava myös hyvä ymmärrys liiketoiminnasta. Se pitää sisällään strategian, organisaatiorakenteet, talouden, myynnin, markkinoinnin ja sopimukset.
- Projektit toteuttavat organisaation strategiaa. Projektipäällikön on hyvä tietää, miten juuri hänen projektinsa liittyy organisaation strategiaan.
- Projekteilla on suora yhteys yrityksen talouteen, kuten budjetointiin ja kassavirtaan. Projektitoimintaa ei voi pitää erillisenä yrityksen talousasioista.
- Projektipäällikön on tiedettävä, miten organisaatio toimii: ketkä ovat vastuussa eri asioista organisaatiossa, mistä projektipäällikkö saa resurssit projektiin, miten oman organisaation rakenne vaikuttaa projektiin ja projektipäällikön rooliin.
- Projektipäällikkö tarvitsee sopimustuntemusta. Kun projektiin liittyy sopimus, esim. toimitusprojektissa, projektipäällikön tehtävänä on toteuttaa sopimus ja varmistaa, että sopimuksen ehtoja noudatetaan projektin aikana.
Projektipäällikön on hyvä tuntea riittävästi toimialan substanssi. Tähän liittyy myös lainsäädännön, standardien ja muiden määräysten tuntemus, joka voi olla tärkeää tietyillä toimialoilla. Valitettavasti yleensä kuvitellaan, että substanssin ja tekniikan tuntemus on projektipäällikön tärkein osaamisalue. Projektipäällikkö kuitenkin huolehtii siitä, että projektiorganisaatiossa on tarvittava substanssi- ja tekniikkaosaaminen. Siten hän voi keskittyä omaan tehtäväänsä, eli projektinhallintaan.
Miten projektipäälliköksi voi kouluttautua?
Joissain oppilaitoksissa voi opiskella projektinhallintaa, mutta pätevyyttä projektipäällikön ammattiin niistä ei vielä saa. Varsinaista projektipäällikön ammattiin tähtäävää koulutusta ei juuri ole tarjolla. Riittävään pätevyyden hankkimiseksi suosittelen projektinhallinnan- ja johtamistaidon kursseja, joko oppilaitoksessa tai työelämäkoulutuksissa, ja niiden lisäksi itseopiskelua, harjoittelua ja lopuksi projektipäällikön sertifiointia (PMP tai IPMA-C), joilla voi osoittaa pätevyyden. Muutaman vuoden pesti esim. erilaisissa asiantuntijatehtävissä ennen projektipäälliköksi ryhtymistä lisää ymmärrystä yrityksen toimintaympäristöstä ja prosesseista, ja auttaa verkostoitumaan yrityksen sisällä ja ulkopuolella olevien sidosryhmien kanssa. Projektipäällikön ura kannattaa tämän jälkeen käynnistää harjoittelemalla ammattia pienessä projektissa kokeneen mentorin tuella.
Equ Pro:n koulutusvalikoima sisältää kattavasti projektinhallinnan, johtamistaidon ja ketterien menetelmien koulutuksia sekä aloitteleville että kokeneille projektipäälliköille. Tästä koulutuskalenteriimme.
Hannu Blomqvist
Equ Pro
Kirjoittaja toimii PMO managerina, Agile coachina ja projektipäällikkötiimin vetäjänä Codemen Oy:ssä sekä kouluttajana Equ Pro:ssa. Hänellä on yli 20 vuoden käytännön kokemus projektien ja ohjelmien johtamisesta. Hän on johtanut laajoja kansainvälisiä hankkeita ja ohjelmia, joilla on ollut useita osapuolia useasta yrityksestä ja monesta kansallisuudesta. Hannu tuntee hyvin sekä projektijohtamisen perinteiset että ketterät menetelmät. Hannu on kokenut projektinhallinta-alan kouluttaja ja puhuja kansallisissa ja kansainvälisissä tilaisuuksissa.