Projektisalkku on tärkeä osa hyvän hyvinvointialueen johtamiskulttuuria ja tietojohtamista
Sote-uudistuksen myötä hyvinvointialueita kehitetään nyt vauhdilla. Vuoden 2023 alussa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestäminen siirtyy uusien hyvinvointialueiden vastuulle. Koska organisaatiot ovat vielä hyvin alkuvaiheessa, on niiden kulttuurikin vasta muodostumassa. Siksi projektisalkunhallinnan käyttöönotto viipymättä on johtamisen ja onnistumisen kannalta loistava mahdollisuus.
Projektisalkunhallinta tuo läpinäkyvyyttä päätöksentekoon ja tekemiseen – projektisalkunhallinnan keskeinen mahdollisuus on avoin viestintä. Kun ihmiset ovat tietoisia siitä, mitä kehitys- ja investointiprojekteja organisaatiossa on käynnissä, on projektien lopputuloksiin mahdollista sitoutua ja ymmärtää vaikutukset omaan arkeen, työhön ja tavoitteisiin. Jos mahdollisuus jätetään käyttämättä, tulee johtaminen olemaan haastavaa, eikä epätietoinen organisaatio ole riittävän sitoutunut. Tutkitusti sitoutunut ja merkitystä kokeva organisaatio onnistuu, menestyy ja saavuttaa tavoitteensa aina paremmin.
Valmistelun ja kehittämisen riippuvuuksissa on haasteita, joiden ratkaisussa salkku tukee
Haastavat ja ajankohtaiset projektit ja kehitysohjelmat kuten Apotti -järjestelmän käyttöönotto ja Helsingin kaupungin Sarastian palkkajärjestelmän ongelmat ovat vain jäävuoren huippu. Hyvällä salkunhallinnalla voidaan ennalta reagoida resursointihaasteisiin ja epäselviin tehtäviin ja tavoitteisiin. Samalla voidaan ymmärtää projektien välisiä riippuvuuksia ja tunnistaa toimintaympäristön muutoksien vaikutuksia tekemiseen. Näkemys on, että projektien ongelmista 80 % tulee projektien ulkopuolelta ja 60 % ongelmista liittyy muutosjohtamiseen ja muutoshallintaan.
Hyvinvointialueiden valmistelussa on merkittäviä riippuvuuksia useiden eri projektien ja organisaatioiden välillä. Monet niistä vaativat hyvää muutosjohtamista esim. palveluiden, tehtävien, roolien, henkilöiden ja eri järjestelmien vastuiden osalta.
Mikäli hyvinvointialue ei kykene johtamaan näitä riittävän hyvin kokonaisuutena, on todennäköisyys epäonnistua merkittävä. Yksittäisen projektin hyvä johtaminen ei tule olemaan riittävää – hyvinvointialueen on kyettävä johtamaan projektien muodostamaa kokonaisuutta eli Hyvinvointialueen projektisalkkua.
Salkunhallinta on parasta ennakoivaa riskienhallintaa
Hyvällä suunnittelulla ja valmistelulla sekä parhaalla mahdollisella johtamisella ei kuitenkaan aina voi taata onnistumista. Siksi riskienhallinta on tärkeää ja riskienhallintaan hyvin varautunut organisaatio todennäköisesti selviää paremmin poikkeustilanteesta.
Isossa kuvassa hyvinvointialueiden rakentaminen on jo merkittävä poikkeustilanne – suunniteltu sellainen. Priorisointi on myös riskienhallintaa – vaikuttavuus, panos ja riskisuhde. Riskejä, joita ei voida hallita ei tulisi koskaan ottaa täysimääräisenä. Se, että kiinnittää turvavyön ja laittaa kypärän päähän koska ajovalot eivät pala, ei ole pimeässä ajamiseen hyvää riskienhallintaa. Riskienhallinta on myös tärkeä osa organisaation kulttuuria ja viestintää, ja projektiriskit ovat osa hyvää projektisalkunhallintaa.
Riskienhallintaa ja johtamista voi kehittää myös riskisalkun avulla silloin, kun halutaan ennakoida, varautua ja johtaa kokonaisvaltaisesti hyvinvointialueen projektien ulkopuolisia riskejä.
Tämä on tärkeää, koska tiedämme, että suurin osa riskien juurisyistä on projektien ulkopuolella. Silloin niiden johtaminen on myös viisasta tehdä yksittäisten projektien ulkopuolella, eli siellä missä riskit ovat. Riskisalkku auttaa ymmärtämään, viestimään ja varautumaan. Se mahdollistaa hyvinvointialueelle yhteisen ja ajantasaisen riskimaiseman.
6 keskeistä hyötyä projektisalkusta hyvinvointialueelle
Projektisalkunhallinta tuo hyvinvointialueelle sen valmisteluun, kehittämiseen ja johtamiseen mm. seuraavat suorat hyödyt. Ilman näiden hallintaa epäonnistuminen on todennäköistä.
- Strategisten tavoitteiden johtaminen ja priorisointi
- Resurssisuunnittelu ja osaamisen kohdentaminen oikein
- Kehittämisen ja investointien budjetointi ja kuluseuranta
- Riskienhallinta ja riskeihin varautuminen
- Kehitysohjelmien, projektien ja osaprojektien sekä tehtävien johtaminen ja ohjaus
- Kokonaistilanteen johtaminen, hallinta ja hyvä viestintä
Thinking Portfolio on Projektipäivien kumppani. Tule mukaan Projektipäiville 25.-26.10.2022 Helsingin Messukeskukseen!
Thinking Portfolio® on strategisen tason johtamisen käytännön työväline. Tuotteemme antaa valmiudet nopeaan päätöksentekoon, ketterään muutoshallintaan, liiketoimintalähtöisyyteen sekä riskien analysointiin.
Thinking Portfolio on suomalainen ohjelmistotalo, joka tuottaa asiakkailleen erilaisia salkunhallinnan ratkaisuja pilvipalveluna. Yrityksen päätuotteita ovat projekti-, sovellus-, riski- ja palvelusalkut. Thinking Portfoliolla on asiakkaita jo yli 50:ssä maassa ja yli 350 000 käyttäjää. www.thinkingportfolio.com
Asiakkainamme on suuria ja keskisuuria yrityksiä ja julkisen sektorin organisaatioita. Tuotteillamme on yli 300 000 käyttäjää 50 maassa. Thinking Portfolio-asiantuntijoita on Suomen lisäksi Saksassa Itävallassa, Alankomaissa, Sveitsissä, Sloveniassa ja Ruotsissa.
Juttu on julkaistu Thinking Portfolion blogissa.