Microsoft Project for the Web on yhä useammin koko projektiryhmän työympäristö roolista ja tehtävästä riippumatta.
Project for the Web (PfW) on Microsoftin uusin projektiympäristö. Se on käytännönläheinen työkalu projektinhallintaan. Sen käyttö on helppo oppia nopeasti. Kyseessä on matalan kynnyksen työkalu kaikille projektiryhmäläisille roolista ja tehtävästä riippumatta.
Project for the Web -ympäristö on suosittu, koska siitä voidaan valita juuri kuhunkin organisaatioon ja projektiin sopivat käyttötavat. Joskus riittää pelkkä aikataulutus. Toisinaan tarvitaan järeämpiä ammattimaisia tapoja ohjata projekteja. Kun ympäristö otetaan käyttöön, parhaimmat käyttötavat valitaan ja suunnitellaan yhdessä.
Kun projektipäällikkö tai vastuuhenkilö luo projektin, hän voi täyttää lomakkeelle perustiedot tarpeen mukaan. Pienellä projektilla voi olla kevyen projektikäytännön mukaiset perustiedot. Suurella ja vaativalla projektilla voi olla enemmän seurattavia asioita, jotta projekti saadaan vedettyä läpi laadukkaasti.
Projektin tehtäväluettelo voi perustua mallipohjaan. Projektipäällikkö aikatauluttaa tehtävät ja tarvittaessa arvioi työmäärän. Hän voi liittää tehtäviin vastuuhenkilöitä.
Tehtäviä voidaan priorisoida, jotta kriittisten tehtävien ohjaus helpottuu. Tehtäviin voidaan määritellä myös muita lisätietoja.
Project for the Web -sovellusta voidaan käyttää myös Teamsissa. Se on yhä useammin koko projektiryhmän työympäristö.
Taulunäkymässä tehtävät voidaan ryhmitellä muun muassa vastuuhenkilön tai tunnisteen mukaan. Tällöin nähdään selkeästi esimerkiksi kunkin projektiryhmäläisen vastuulla olevat lähiaikojen tehtävät ja niiden tilanne.
Myös valmiiden kaavioiden avulla voidaan tarkastella projektitehtävien tilannetta. Suodata tehtävät -toiminnolla päästään tarkastelemaan esimerkiksi jäljellä olevien kriittisten tehtävien tilannetta. Tämä helpottaa projektin riskien hallintaa.
Projektien kokonaistilanne näkyy luettelonäkymistä, joiden käyttöoikeudet voidaan määritellä tarpeen mukaan. Projektipäällikkö voi kätevästi päivittää yhteen paikkaan projektin tuoreimmat tiedot. Luettelonäkymien avulla esimerkiksi projektin omistaja näkee yhdellä silmäyksellä kaikkien projektiensa tilanteen.
Käyttämällä Microsoft Power BI -raportteja, voidaan projektien tiedot tarvittaessa yhdistää muihin oleellisiin tietoihin, kuten kirjanpitojärjestelmän laskutietoihin. Power BI -raporttien käyttö vaatii Power BI -lisenssin.
Projektityöntekijä voi katsella kaikkien niiden projektien tietoja ja aikataulua, joihin hänelle on määritelty käyttöoikeus. Projektityöntekijä voi itsekin päivittää niiden projektitehtävien edistymistä, joihin hänet on liitetty.
Tarvittavat lisenssit Project for the Web -käyttöön
Projektipäällikkö luo ja muokkaa projekteja. Hänelle tarvitaan Project (palvelupaketti 1), joka maksaa noin 8,40 € käyttäjä/kuukausi (alv 0): https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/project/project-plan-1.
Projektityöntekijä voi päivittää tehtäviensä edistymää, jos hänellä on E3 tai E5 -lisenssi.
Katselukäyttöön riittää tavallinen M365 / Office 365 -lisenssi: Office 365 User view access to Project for the web and Roadmap – Project for the web | Microsoft Docs.
Tule kuulemaan lisää Projektipäiville 25.–26.10.2022 Messukeskuksessa ja vieraile ständillämme! Ota yhteyttä tai varaa projektinhallinnan demo.
Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner
Solu Digital
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.
Solu Digital Oy on Projektipäivien kumppani. Tule mukaan Projektipäiville 25.-26.10.2022 Helsingin Messukeskukseen!