Menestyvä projektikulttuuri luo edellytykset onnistumiselle yhtenäisten toimintatapojen ja yhteisten pelisääntöjen avulla. Projektikulttuuri rakentuu pala palalta, vaiheittain ja hiljalleen ajan sekä käytännön kokemuksen kanssa.
Projektikulttuurin merkitys menestyvän organisaation kasvussa ja kehityksessä on keskeinen sen palvellessa organisaation tavoitteita tyypillisesti strategisten kehityshankkeiden muodossa. Projektien onnistumisen kannalta organisoidulla projektikulttuurilla ja projektijohtamisella yhtenäisine toimintatapoineen ja työkaluineen on erityisen tärkeä rooli.
Useat sadat projektit asiakkaidemme kanssa viimeisen kymmenen vuoden aikana IT-konsultointiyrityksessämme Solu Digitalissa ovat osoittaneet, että menestyvän projektikulttuurin ytimessä ovat organisaation johtamisrakenteet ja tuki projekteille, projektijohtamisen osaaminen sekä toimintatavat ja työkalut.
Osallistu kanssamme Projektipäivien virtuaalitapahtumaan 27.10.2021 ja tule kuulemaan projektialan uusimmista ratkaisuista, menetelmistä ja työkaluista helpottamaan ammattilaisia arkipäivän työelämässä.
Miten rakentaa toimiva projektikulttuuri?
Yhtenäiset käytännöt ja yhteiset pelisäännöt projektien johtamiseen sekä projektisalkun hallintaan yhtenäistävät toimintaa, luovat luottamusta ja vahvistavat yhteistyötä eri sidosryhmien välillä. Projektinhallinnasta tulee vertailukelpoisempaa ja läpinäkyvämpää organisaation eri tasoilla.
Dokumentoimalla projektikulttuuriin sisältyviä prosesseja, rooleja ja tehtäviä muodostuu organisaatiolle oma projektikäsikirja, joka mahdollistaa kulttuuria tukevien toimintatapojen ja mallien toteutumisen.
Projektikäsikirjaan on määritetty, millä tavalla asioita tehdään koko organisaation tasolla ja mitä toimintatapoja ja työkaluja projektinhallintaan kuuluu. Projektikäsikirja tukee myös projektinhallinnan työkalujen käyttöä.
Jos organisaatiolla on tietty projektinhallinnan metodiikka käytössä, niin sekä projektikäsikirjan että työkalun tulisi tukea sitä. Lisäksi on syytä miettiä, kuinka hyvin työkalut ja toimintatavat pystyvät palvelemaan kaikkia asianosaisia projektinhallinnan piirissä.
Tarpeet ja tavoitteet kaikilla projektipyramidin tasoilla
Projektipyramidi kuvaa organisaation eri tasot projektijohtamisessa. Jokaisella tasolla on oma roolinsa, vastuunsa ja tarpeensa, joiden huomioiminen on merkittävässä roolissa projektinhallintajärjestelmää suunnitellessa ja kehittäessä niin teknisesti kuin myös kulttuurillisesti.
Ylin taso, organisaation johto edellyttää helikopteriperspektiiviä ja talotasoista näkökulmaa projektityöstä ohjaamaan strategisia tavoitteita. Seuraavan tason projektitoimisto tarvitsee helikopteriperspektiivin lisäksi työkalun projektien tarkempaan seurantaan ohjatakseen ja hallitakseen projektisalkun toimintaa.
Projektipäälliköiden tasolla taas keskeisintä on työkalu projektin hallintaan, seurantaan ja raportointiin. Alimmalla tasolla sijaitsevat projektiryhmäläiset tarvitsevat työkalun projektityön suorittamiseen, kuten tehtävien, dokumenttien ja tuntikirjausten hallintaan.
Kaikki nämä eri tasot ovat tärkeitä projektinhallinnassa, ja niitä pitäisi pystyä sekä toimintatapojen tasolla että työkalussa edesauttamaan, jotta kaikkien projektityöläisten tavoitteet toteutuisivat. Jokaisen projektityöläisen tehtävässä yhdistävinä, tärkeinä tekijöinä ovat oikeat ja helppokäyttöiset työkalut, tiedon läpinäkyvyys ja löydettävyys sekä avoin viestintä.
Suurin osa projektipyramidin eri tasoilla työskentelevien ihmisten tarpeista ja tavoitteista on toteutettavissa esimerkiksi Teams-ryhmien automaatiotyökalulla, Solu 365:llä. Projektiryhmien luontiprosessi yksinkertaistuu, nopeutuu ja tehostuu oikeiden työkalujen kuten malliasiakirjojen, kanava- ja tiedostokansiorakenteiden sekä Planner-tehtäväsäiliöiden ollessa saatavilla parin klikkauksen päässä.
Projektikulttuuri rakentuu ajan kanssa
Projektipyramidi toimii hyvänä perustana, kun oman organisaation tarpeita palvelevan projektikulttuurin ja projektikäsikirjan rakentaminen aloitetaan systemaattisesti. Se kannattaa tehdä palasina ja vaiheittain, hiljalleen.
Ihmisten mukaan innostamisen varmistamiseksi ensimmäinen vaihe kannattaa aloittaa kevyesti. Kuva projektityöhön liittyvistä tarpeista tarkentuu projektikulttuuria ja käytettäviä menetelmiä pohtiessa. Vaiheiden edistyessä ja ihmisten oppiessa toimimaan tietyllä tavalla organisaatioissa aletaan usein tarkastelemaan projekteja ja niiden valmistautumisen edellyttämiä vaiheita tarkemmin.
Näin organisaation oma projektikäsikirja alkaa muotoutumaan. Projektikulttuuri kasvaa ja kehittyy käsikirjan mukana sen täydentäessä ja tarkentaessa projektikulttuurin ylläpitämistä edellyttäviä toimintatapoja, joiden perusteella projekteja johdetaan ja toteutetaan onnistuneesti.
Projektinhallinta kulminoituukin ihmisten tekemään työhön. Mikäli työkaluja ja noudatettavia käytänteitä ei koeta tarpeeksi helpoiksi ja vaivattomiksi, ei projektikulttuurikaan kehity kovin todennäköisesti. Projektikulttuuri ei kuitenkaan kehity lyhyessä ajassa, vaan se edellyttää pitkäjänteistä ja kärsivällistä lähestymistä muutokseen aina käytännön näkökulmasta strategisiin tavoitteisiin.
Osallistu Projektipäivien virtuaalitapahtumaan 27.10.2021 ja opi lisää projektikulttuurin ja projektinhallinnan kehityksestä Solu Digitalin asiakkaiden kanssa. Ota yhteyttä tai varaa projektisalkkudemo ja ratkaistaan yhdessä organisaationne projektinhallinnan haasteet!
Jari Kyläjärvi
Director, Partner
Solu Digital Oy
Solu Digital Oy on digitaalisen tiimityön johtava kehittäjä, joka toimittaa ja kehittää tiedonhallinnan ratkaisuja Microsoft-teknologioilla. Vuonna 2011 perustettu yritys on Microsoft Gold -kumppani Suomessa, jonka ratkaisu- ja palveluvalikoima kattaa monipuolisesti modernin tiedonhallinnan tarpeet.