Projektisalkunhallinnassa on kyse organisaation käynnistettävien ja käynnissä olevien projektien hallinnoinnista keskitetyssä paikassa. Projektisalkku tarjoaa tietoa siitä, mitä projekteja juuri kyseisellä hetkellä organisaatiossa on käynnissä, ja mitä uusia ollaan mahdollisesti tulevaisuudessa käynnistämässä. Projektisalkku tarjoaa käyttäjälleen eturivin paikan nähdä missä ollaan ja minne ollaan menossa. Miten projekteilla menee ja ketkä niiden äärellä työskentelevät.
Projektisalkun omistajan ovella saattaa aika ajoin olla ruuhkaa. Asiakastoimeksiannot, asiakkaiden muuttuvat tarpeet, talon sisältä nousevat ideat ja tarpeet sekä mahdolliset lakiuudistukset saapuvat salkkuun projektiehdotusten muodossa. Se toteutetaanko toimenpide lopulta projektina vai linjatyönä, onkin projektisalkun ensimmäinen tehtävä ja valinta. Vaikkei projektien ja linjatöiden tunnistaminen ja erottaminen ole aina helppoa, tulee tähän luoda läpinäkyvät pelisäännöt. Se, että osa ideoista ohjataan tässä vaiheessa linjatyönä toteutettavaksi, on osaltaan myös merkki hyvästä johtamisesta. Vastaavasti palveluiden tunnistaminen on yksi palvelusalkunhalinnan ydintehtävistä.
TEHDÄÄN OIKEITA PROJEKTEJA, JOTKA TUOTTAVAT SUURIMMAN ARVON
Oli kyseessä sitten projekti- tai palvelusalkku, niin tavoitteena on aina arvon tuottaminen organisaatiolle tai organisaation asiakkaille. Projektisalkunhallinnan tavoite on siis varmistaa, että investoidaan projekteihin, jotka tuottavat suurimman arvon. Tämä on mahdollista, kun projektit käynnistetään hallitusti ja niiden hyötyjen arviointi tapahtuu yhteismitallisella tavalla. Käynnistämispäätös on projektin elinkaaren tärkein päätös. Projektisalkun kapasiteetilla on aina rajansa, jotka ovat riippuvaisia omista resursseista. Resurssien tulisi siis ohjautua sinne, missä suurimmat hyödyt odottavat ottajaansa.
“Jokaisen projektin on ansaittava paikkansa projektisalkussa koko elinkaarensa ajan.”
Projektit ovat strategian toteuttamisen työkalu, joten projektisalkunkin tulisi olla omistajansa strategian näköinen. Tämä edellyttää projektien linkittämistä strategiaan. Kaikille projekteille ei aina löydy välitöntä linkkiä strategiaan, mutta strategian vastaisia projekteja salkussa ei saisi olla.
Projektit eivät ole ikuisia eivätkä ne myöskään nauti koskemattomuuden suojaa. Jokaisen projektin on ansaittava paikkansa projektisalkussa koko elinkaarensa ajan. Maailma muuttuu ja arviot projektien tuottamista hyödyistä yleensä tarkentuvat ajan myötä. Kun samanaikaisesti nousee esiin uusia projekti-ideoita, niin yksittäisen projektin paikka projektisalkussa voi kääntyä kyseenalaiseksi. Projekteja on myös uskallettava keskeyttää, ja vapauttaa näin resurssit muualle, missä on odotettavissa suuremmat hyödyt.
PIDETÄÄN SAMANAIKAISESTI KÄYNNISSÄ OLEVAT PROJEKTIT HALLINNASSA
Projektisalkun hallinnassa pätee useimmiten sääntö, että vähemmän on enemmän. Tällöin projektit todennäköisesti valmistuvat nopeammin ja organisaatio saa projekteilta tavoittelemiaan hyötyjä tasaisena virtana. Sopiva määrä samanaikaisia projekteja auttaa varmistamaan, että projektit saavat edellyttämänsä huomion ja tuen johdolta sekä kaikilta tarvittavilta sidosryhmiltä.
“Projektisalkun kapasiteetilla on rajansa, jotka on syytä tuntea.”
Näkymä projektisalkkuun kertoo projektien tilan ja auttaa näin reagoimaan projektinsalkun tasolla mahdollisiin poikkeamiin. Projektisalkku kertoo myös projektien väliset prioriteetit, mikä on olennaista esimerkiksi silloin, kun joudutaan tekemään päätöksiä rajallisten resurssien jakamisesta projektien kesken. Ajantasainen projektisalkku kertoo resurssien käyttöasteen. Projektisalkun kapasiteetilla on rajansa, jotka on syytä tuntea. Resurssien optimaalinen käyttö on projektisalkun hallinnan avainasioita.
LÄPINÄKYVYYS JA VUOROVAIKUTUKSEN MAHDOLLISTAMINEN
Projektisalkku on kuin ikkuna organisaation sisällä tapahtuvaan huiskeeseen. Se suoraviivaistaa ja helpottaa viestintää organisaation eri suuntiin. Siinä missä johtoryhmällä on suurin tarve nähdä kokonaiskuva ja tehdä luotettavaan tietoon perustuvia päätöksiä, kaipaa yksittäinen projektityöntekijä tietoa mihin kaikkiin projekteihin hän työskentelee tällä hetkellä, millä prioriteetilla hänen projektinsa ovat, ja mihin hänet mahdollisesti kiinnitetään seuraavaksi. Projektisalkku lisää siis läpinäkyvyyttä organisaation kaikille tasoille. Samalla viestintä yksiköiden tai liiketoimintojen välillä tehostuu, päällekkäinen tekeminen vähenee ja synergiaetuja havaitaan herkemmin.
“Projektien käynnistämiset on läpinäkyvästi linkitetty strategiaan ja organisaation suunnasta on helppoa keskustella.”
Ihmisellä roolista riippumatta on tarve nähdä kokonaisuuksia, jaotella samantyyppisiä asioita yhteen, mitata ja vertailla. Tämä tuo hallinnan tunnetta. Parhaassa tapauksessa projektisalkku tukee vahvasti organisaation strategiaa ja sen viestintää. Silloin salkkudiagrammit, kaaviot ja roadmapit kertovat millä strategia painotuksilla organisaatiota ohjataan ja mihin suuntaan ollaan panostamassa. Projektien käynnistämiset on läpinäkyvästi linkitetty strategiaan ja organisaation suunnasta on helppoa keskustella.
Palvelusalkunhallinnan tavoin projektisalkku ja projektisalkunhallinnan prosessi toimivat yhteisenä pelikenttänä eri sidosryhmien väliselle kommunikaatiolle ja vuorovaikutukselle projekteihin liittyen.
Blogisarjassamme poraudumme seuraavaksi syvemmälle projektisalkunhallinnan saloihin.
MERJA GALLER JA MIKKO SAASTAMOINEN
Merja toimii projektijohtamisen ja vuorovaikutustaitojen asiantuntijana Kumura Oy:ssä. Merjalla on laaja kokemus projektitoiminnan kehittämisestä niin yksittäisen projektin kuin koko organisaationkin näkökulmasta. Merja on myös sertifioitu Peili™ valmentaja.
Mikko on kokenut projektijohtaja ja projektitoiminnan kehittäjä sekä Kumura Oy:n toimitusjohtaja.