Ketteryyttä vaaditaan kaikkialla, mutta ymmärrämmekö sen samalla tavalla? Tämä kirjoitus on ensimmäinen osa ketteryyttä käsittelevässä blogisarjassa, jonka seuraavissa osissa mietitään, millaisia asioita käytännössä toiminnan ketteröittäminen vaatii.
Ketterästi päin puuta?
Ketteryys tarkoittaa sanakirjan mukaan nopeutta, vilkkautta, nokkeluutta, sukkeluutta, terävyyttä, kepeyttä, siroutta, nopeaälyisyyttä ja vikkelyyttä. Agility (eng.) taas tarkoittaa koirien esteratakilpailua. Puhekielessä ja asenteissa törmään usein naureskelevaan asenteeseen siitä, että touhutaan jotain päätöntä ja suunnittelmatonta todeten, että ”me nyt tehdään tämä tällä tavalla ketterästi.” Usein se mielletään myös joksikin hämäräksi, jota ICT-porukat tekevät itsekseen tai projektin toteutusmalliksi, joka voi olla vaikkapa scrum.
Määritellään vähän tarkemmin aloittaen siitä, mitä ketteryys ei ole.
- Ketteryys ei ole suunnittelemattomuutta.
- Se ei ole lupa sekoilla.
- Se ei liity pelkkään tietotekniikkakehittämiseen.
- Se ei tarkoita, että olisi lupa muuttaa suuntaa aina, kun siltä tuntuu.
- Se ei ole pelkästään projektiryhmän työskentelytapa.
Ketteryys on loistavia, hyvinvoivia ihmisiä innostavissa tiimeissä
Ympärillämme on ihmisiä, jotka käyttävät, tekevät, ostavat, myyvät tai rahoittavat tuotteitamme tai palveluitamme. Mikä heitä estää kehittymästä tai mitä he pyrkivät saavuttamaan? Kuinka me voimme auttaa heitä loistamaan?
Yksilön paras mahdollinen versio on innostunut, älykäs ja tuottava. On vaikea kehittää ja kehittyä, jos voi huonosti tai kokee turvattomuutta. Jotta yksilö voisi loistaa, on työyhteisön voitava hyvin.
Tälle voi luoda edellytyksiä panostamalla valmentavaan ja palvelevaan esimiestyöhön, luottamukseen, päätöksenteon madaltamiseen ja itseohjautuvaan tiimityöskentelyyn. Kehitettävällä asialla tulee olla selkeä visio, jonka kaikki kehittäjät voivat ymmärtää ja johon he voivat sitoutua. Tämä lisää sitoutumista ja sitä kautta merkityksellisyyttä työn tekemiselle.
Osaamisen kehittäminen on hyvinvoinnin keskiössä. On oltava resursseja kouluttaa ketterää, jos sitä vaaditaan työntekijöiltä. Ketterät prosessit ja tiimit tarvitsevat paitsi osaamista, myös tukea ja tukijoita.
Tiimityöskentelyssä on tärkeää toistaa retrospektiivejä, tapahtumia, jossa tiimit katsovat omaa työskentelyään ja kehittävät sitä yhdessä säännöllisesti. Retrospektiivien tulee olla prioriteettilistan kärjessä ja niille tulee olla aikaa.
Ketteryys on turvallisuutta
Turvallisuus on sekä ihmisen perustarve että avain tehokkuuteen. Ketterässä toiminnassa suojellaan ihmisten aikaa, tietoa, mainetta, rahaa, terveyttä ja suhteita sekä tehdään yhteistyötä, tuotteita ja palveluita joustavasti ja turvallisesti.
Voitko olla oma itsesi, uskallatko nostaa esiin ongelmia, saavatko ideasi lentää, oletko vapaa? Luotatko kollegaasi, esimieheesi tai tiimiisi? Uskallatko tehdä päätöksiä, saatko tehdä niitä? Ovatko pelisäännöt olemassa ja niin kevyet, että voit sitoutua niihin? Kannammeko riskit yhdessä? Ketterässä ympäristössä näihin pitäisi voida vastata kyllä. Psykologinen turvallisuus työympäristössä on edellytys ihmisten hyvinvoinnille ja sitä kautta kehittämisen nopeudelle ja laadulle.
Ketteryys on kokeilemista ja jatkuvaa oppimista
Lapsi oppii kokeilemalla, epäonnistumalla, muuttamalla toimintaansa ja kokeilemalla uudestaan. Sinnikkäästi, aina uudestaan. Ketterässä ympäristössä kannustetaan kokeiluihin ja luodaan edellytykset sille, että epäonnistua voi turvallisesti. Jos kehitys junnaa, tulee oppia lisää kokeilemalla. Oppimisen edellytyksenä on palautteen kerääminen, vastaanottaminen ja hyödyntäminen. Ketterässä ympäristössä parannetaan jatkuvasti sekä tuotetta että tiimiä. Epäonnistumista tulee sietää ja sen sietäminen lienee helpompaa, jos epäonnistuu tarpeeksi pienesti.
Ketteryys on jatkuvaa ja nopeaa arvon tuottamista
Ketterä kehittäminen perustuu ajatukselle siitä, että tehdään vain asiakkaalle/käyttäjälle arvoa tuottavia asioita. Käyttäjälähtöinen kehittäminen edellyttää, että asiakas tunnetaan ja usein sitä, että kehitystä tehdään tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa. On tarkoituksena hakea juuri oikeita ratkaisuja sen sijaan, että myydään asiaa, jonka arvellaan auttavan asiakasta. Tämä perustuu tietoon – tutkimuksiin, kokeiluihin, protoihin, testaukseen.
Nopeus vaatii keskittymistä (fokus)
Fokusta täytyy luoda kaikilla organisaation tasoilla ja toimissa, esimerkiksi keskittämällä resurssit vain muutamiin tärkeimpiin kehityskohteisiin (tehokas portfolionhallinta), julkaisemalla tuoteversioita projekteissa säännöllisesti ja vaikkapa yksilöiden työpöydillä siten, että henkilöt tekevät vain yhtä asiaa kerrallaan. Se vaatii toimintaprosessien leanausta ja kohinan poistamista. Keskittymistä olennaiseen, arvoa tuottavaan toimintaan.
Nopeus vaatii kehittämiselle pelisääntöjä, menetelmiä, jotka ovat tarkoituksenmukaisia, jotka osataan, joita tuetaan ja joille on rakennettu edellytykset. Jos työssä päätetään käyttää esimerkiksi Scrumia, on huolehdittava siitä, että Scrum voi toimia. Tämä vaatii käytännössä esimerkiksi sitä, että kyseisen projektin tiimillä on 100% työmääräallokaatio. Työn virtauksen optimoinnissa voidaan hyödyntää useita ketteriä menetelmiä tai niiden sovelluksia, useilla on käytössä jo vaikkapa kanban-seinät. On ymmärrettävä, että nämä mallit ovat usein pelisäännöstöjä, jotka vaativat kurinalaisuutta ja osaamista.
Useat ketterää kehittämistä jo käytännössä harjoittaneet organisaatiot ovat oppineet, että usein tehokkain tapa luoda nopeutta on tuoda ihmiset yhteen, samaan tilaan, fyysisesti. Ihmisten välistä vuorovaikutusta ja sen edellytyksien luomista ei voi ylikorostaa tässä yhteydessä.
Mistä sinä aloitat ketteröitymisen?
Ketteröittämisessä on hyvä ymmärtää, että kaikkia näitä osa-alueita kannattaa kehittää rinnakkain. Ketteryys organisaatiossa on kaikkien niiden yhteinen asia, jotka ovat vastuussa arvon tuottamisesta – käytännössä siis joka ikisen. Mikä voisi olla se ensimmäinen askel, jonka sinä otat?
Kirjoittaja: Johanna Leviäkangas
Johanna Leviäkangas on ketteriä projekteja johtanut projektipäällikkö sekä ketteryyteen hurahtanut projektijohtamisen konsultti ja valmentaja.
Lähteet:
Suomen Projekti-Instituutin Aamiaisseminaari ”Miten muutetaan organisaatio ketteräksi?” 26.11.2018/ Pirita Vainio Invented Here & Johanna Leviäkangas, Suomen Projekti-Instituutti Oy