Digitalisaatio, ketteryys ja dynaamisuus ovat nykyaikaiselle johtamisjärjestelmälle asetettuja perusvaatimuksia. Toiminnan kehittämisessä vahvoja nykyteemoja ovat analytiikka, robotisointi ja automatisointi. Johtamisjärjestelmän pitäisi olla paitsi perinteistä ihmisten johtamista, myös automatisaatiota ja automatisoinnin tehokkuuden analysointia tukevaa ja ohjaavaa. Nykyaikainen johtamisjärjestelmä pystyy kääntämään organisaation digitaalisen kaksosen datailmentymässä olevan datan edelleen ohjaamiseen käytettäväksi informaatioksi ja jalostumaan tiedoksi. Hyvä esimerkki on prosessien louhinnan hyödyntäminen johtamisjärjestelmissä. Blogisarjani ensimmäisessä osassa käsittelen johtamisjärjestelmiä yleisesti, ja jatkossa pureudun syvemmin operatiiviseen johtamisjärjestelmään.
Jotta organisaatio voisi toimia tehokkaasti, systemaattisesti, tavoitehakuisesti ja jatkuvasti kehittyen, tarvitsee se tuekseen sovitut käytänteet ja niitä tukevat järjestelmät.
Johtamisjärjestelmän kolme fokusaluetta mielestäni ovat:
- organisaation johtaminen
- toiminnan kehittäminen
- toiminnan tukeminen
Näillä kolmella osa-alueella on oma painoarvonsa toiminnan johtamisjärjestelmässä. Termillä järjestelmä ei tässä yhteydessä viitata ainoastaan IT-järjestelmiin, vaan se kattaa niiden lisäksi osa-alueen toimintaprosessit, roolit, vastuunjaot sekä tarvittavan tiedon.
Johtamisella määritellään organisaation olemassa olemisen syy ja korkean tason tavoitteet. Lisäksi se määrittää millä toimintakentällä organisaatio toimii, ja mitä lisäarvoa se valituilla toiminta-alueilla tarjoaa. Johtaminen sisältää myös arvojen, perustoimintaperiaatteiden ja kehityksen suunnan määrittämisen, sekä tavoitteiden asettamisen niin kehityksen kuin operatiivisen toiminnan kannaltakin.
Toiminnan kehittäminen keskittyy tekijöihin, joilla organisaatio tuottaa lisäarvon asiakkailleen ja kehittää strategiassa asetettujen tavoitteiden mukaisia uusia toimintatapoja ja -malleja. Tekemisen painopiste on liiketoimintamallien kehittämisessä. Toimintamalleja muutetaan ja uusia kehitetään, jotta organisaation kyky tuottaa arvoa joustaa asetettujen strategisten tavoitteiden mukaan.
Toiminnan tukeminen puolestaan keskittyy organisaation nykyisen toiminnan tukeen ja ohjaamiseen johdon operatiivisten tavoitteiden mukaisesti. Toiminnan tukemisen painopiste on pyrkiä tarjoamaan organisaation avaintekijöille oikeaa tietoa toimintatavoista, sille asetetuista tavoitteista ja tavoitteiden toteutumisesta, sekä toiminnanohjausta. Organisaatiolle on annettava riittävä tieto oikeaa viestintätapaa käyttäen, jotta se pystyy suorittamaan tehtävänsä tavoitteidensa saavuttamiseksi.
Erilaiset johtamisjärjestelmät
Toiminnan tueksi organisaatiot kehittävät erilaisia johtamisjärjestelmiä. Strategisen johtamisen järjestelmät pyrkivät varmistamaan omalta osaltaan organisaation strategia- ja kilpailukykyfokuksen. Niiden ensisijainen tehtävä on strategian viestinnässä ja toteutuksen seurannassa. Toiminnan kehittämisen johtamisjärjestelmät tarjoavat menetelmiä yrityksen liiketoimintamallien, toiminnan ja arkkitehtuurin kuvaamiseen sekä kehityshankkeiden hallintaan. Operatiivinen johtamisjärjestelmä tarjoaa menetelmiä toiminnan ohjaukseen ja seurantaan. Tässä blogisarjassa keskitymme operatiiviseen johtamisjärjestelmään.
Operatiivinen johtamisjärjestelmä
Operatiivisen johtamisjärjestelmän peruskäyttötapaus voisi olla seuraava:
“Minä organisaation jäsenenä haluan löytää tehtäviini liittyvät ohjeistukset ja niihin liittyvän tiedon, jotta voin paremmin tehdä työni sovittujen käytäntöjen ja tavoitteiden mukaisesti.”
Operatiivisen johtamisjärjestelmän keskiössä on organisaation toimintamalli. Organisaatiot toimivat prosessiensa mukaisesti riippumatta siitä, ovatko prosessit kuvattuja vai eivät. Tunnistettu ja riittävällä tasolla kuvattu prosessi luo rungon operatiivisen johtamisjärjestelmän tiedon analysoinnille, sekä yhteyden sille, mihin eri tekijät linkitetään. Johtamisjärjestelmä on monien osien muodostama kokonaisuus, jossa yhdistyvät tavoitteiden asettaminen, mittaaminen, operatiivisen toiminnan jatkuva kehittäminen ja sen tukeminen, sekä itse toiminta ja sen tukeminen.
Tulevissa blogipostauksissa tarkastelemme operatiivista johtamisjärjestelmää tarkemmin eri näkökulmista.
Tervetuloa kuulemaan lisää johtamisjärjestelmistä maksuttomaan webinaariimme 13.2.2019 klo 13.00. Ilmoittaudu mukaan Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupasta!
Live-lähetyksessä voit lähettää minulle interaktiivisesti kysymyksiä chatin kautta. Webinaarin aihe on ”Dynaamisen johtamisjärjestelmän viitekehys” ja sen voi kuunnella myös jälkikäteen.
Mika Haikonen
Kirjoittaja toimii lead konsulttina QPR Software Oy:ssä. Hän on muutos-, prosessi- ja projektijohtamisen ammattilainen, jolla on yli 20 vuoden kokemus kansainvälisestä ICT-, prosessi- ja myyntiprojektitoiminnasta sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Mika on kokenut asiakas- ja sidosryhmäviestijä, ja intohimoinen ratkaisija niin työelämässä kuin vapaa-ajallakin.