Millaisia työkaluja projektiorganisaatio tarvitsee?
Lähde: Silverbucket Oy
Silverbucketin Tuomas Mikkola piti puheenvuoron aiheesta ”Työkalut projektiorganisaatiossa”. Tuomaksella on 20 vuoden kokemus projektibisneksestä, jonka myötä on syntynyt ajatus tai kaksi, että millaisia työkaluja projektibisneksessä on tai kannattaisi olla. Tämä artikkeli perustuu videossa esitettyyn sisältöön. Katso video tästä.
”Älä valitse geneeristä työkalua omaan organisaatioon”. Tämä on yksi videon puheenvuorossa esitetyistä isoista teeseistä ja perusteluna toimii, että valitse sellainen työkalu, joka on tarkoitettu juuri sinun projektityypillesi. Jos jatketaan aiemman projektityypittelyn parissa, niin ajatellaan työkaluasiaa kehitys- ja toimitusprojektien näkökulmasta. Mitkä ovat spesifisiä työkaluja juuri kyseisille projektiorganisaatiotyypeille?
Vaikka projektityypit eroavat toisistaan melkoisesti niin on niillä kuitenkin yhteneväisyyksiä, kuten esimerkiksi kaikki projektit vaativat jonkinlaiset projektinhallinta-, tuntitoteuma-, projektitalous- ja resursointijärjestelmät. Eroavaisuuksia kuitenkin löytyy, kuten esimerkiksi toimitusorganisaatioissa on tarvetta asiakashallinta- ja laskutusjärjestelmille, kun taas kehitysorganisaatioissa tällaisille ohjelmille ei oikeastaan ole tarvetta. Kehitysorganisaatioissa projektin asiakkaana on usein sisäinen asiakas, joten varsinaista laskutusta ei suoranaisesti tehdä. Projektisalkku on taas fundamentaalinen osa kehitysorganisaation arkea.
Kun tarkastellaan työkaluasiaa toimitus- ja kehitysorganisaatioiden näkökulmista niin enimmäkseen tarpeet eroavat toisistaan, mutta kyllä tarvetta myös joillekin samoille työkaluille on. Tämän vuoksi ei ole järkevää valita yhtä suurta geneeristä työkalua projektiorganisaation käyttöön. Kysymys kuuluukin, että mikä työkalu tai työkalujoukko on oikea juuri sinun tyyppiseen bisnekseen ja organisaatioon?
Aloitetaan kehitysorganisaation fundamentaalisesta osasta eli projektisalkusta. Projektisalkun hallinta on kaiken keskiössä ja tämä on perusteltu aiemmin business casen kautta. Kehitysorganisaatio tarvitsee siis työkalun projektiaihioiden arvioimiseen ja kannattavuuksien ennustamiseen, jotta osataan valita, että mitkä projektit etenevät toteutukseen, hyllytetään tai siirretään tuonnemmaksi. Onnistumisen edellytyksenä on siis salkkutyökalu.
Toimitusorganisaation kannalta laskutusasteella on merkittävä vaikutus, pohjaten edellisessä artikkelissa esiteltyyn business case -esimerkkiin. Ja tässä yhteydessä tulee esiin videon puheenvuoron toinen teesi, että laskutusastetta on helpointa nostaa toimivalla resursointiprosessilla. Laskutusasteen nostolla kannattavuuskin paranee. Yksittäisen projektin osalta kannattavuus ratkeaa jo ennen projektin käynnistymistä, sillä työmäärän ja niiden kustannusten arvioinnilla on kriittisen tärkeä vaikutus. Tehokkaalla resursoinnilla saadaan henkilöresurssit optimoidusti varattua, mikä myötävaikuttaa positiivisesti laskutusasteeseen ja kannattavuusprosenttiin.
Millaisia työkaluja on olemassa?
Yksi työkaluvaihtoehto on monoliittinen iso järjestelmä eli ns. ”yhden koon sukkahousut”. Tämä voi olla hyvä vaihtoehto, erityisesti kun ollaan valmiita muokkaamaan omia prosesseja ja malleja työkalun vaatimusten mukaisiksi. Monoliitin mukana hienosäätö jää vähälle ja bisnesprosessit mukautetaan työkalun vaatimusten mukaisiksi. Huono puoli tällaisessa ratkaisussa on, että valitsemalla monoliitin on vaikea saada kilpailuetua. Jossain prosessissa loistetaan ja jossain toisessa joudutaan kärvistelemään, mutta keskimäärin kaikki on kuitenkin ihan hyvin.
Toinen vaihtoehto on DIY eli itse tehty järjestelmä. Tämän ratkaisun taustalla on ultimaattisen kilpailuedun saavuttaminen. Jos bisnesprosesseja ei voi muovata ripaustakaan, niin DIY voi olla jopa ainoa vaihtoehto. Huonona puolena toki on, että tämä ratkaisu on erittäin aikaa vievä ja kallis kuten kaikki investoinnit yleensäkin.
Kolmantena vaihtoehtona on ”Best of Breed”-tyyppinen ratkaisu, joka nostetaan tässä esityksessä korkeimmalle palkintosijalle. Best of Breed on erinomainen malli hyvin monelle organisaatiolle. Tämä malli tarkoittaa, että etsitään jokaiselle bisnesprosessille parhaat olemassa olevat ratkaisut ilman mitään räätälöintejä. Etuina ovat kustannustehokkuus, nopea käyttöönotto sekä hyötyjen välitön saavuttaminen. Ei siis tarvitse ensin odottaa, että laaja käyttöönottoprojekti on tehty ennen kuin hyötyjä alkaa näkymään. Kilpailuetua syntyy siitä, että saadaan valita ne parhaimmat työkalut omille prosesseille ja niiden yhteensovittamisesta.
Yrityksen on siis tärkeää tunnistaa omat kriittiset työkalutarpeet, jotka perustuvat organisaation projektityyppeihin. Samalla pitää osata tunnistaa omien prosessien joustamattomuus tai joustavuus, mikä auttaa löytämään parhaimman työkalumallin ja saavuttamaan kilpailuedun.