Ennakoivaa terveydenhuoltoa projekteihin

Ilkka von Schulman, Midaon Oy
Lähde: Midagon Oy

Lähes kaikkia projekteja vaivaa jossain vaiheessa tilanne, jossa projektin väki ja varsinkin sen sidosryhmät ovat epätietoisia siitä, ollaanko oikeasti aikataulussa ja osuuko projekti maaliinsa. Silloin huhut alkavat elää omaa elämäänsä. Ennakkoon sovitut, riippumattoman tahon tekemät terveystarkastukset voivat auttaa projektia välttämään näitä tilanteita.

Ennakoi ja vältä projektin kriisiytyminen

Ennakkoon sovitut tarkastuspisteet projektisuunnitelmassa voivat auttaa projektia merkittävästi ja usealla eri tavalla. Oikein tehty auditointi luo projektiin läpinäkyvyyttä ja voi merkittävästi parantaa sidosryhmien ymmärrystä ja panosta projektiin. Ihmiset sitoutuvat projektiin paremmin, kun heidän ajatuksensa ja huolensa tulevat kuulluiksi. Samoin auditointi voi auttaa projekteja ylittämään sellaisia etenemisen esteitä, joita ei projektin edetessä ole muutoin kyetty ratkomaan.

Ennakkoon sopiminen poistaa auditointiin mahdollisesti liittyviä epäluuloja ja kasvojen menettämistä. Kaikissa projekteissa on kriisitilanteita, mutta mikäli projekti pääsee todella pahasti kriisiytymään, on päässyt syntymään paitsi taloudellista myös merkittävää henkistä vahinkoa. Tällaisen kriisin jälkeen projektia uudelleen käynnistettäessä ei enää lähdetä liikkeelle neutraalista tilanteesta vaan reippaasti ”pakkasen puolelta”.

Auditoinnin hyödyt eivät rajoitu pelkästään ongelmien käsittelyyn, vaan projekteissa myös aina opitaan. Ymmärryksen lisääntyessä on usein tarvetta reivata projektin suunnitelmia, joskus jopa maaliakin johonkin suuntaan. Auditoinnin yhteydessä tällaiset suunnan muutokset voidaan käsitellä riittävän kattavasti ja perustellusti.

Valitse osaava ja kokenut arvioija

Arvioija kannattaa ottaa projektin ulkopuolelta, koska projektiin kiinteästi liittyvät ihmiset kärsivät projektin luomasta ”kuplasta” ja vauhtisokeudesta, ja ovat siten itse osa tarkasteltavaa ongelmaa.

Osaava ulkoinen arvioija kykenee erottamaan projekteihin liittyvän normaalin ”kohinan” ja todellista puuttumista vaativat kohdat. Samoin hyvä arvioija ei jää päivittelemään ongelmia, vaan ehdottaa muualla koestettuja vaihtoehtoisia tapoja mennä eteenpäin.

Perinteiset projektiauditoinnit jäävät yleensä mekaanisen tarkastelun tasolle, jossa projektin suunnitelmat, ratkaisut ja menettelytavat tulevat arvioiduiksi. Mutta ammattitaitoisen arvioijan työstä suuri osa on tacit-osaamista, koska useimmiten projektien ongelmat liittyvät pehmeämpiin tekijöihin, kuten kommunikaation toimivuuteen, projektin tavoitteiden ymmärtämiseen ja hyväksymiseen tai vaikkapa ihan puhtaasti henkilökemiaan.

Milloin kannattaa auditoida?

Oma kokemukseni on, että useimmat yli puolen vuoden mittaiset projektit hyötyisivät tällaisesta arvioinnista ja yli vuoden mittaisiin projekteihin tällaisia tarkastuspisteitä kannattaa sopia useampia. Tarkastuspisteelle hyvä paikka on lyhyemmissä projekteissa puolivälin krouvissa, jossa on jo syntynyt riittävästi kokemuksia ja mahdolliset muutokset ehtivät vielä vaikuttaa lopputulokseen. Pidemmissä projekteissa auditointi kannattaa tehdä noin kerran vuodessa ja vielä kerran lähellä projektin loppua.

Projektin lopun lähestyessä tehtävällä auditoinnilla on kaksi isoa tarvetta. Toinen on se, että projekti yleensä aina tuottaa jonkinlaisen muutoksen, mutta liiketoimintahyötyjen realisointi vaatii sitä, että liiketoimintavastuulliset alkavat hyödyntää projektin tuloksia ja johtaa kohti tavoiteltuja liiketoimintahyötyjä. Auditointi muistuttaa ja konkretisoi sitä, millaisiin toimiin sidosryhmien on ryhdyttävä projektin päättyessä. Toinen tarve on valmistella projektin mahdollisia jatkotoimia ja projektin alasajaminen. Suuriin projekteihin liittyy usein, että ne alkavat elää omaa elämäänsä, eikä niitä meinaa saada millään loppumaan. Samoin projektin mahdolliset jatkotyöt saattavat viivästyä, ellei niihin ole varauduttu budjetoinnissa ja resurssoinnissa.

Osaavan arvioijan tekemänä tällainen auditointi kestää noin 2-4 viikkoa riippuen projektin mutkikkuudesta. Tämä edellyttää hyvän ennakkovalmistelun kalenterointeineen, ja on sopivan lyhyt, jolloin pakostakin keskitytään vain olennaisimpaan.