Kolme askelta ketterään projektijohtamiseen

Tässä hetkessä monessa työssä korostuu luova asiantuntijuus ja itsenäinen päätöksenteko. Tämän lisäksi itsenäiset asiantuntijat odottavat työltään merkityksellisyyttä ja vapauden, vastuun ja työhyvinvoinnin merkitys onkin kasvussa. Työtä tehdään enenevissä määrin projekteissa, kohtaamisten, yhteistyön ja verkostojen kautta ja modernit teknologiat mahdollistavat hajautetut rakenteet, joita olisi haastavaa pitää yllä ilman nykyteknologiaa.

Projektijohtamisen tila 11/2016 -tutkimuksemme mukaan johtamisen päällimmäisiksi haasteiksi kuitenkin nostettiin ei-osallistava, autoritäärinen johtaminen sekä puutteet ongelmanratkaisutaidoissa, päätöksentekokyvyssä, yhteistyötaidoissa, kyvyssä kommunikoida sidosryhmien kielellä ja avoimuudessa. Tuloksekas projektityö edellyttää luottamukseen perustuvaa johtamista: yksilöiden omaan motivaatioon ja kykyyn kehittyä jatkuvasti luotetaan. Samoin tuloksekas projektityö edellyttää ketterää ja osallistavaa kulttuuria, toimintatapaa ja ajattelua sekä kykyä uudistaa organisaation toimintamalleja ja ihmisten ajattelua. Projektipäälliköltä ja -johtamiselta tämä vaatii kykyä sietää epävarmuutta ja epämääräisyyttä sekä taitoja rakentaa luottamukseen perustuvia suhteista ja toimita verkostoissa. Tiimien jäseniltä odotetaan itseohjautuvuutta ja itsensä johtamisen taitoja.

Projektijohtamisessa erityisesti projektitiimitasolla ketterillä toimintatavoilla ja itseohjautuvuuden mahdollistamisella luodaan onnistumisen edellytyksiä. Näemme kolme askelta erityisen tärkeiksi matkalla kohti ketterää projektijohtamista:

MÄÄRITÄ PROJEKTITIIMEILLE KETTERYYDEN VIITEKEHYS – MITEN TOIMIMME YHDESSÄ

Organisaatiotaso määrittelee yleiset toimintamallit ja viitekehyksen ketteryydelle. Ketteryyden viitekehyksestä (esim. LEAN) muodostuu projektitiimeille viitekehys, jonka puitteissa projektitiimien on vietävä asioita eteenpäin itseohjautuvasti yhteistä viitekehystä soveltaen. Näin varmistetaan, että toimintatavat ja tiimit ovat tavoiteohjautuvia samalla pitäen päätöksentekoprosessit lyhyinä ja selkeinä. Tällainen luottamukseen rakentuva toimintatapa vahvistaa tiimien jäsenten sitoutumista.

UUDISTA PROJEKTIPÄÄLLIKÖN ROOLI

Tämän päivän projektitoiminnassa projektipäällikön roolina on johtaa muutosta, uudistaa toimintatapoja ja ajattelua. Projektit ja ohjelmat ovat usein avaintyökaluja strategisten aloitteiden ja muutoksen toteuttamisessa ja siksi projektipäällikön rooli tuleekin nähdä muutoksen ja uudistumisen edistäjänä. Uuden ajan projektipäälliköt pystyvät kohtaamaan vastoinkäymisiä ja uskaltavat johtaa, ottavat riskejä ja kokeilevat aktiivisesti ja jakavat ajatuksia muiden kanssa sekä haluavat oppia jatkuvasti: heillä on kasvun asenne, ”growth mindset”.

KEHITÄ PROJEKTIJOHTAMISTA JA -KULTTUURIA SYSTEMAATTISESTI

Ketteryys on koko organisaation asia ja projekteissa ulosmitataan ketterien toimintatapojen hyödyt. Projektijohtaminen on organisaation yksi strateginen kompetenssi, jonka avulla vahvistetaan kilpailukykyä ja nopeutetaan strategian toimeenpanoa. Tämän hetken projekteissa tulee varmistaa, että oikeat ihmiset ovat oikeilla paikoilla heti projektin alussa. Tulevaisuutta ajatellen sekä projektijohtamisen että projektipäälliköiden ja projektiomistajien roolien kyvykkyyksien jatkuvaan kehittämiseen kannattaa panostaa. Nämä roolit ovat menestyvän projektitoimintakulttuurin keskiössä: samalla jokaisen on kuitenkin käytävä oma kasvun polkunsa menestyäkseen uudistajan ja muutosjohtajan roolissa.

Kati Järvi & Jori Kosonen, Talent Vectia Oy

• Talent Vectia: https://www.talentvectia.com/kolme-askelta-ketteraan-projektijohtamiseen/