Resurssien organisointi ja ohjaus siirryttäessä vaiheittain ketterään päin

Sana ketteryys on kaikkien huulilla ja toisinaan sitä pidetään hopealuodin omaisena ratkaisuna kaikkiin ongelmiin. Hierarkioita madalletaan, ylimääräistä byrokratiaa ja suunnittelua vältetään ja valtaa siirretään yksilöille. Työssä viihtyvyyden odotetaan paranevan, tuottavuuden nousevan ja uusia innovaatioita tulevan kuin liukuhihnalta. Mutta miten työ ja resurssit tulisi organisoida jotta tämä olisi mahdollista? Läheskään aina ketteriin menetelmiin ei voida siirtyä suoraan ja puhdas ketterä organisaatio ei aina ole edes tavoiteltavissa oleva malli. Tässä blogissa lähestyn asiaa resursoinnin näkökulmasta hieman kieli poskella tehdyillä esimerkeillä.

Yksittäisen resurssin suorittama tehtävä

Yksittäisen resurssin suorittama yksittäinen tehtävä, on selkein tapaus resursoinnista. On kriittinen tehtävä ja tiedetään koska ja mitä, pitää saada aikaan. Resursoinnin näkökulmasta onnistumisen varmistamiseksi on vain löydettävä paras henkilöresurssi ja varmistettava että hän on paikalla oikeaan aikaan. Tehtävään valitaan henkilö, joka on menestynyt vastaavassa tehtävässä.

Jos tehtävässä olisi kyse 100 tai 200 metrin juoksusta, tekisin kaikkeni, jotta saisin Usain Boltin kaltaisen miehen tähän tehtävään. Kuusi olympiakultaa, seitsemän maailmanmestaruutta ja maailmanennätykset molemmilla pikamatkoilla toimisivat pettämättöminä todistuksina. Tällä valinnalla onnistumisen pitäisi olla varmistettu.

Ongelman ratkaiseminen

Must-Win -taistelun voittaminen osoittautuu vaikeammaksi. On tiedossa selkeä tavoite, mutta se miten sinne päästää ja millä keinoin, ei ole vielä selvänä. On odotettavissa suunnitelman muovautumista matkan varrella ja on pakko edetä vaiheittain suunnitellen. Resursoinnin näkökulmasta on varmistettava, että paras asiantuntemus on käytettävissä. Onneksi on tiedossa, mitä taitoja ja kyvykkyyksiä ongelmien ratkaisuun vaaditaan ja rahoitus ei ole ongelmana.

Jos tavoitteena olisi yhden jääkiekko-ottelun voittaminen, keräisin kaikista joukkueista oman ”Dream Team” -kokoonpanon. Varmistaisin, että käytettävissä on parhaat hyökkääjät ja puolustajat. Huolehtisin tarkasti viimeisenä voiton lukkona toimivasta maalivahdista. Onnistumiseksi täytyy vielä saada joukkue pelaamaan ”yhteen” ja kun huippuyksilöt voittavat kaksinkamppailut on peli voitettu.

Laajan kyvykkyyden rakentaminen, (Tuottavan teamin rakentaminen ja sen ohjaus)

Vastuullesi on annettu uuden tuotealustan rakentaminen. Tavoitteena on saada paljon uusia asiakkaita aikaisemmin tuntemattomalta asiakassegmentiltä. Nopeita voittoja ei ole odotettavissa, mutta näkyviä tuloksia pitäisi pystyä saamaan nopeasti. Ratkaistavia ongelmia on edessä paljon, tutkittavaa ja opittavaa on myös riittävästi. Tarvitaan hyviä yksilöitä, jotka pystyvät sitoutumaan pitkäaikaiseen kehittämiseen. Ja mikä tärkeintä, heidän on pystyttävä tukemaan toisiaan ja kestämään jatkuvaa epämiellyttävää ”pinnistämistä” haasteiden ratkaisemiseksi.

Jos tavoitteena olisi nousta koripallon huippumaaksi, maailman huippupelaajien saaminen ja sitouttaminen pitkään yhteiseen taipaleeseen voi olla ylipääsemätön este. Sen sijaan on keskityttävä löytämään sitoutunut joukkue, jolla on tarvittavat ominaisuudet. On oltava kokemusta, työn sankareita, hengen rakentajia ja tietysti huippulahjakkuuksia, joiden avulla saadaan peli-peliltä kehittyvä joukkue, joka lopulta suorittaa ihmeitä. Suomen ylpeys Susi-jengi toimii tästä esimerkkinä.

Todellisuudessa liiketoiminnassa ei ole ”One Size Fits All” –ratkaisua, vaan on valittava, mitä resursointitapaa milloinkin käytettään.

Joskus joudutaan käyttämään ns. hybridi-ratkaisua, missä projektin eri tehtävien ohjaukseen käytetään erilaisia ohjausmalleja. On haettava käytännöllistä mallia, joka toimii kokonaisuutena.

En tiedä tuleeko helpotuksena vai haasteena se tosiasia, että kaikki optimointi ei ole hyvästä. Kaikkien resurssien kehittäminen ja tiukka hallitseminen eivät paranna kokonaisuuden virtausta. On tunnistettava kriittiset polulla olevat resurssit, jotka toimivat työn virtausta rajoittavina pullonkauloina. Vasta kun niiden ongelmat saadaan ratkottua, koko työn virtaustehokkuus paranee.

Keto vastaa näihin haasteisiin tarjoamalla kokonaisratkaisun, mikä auttaa yrityksiä työvirran hallinnassa. Portfolionhallinnan työkalumme auttaa priorisoimaan ja järjestämään työn oikealla tavalla. Kustannusten ja resurssien käytön suunnittelu ja seuranta helpottuvat. Tarjolla on myös työkalut perinteiseen ja ketteriin työtapoihin.

Tärkeimpänä Keto pystyy visualisoimaan työn riippuvuuksia ja resurssien pullonkauloja. Kun nämä osa-alueet ovat hallinnassa, voidaan vasta analyyttisesti ymmärtää, missä ovat organisaation tehokkuutta rajoittavat tekijät. Tämän jälkeen kehittämistoimet osataan kohdistaa oikeisiin paikkoihin.

Oikeiden työkalujen valinta vastaa tunnetta, kun laittaisi valot päälle pimeässä huoneessa.

Markus Halonen, Project Director, Keto Software Oy