Ohjelman perustamisen neljä perustyökalua
Ohjelma on mittava johtamiskokonaisuus, joka sisältää tyypillisesti kymmeniä projekteja ja sen kesto mitataan vuosissa. Ohjelmien budjetit ovat miljoonaluokkaa, joskus jopa miljardeja. Niinpä ei olekaan aivan sama, kuinka tällaista laivaa ohjataan. Haasteellisuutta lisää myös se, että kokonaisuutta ei useinkaan pystytä määrittelemään alussa kovinkaan tarkasti, siksi ohjelman käynnistäminen vaatii hyvää epävarmuuden sietokykyä. Tässä blogissani esittelen neljä perustyökalua ohjelman perustamisvaiheeseen.
Ohjelman perustaminen jakautuu kahteen vaiheeseen:
• Strateginen vaihe: Ohjelman vision ja tavoitteiden määrittelyyn sekä
• Perustamisvaihe: Ohjelman perustamiseen, johtamisen suunnitteluun ja ohjelmasuunanitelman laatimiseen
Strategisen vaiheen tavoitteena on selkeyttää ohjelman visio ja saavuteltavat hyötytavoitteet.
Ohjelman visiossa artikuloidaan millaiseen muutokseen ohjelmalla pyritään? Visiossa voi olla esimerkiksi liiketoiminnan muuttaminen kilpailukykyisemmäksi yksinkertaistamalla ja yhdenmukaistamalla rakenteita ja käytäntöjä, vahvistamalla markkina-asemaa tai tuottamalla uusia palveluita.
Ohjelman strategisia ja liiketoiminnallisia hyötytavoitteita ja niiden mittareita määriteltäessä kannattaa käyttää ajattelun työkaluna hyötykarttaa (Benefit Mapping), ks. kuva 1.
Kuva 1. Hyötykartta
Hyötykartta on tavoitehierarkinen kuvaus tuotoksista hyötyjen kautta ohjelman strategisiin tavoitteisiin.
Hyötyjen ohella on äärimmäisen tärkeää ymmärtää muutosten vaikutus ohjelman eri sidosryhmissä. Seuraava työkalu onkin muutosvaikutusananalyysi, kuva 2.
Kuva 2. Muutosvaikutusanalyysi
Muutosvaikutusanalyysissä analysoidaan tavoiteltujen muutosten vaikutusta eri sidosryhmiin, vaikutukset voivat olla positiivisia, negatiivisia tai neutraaleja.
Muutosvaikutuksia listattuaan alkaa jo melko helposti nähdä mitä riskejä ohjelmaan toteuttamiseen liittyy. Seuraava vaihe onkin riskianalyysi, jossa tunnistetut riskit luokitellaan niiden vaikutuksen ja todennäköisyyden mukaan, kuva 3.
Kuva 3. Riskianalyysi
Kolme ensimmäistä työkalua kuuluivat ensimmäiseen, strategiseen vaiheeseen. Kun strateginen vaihe on saatu aloitettua voi rinnalla käynnistää myös ohjelman perustamisvaiheen. Tässä vaiheessa määritellään
- Ohjelman organisointi ja eri roolien vastuut
- Johtamisrakenteen ja menetelmien suunnittelu
- Ohjelman tuotosten kuvaaminen (ositus ja projektit)
- Ohjelmasuunnitelma ja roadmapin suunnittelu
- Ohjelman viestinnän suunnittelu
- Liiketoimintahyötyjen mittaamis- ja johtamistavan suunnittelu
Tuosta listasta poimin tuotosten kuvaamiseen tarkoitun nk. Tiekartan (Roadmap) jonka avulla kuvataan kulloinkin tiedossa olevat käynnistyvät ja käynnissä olevat projektit ja toimenpiteet suhteessa ohjelman tavoitteisiin ja aikatauluun.
Kuva 4. Ohjelman tiekartta
Ohjelman viestinnän suunnittelu on myös erityisen tärkeä alue. Nämä neljä visuaalista työkalua auttavatkin ohjelmapäällikköä paljon ohjelman viestinnässä koko sen elinkaaren ajan.
Ohjelman perustamisessa kannattaa olla huolellinen, koska hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Lisää ohjelmajohtamisen työkaluja saat osallistumalla valmennukseemme ”Ohjelmajohtaminen strategisen muutoksen välineenä” keväällä 2018 tai jo 26. lokakuuta 2017.
https://www.projekti-instituutti.fi/koulutuskalenteri/projektitoiminnan_kehittajille
Juuso Äikäs
Kirjoittaja on Suomen Projekti-Instituutti Oy:n markkinointijohtaja.