Vinkit työkaluhankintaprosessiin – mitä ottaa huomioon?

Projektiresursointiprosessin uusiminen ei ole IT-projekti, vaan liiketoiminnallinen projekti. Resursointiprosessi on yksi asiantuntijayrityksen kulmakiviä, joten resursointityökalu kannattaa implementoida huolella.

Uskon, että lähes kaikki ovat kuulleet kauhutarinoita loputtomista IT-projekteista. Prosessi voi kestää kuukausia tai jopa vuosia ja epäonnistua silti. Yksi yleisimmistä harhaluuloista asian suhteen on, että jokaisen organisaation tarpeet ovat niin yksilölliset, ettei olemassaolevia työkaluja ole mahdollista käyttää sellaisenaan. Näin käy vain joissakin erittäin harvinaisissa tapauksissa.

Suurin osa organisaatioista pystyy käyttämään valmiita työkaluja ja siten välttämään aikaa vievät implementointiprojektit. Tällä lähestymistavalla työkalut voidaan ottaa käyttöön välittömästi ilman kuukausia tai vuosia kestävää odottelua. Samalla uuden ohjelmiston hyödyt saavutetaan heti.

Mikään työkalu ei ole hyödyllinen, jos käyttäjät vastustavat sen käyttöä. Jos resursointityökalu on liian monimutkainen, tietojen pitäminen ajan tasalla lakkaa. Kun käytettävyys kärsii, tietoon ei voida enää luottaa. Tämä johtaa siihen, ettei välttämättömiä päätöksiä pysty enää tekemään luotettavasti. Seikka on huomionarvoinen erityisesti, kun kyseessä on resursointityökalu. Ilman koko organisaation tukea kokonaiskuva katoaa.

Yrityskäytössä olevan ohjelmiston ei tarvitse olla vaikeakäyttöinen. Uuden järjestelmän implementointi ja omaksuminen voi olla kivuton prosessi. Helposti lähestyttävät työkalut motivoivat ja sitouttavat työntekijät jatkuvaan käyttöön. Tavoitteena on kerätä luotettavaa tietoa, minkä pohjalta voidaan tehdä strategisia päätöksiä liikkeenjohdosta. Siksi käyttäjäystävällisyyteen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Kun käytettävyys on etusijalla, mikään ei estä tiedon pitämistä ajantasaisena.

Uusien työkalujen käyttöönottoa vastustavia on aina. Tämä on fakta, jonka kanssa joudumme elämään. Siksi resursointityökalu tulee valita silmälläpitäen helppoa lähestyttävyyttä ja nopeaa käyttöönottoa huomioiden myös käyttäjät, jotka eivät käytä tietokonetta sujuvasti. Hyvä käytettävyystesti on pohtia, tarvitseeko käyttäjän tukeutua jatkuvasti käyttöoppaaseen. Mikäli tarvitsee, työkalussa on todennäköisesti käytettävyysongelmia.

Silverbucketin kehitystyössä käytettävyys on korkeimmalla prioriteetilla, sillä tiedämme kokemuksesta, miten helppokäyttöisyys vaikuttaa positiivisesti työn sujuvuuteen ja päätöksenteossa käytettävän tiedon luotettavuuteen. Mikäli organisaatiossasi pohditaan resursointikuvan selkiyttämistä tai painitaan käytettävyysongelmien parissa, Silverbucket on tarpeisiisi sopiva ratkaisu.

Tuomas Mikkola
CEO, Silverbucket Oy

Lähde: Silverbucket Oy