IT-ostamisen ABC, osa 3:  Toimittajan valinta eli keneltä IT:tä tilataan

IT-ratkaisujen mahdollisia toimittajia voi etsiä ja kartoittaa monien eri lähteiden avulla: alan messuilla, googlaamalla, ilmoittamalla lehdessä tarpeesta tai keskustelemalla kollegojen ja ystävien kanssa. Tarjouskilpailuun otettavien toimittajien valintaan vaikuttavat monet asiat, joista yksi on IT-ratkaisun skaala. Onko kyseessä asiakaskohtainen, alan omaan käyttöön vai yleiskäyttöön tarkoitettu sovellus, pieni ja yksinkertainen vai iso ja monipuolinen järjestelmä ja tuleeko kyseeseen kotimainen vai ulkomainen toimittaja.

Kaikkien edellä mainittujen lisäksi täytyy IT-toimittajan valinnassakin kokonaisuutta peilata IT-ostajan kolmeen prinsiippiin: miten järjestelmän ominaisuudet vastaavat tarpeisiin, hankinnan hintaan ja projektin aikatauluun.

Vaatimusmäärittely on IT-ostajan ostoslista

Toimittajavalinnassa täytyy rohkeasti tukeutua dokumentoituihin tarpeisiin. Yleensä tarpeet muotoillaan vaatimusmäärittelyksi, johon toimittaja vastaa osana tarjoustaan. Tarkoitus on löytää toimittaja, joka kokonaisedullisesti vastaa asiakkaan tarpeisiin.

On tietysti hyvä asia, jos toimittajan ratkaisussa on huomioitu myös tulevaisuus, sillä liiketoiminnan tarpeet tuppaavat muuttumaan viikkojen, kuukausien ja vuosien saatossa. Tulevaisuudessa mahdollisesti tarvittavista ominaisuuksista ei ostajan kuitenkaan pidä joutua maksamaan tänään.

Kuka IT-toimittajien kieltä ymmärtää?

IT-toimittaja ja järjestelmän käyttäjät puhuvat valitettavan usein eri kielillä, tai ainakin murteet ovat maan eri laidoilta. Toimittajalle tärkeitä ovat usein megabitit ja -bytet, ostajalle eurot ja liiketoiminta. Taitava toimittajan myyjä on kielikylpynsä käynyt ja paitsi puhuu myös ymmärtää sujuvasti molempia kieliä. Ostajan kannattaa kuitenkin varmistaa, että myös omissa riveissä seisoo kokenut tulkki, joka tarvittaessa osaa nostaa epäselvyydet ja ongelmat esiin ja hakea niihin ratkaisut. Tässäkin tilanteessa kokeneen konsultin käyttäminen on tulevaisuudessa poikiva sijoitus.

Kenelle tarjouskirjeet lähetetään?

Kaikissa projekteissa ilmassa singahtelee lauseita, kuten “mieheni veli on IT-talossa töissä, kysytäänpä häneltä neuvoa”. Voi olla jopa hyvä ajatus ottaa ihan sparrausmielessä projektin alussa yhteyttä kyseiseen velimieheen. Siinähän itse asiassa haetaan konsultointia, josta ei välttämättä tarvitse maksaa mitään. Tarjouspyynnönkin voi toimittaa veljen työnantajalle, jos yritys katsotaan muuten sopivaksi toimialansa, kokonsa ja muiden ominaisuuksien puolesta.

Jos halutaan toimia ammattimaisesti, täytyy toimittajakandidaatteja ehdottomasti olla muitakin. Hankinnasta riippuen potentiaalisia toimittajia pitäisi olla puolisen tusinaa. Näiden tarjouksista shortlistataan 2-3, joista voittaja valitaan perusteellisten lisäselvitysten jälkeen. Ulkoinen apulainen voi tässäkin hoitaa yhteydenoton hygieenisemmin, jotta kenenkään ei tarvitse jäävätä itseään tarjousten evaluointiprosessista.

Miten IT-ratkaisun rahalliset hyödyt lasketaan?

IT-ratkaisun ostoprosessissa on usein tarpeellista selvittää, tuoko ratkaisun käyttäminen yritykselle rahallisia hyötyjä. Mutta kuka moisia yhtälöitä osaa laskea? Yksinkertainen vastaus: konsultti osaa. Kokeneinkaan meistä ei tietenkään anna suoraa euromäärää ratkaisun hyödyistä, mutta konsultti voi auttaa hahmottamaan suuruusluokkia kysymällä oikeita kysymyksiä.

• Millaista liiketoimintaa ratkaisu mahdollistaa?
• Millä todennäköisyydellä?
• Millainen on kyseisen liiketoiminnan kate ja paljonko euroja voidaan kassaan odottaa?
• Säästetäänkö IT-ratkaisun ansiosta kustannuksissa?
• Vastataanko uusiinkin vaatimuksiin samalla työmäärällä kuin ennen?
• Syntyykö henkilökunnan vähentyneiden poissaolojen ansiosta kustannussäästöjä?

Liian tarkkaa yksityiskohtien analysointia kannattaa välttää, sillä missään projektin vaiheessa ei kannata olla tarkasti väärässä. Tärkeintä on osata kaivaa isot linjat esiin ja välttää detaljien perusteella vedettyjä johtopäätöksiä. Esimerkiksi aluksi voi jättää tarkan Excel-harjoituksen tekemättä ja kuvata asiantuntijoiden kanssa isot linjat, niiden tuotot ja kustannukset fläppitaululla.

Kauppaliikkeiden eli toimittajien vertailemiseen kannattaa myös käyttää tovi aikaa. Tavarataloista voi ostaa vaikka mitä, mutta entäpä jos ostoslistan vaatimukset hoituvat myös halpamarketin valikoimilla – ja hinnoilla?

Tarvitsetko sinä apua IT:n ostamisessa?

Ota yhteyttä: sampsa.laamanen(a)project-it.fi

Sampsa Laamanen, Project-IT Oy

Lähde: Project-IT Oy