IT-ostamisen ABC, osa 2:  Pää kylmänä – IT:n ostamisen kustannukset

Uutta informaatioteknologista tuotetta shoppaillessa tärkein sääntö on, että pidä pää kylmänä. Ostoprosessin aikana sen liikkuvia osia täytyy muistaa peilata kolmeen prinsiippiin:

• järjestelmän ominaisuuksien vastaavuus tarpeisiin
• hankkeen aikataulu
• hankkeen hinta.

Järjestelmän ominaisuuksien vastaavuus tarpeisiin

On sanomattakin selvää, että järjestelmän ominaisuuksien tulisi vastata määriteltyjä tarpeita eli vaatimusmäärittelyä. Taitava myyjä kuvailee hankintavaiheessa tietysti järjestelmänsä kaikkia ominaisuuksia, ja tässä on ostajan kannalta vaaran paikka. On helppo langeta silmät palaen hankkimaan aiottua monipuolisempi järjestelmä, kun siinä on huikeita ominaisuuksia, joita organisaatiossa ei tiedetty edes tarvittavan. Vaatii aika kylmiä hermoja tuijottaa tässä tilanteessa vaatimusmäärittelyä ja hokea itselleen ja muille, että ”jos se ei ole määrittelyssä, sitä ei myöskään tarvita”. Ilman tiukkaa pitäytymistä määrittelyssä niin ratkaisusta kuin kustannuksistakin tulee kuitenkin ylimitoitettuja.

Projektin aikataulu

Projektin aikatauluttajan tärkein sääntö on, että älä anna optimismin kukkaselle tilaa kukkia. Aikataulutuksessa kannattaa mieluummin nojautua pessimismin puolelle, sillä määrittelytyö, tarjousten hyväksyntä, toteutus, integraatio, testaus ja käyttöönotto vaativat kaikki oman aikansa. Jos jokaiselle osuudelle budjetoi minimiajan, voit olla varma, että projekti ei pysy aikataulun perässä.

Jos joku yllä luetelluista osa-alueista laahaa perässä, ei vika läheskään aina ole toimittajassa, ainakaan kokonaan. Ostajaorganisaation asiantuntijoiden on ehdittävä kommunikoida toimittajan kanssa, jotta saadaan speksattua oikeasti tarpeita vastaava paketti, testattua se, ja vielä todennettua, että ratkaisu toimii myös käytännössä. Kun asiantuntijat tekevät projektityötä yleensä oman toimensa ohella, myös ostavassa organisaatiossa piilee vaara viivästyksiin.

Hankinnan hinta

Rahalla toki saa mitä tahansa ja tarpeeksi isolla rahatukulla voidaan täyttää pienimmätkin tarpeet. Ilman budjettia rahaa palaa helposti liikaa, joten jonkinlainen budjetti olisi hyvä olla mielessä. Hankkeen kustannusarviota kannattaa haarukoida koko ajan kahdesta suunnasta: paljonko sen voisi kuvitella maksavan ja mihin meillä on varaa. Hinta-arvio tarkentuu joko oman organisaation tai konsultin kokemuksen perusteella tai puhuttamalla toimittajia vaatimusten tarkentuessa. Tarkin arvio saadaan kilpailun voittaneesta tarjouksesta. Korostan, että tämäkin on vasta arvio. Kahden tai useamman organisaation (esimerkiksi ostaja, myyjä ja integraattori) töiden ja aikataulujen koordinointi on aina haastavaa. Kun aikataulu venyy, kustannuksilla on tapana kasvaa.

Johto voi myös päättää leikata hankkeen budjettia. Tällöin joudutaan miettimään uudestaan niin sanottuja perimmäisiä kysymyksiä, kuten mitkä vaatimukset ovat ehdottoman välttämättömiä nyt, voidaanko joitain työvaiheita tehdä väliaikaisesti käsin tai kannattaisiko ne ulkoistaa. Voidaanko jotain jättää tekemättä kokonaan tai väliaikaisesti? Päästäänkö liikkeelle jonkinlaisella pay as you grow -hinnoittelulla?

Lopuksi vielä vinkki mihin tahansa budjettiriiheen sopivasta mainiosta työkalusta nimeltä vaihtoehtoiskustannus. Mitä maksaa, jos jatketaan kuten nykyisin? Mitä maksaa, jos keksimme IT-järjestelmälle korvaavan vaihtoehdon? IT-järjestelmän hankintaprojektin, käyttöönoton ja tuotannon kustannukset eivät saisi ylittää vaihtoehtoiskustannuksia.

Eräässäkin projektissa mietittiin uuden ominaisuuden koodaamista järjestelmään. Toimittajan mukaan kyseessä oli ”merkittävä kehitystyö” ja kustannukset vähintään kymmeniä tuhansia euroja. Asiaa tarkemmin mietittäessä havaittiin, että vastaava työ voidaan tehdä käsin käyttämällä siihen yksi työpäivä kerran kvartaalissa, jolloin ohjelmistokehityksen vaihtoehtoiskustannus oli pari tuhatta euroa vuodessa. Kehitystyöstä luovuttiin.

Kartoitetaanko sinun IT-tarpeellesi kustannusarvio?

Ota yhteyttä: sampsa.laamanen(a)project-it.fi

Sampsa Laamanen, Project-IT Oy

Lähde: Project-IT Oy