Mikä infraprojekteissa mättää? – Osa 1
Haluan aloittaa aiheen käsittelyn käsitteistä. Ihan ensiksi puhun aina projekteista ja (kehitys-)ohjelmista. Hanke-sanaa en juurikaan viljele. Sitä voitaisiin käyttää siinä vaiheessa, kun lopullista päätöstä toteutuksesta ei ole tehty. Toteutusvaiheessa olevissa projekteissa tai ohjelmissa sen käyttäminen antaa ikään kuin luvan luopua oikeasta projektin tai ohjelman johtamisesta, mikä näyttääkin olevan varsin usein asiantila.
Infraprojektien epäonnistumisista on alettu julkisuudessa keskustella ja aiheesta on kirjoitettu paljon tiedotusvälineissä. On hyvä, että herätään. Keskustelussa kuitenkin sekoitetaan käsitteitä onnistuneesti ja se hämärtää varsinaisten epäonnistumisiin johtuneiden syiden ymmärtämistä. Olkoonkin, että perussyynä lähes aina on puutteet johtamisessa.
Joissain kirjoituksissa epäonnistumisen esimerkiksi on ehditty nostaa jo Tampereen ratikka. Sen toteutuksesta tehtiin päätös marraskuussa. Valmisteluvaiheessa sen kustannusarvio nousi ja Tampereen valtuustolle tuotiin esitys budjetista, joka oli suurempi kuin joskus aiemmassa vaiheessa esitetyt kustannusarviot. Tässä kohtaa valtuusto olisi voinut tehdä stopin, mutta sen enemmistö oli kuitenkin sitä mieltä, että se edelleen on kannattava investointi.
Ennen investointipäätöstä tehdään projektin onnistumiselle tärkeä valmistelu. Sen aikana suunnitellaan lopullinen laajuus ja kustannuksiin liittyen saadaan parempaa tietoa valmistelun edetessä. On aivan luonnollista, että kustannusarvio tässä vaiheessa elää. Mahdollisimman oikean kustannusarvion esittäminen budjetoinnin pohjaksi on tietenkin perusedellytys. Jos tuleva ohjelman tai projektinjohtaja on mukana esittämässä budjettia, ei uskoisi hänen ainakaan tahallisesti sitä aliarvioivan. Sitä paitsi sen tahallinen yli- tai aliarvioiminen menee jo eettisen toiminnan rajojen ulkopuolelle. Se voi olla jopa rikollista. Tampereen ratikkaa en siis tässä vaiheessa vielä arvioisi suuntaan tai toiseen. Toivon sille menestystä – aika näyttää.
Pointtini tässä on, että käytä kustannusarvio termiä ennen investointipäätöstä ja budjetointia. Sen jälkeen siitä työstetään projektin ohjaamista varten (tavoite-) budjetti. Jos kustannusarvio elää ennen investointipäätöstä, voimme vain olla tyytyväisiä, että sitä päivitetään kulloisenkin tilanteen mukaan. Sitä rahaahan ei vielä käytetä.
Kun projekti käynnistyy, se etenee tavoitebudjetin mukaan tai sitten syntyy poikkeamia, jotka johtavat budjetin ylittymiseen tai alittumiseen. Näistä poikkeamista tulee raportoida ja antaa aina parhaan käsityksen ja tietämyksen mukainen (loppu-)kustannusennuste, jota verrataan budjettiin. Hyvän projektinjohtamisen yksi mittari on, että kuinka aikaisin raportoitu loppukustannusennuste osuu yhteen lopullisen toteutuneen kustannuksen kanssa. Jos kustannukset ylittyvät laajuusmuutosten johdosta, niiden tulee olla määrätyissä puitteissa aina ohjausryhmän hyväksymiä ja isoimmissa tapauksissa korkeamman tahon. Laajuusmuutos johtaa budjetin päivittämiseen. Poikkeamista syntyvät ylitykset tai alitukset johtuvat taas riskien toteutumisesta. Palataan riskien (epävarmuuden) hallintaan sitten myöhemmin. Poikkeaman ei tulisi ainakaan automaattisesti johtaa budjetin muuttamiseen – vain kustannusennusteen.
Vielä, jos asiaa rautalangalla vääntää, niin on tärkeää tehdä ero käsitteille muutos ja poikkeama. Muutos on tyypillisesti laajuus- tai laatumuutos. Päätetään esim. projektin aikana, että halutaan metroasemalla tilat myös poliisille ja R-kioskille, joita ei alkuperäisessä suunnitelmassa ole. Ikäviä muutostarpeita voidaan aina vähentää hyvällä valmistelulla ja sidosryhmien huomioimisella riittävän ajoissa. Poikkeamat taas saattavat johtua esim. arvioitua suuremmasta/pienemmästä työmäärästä tai kustannustason noususta/laskusta laajuuden pysyessä samana.
Palataksemme esimerkkiini Tampereen ratikkaan, odotamme tietenkin mielenkiinnolla seuraavia raportteja, joissa toivon mukaan kerrotaan rehellinen kustannusennuste. Sitä sitten verrataan vastaavaan budjettiin. Jos se näyttää ylitystä, käynnistäkäämme sitten spekuloinnit siitä. Pointtini tässä on, että käytä termiä kustannusennuste käynnissä olevan projektin raportoinnissa.
Projekteja tehdään toki muuallakin kuin Tampereella. Siellä näytetään kuitenkin osattavan asioita. Suuriin kehitysohjelmiin sovelletaan modernia ohjelmajohtamista. Projekteista tunneli on ollut paljon julkisuudessa, mutta menkääpä tutustumaan Vuoreksen uuteen kaupunginosaan ja vaikka siitä kertovaan videoon (Youtube: Näin syntyi Vuores). Videossa tosin voisi vähän enemmän tuoda esille siinä sovellettua hyvää projektin- ja ohjelman johtamista, mutta Tamperelaiset näyttävät olevan ”Raipemaiseen” tapaan melkoisen vaatimattomia.
Matti Haukka
Suomen Projekti-Instituutin perustajaosakas, joka on toiminut projektinjohtamisen valmentajana ja konsulttina 27 vuoden ajan, ja sitä ennen projektipäällikkönä sekä toiminnanohjauksen kehittäjänä laivanrakennusteollisuudessa.