Vaikka monet luulevat projektitoimiston vetäjän ratkaiseviksi ominaisuuksiksi esimerkiksi sertifiointien kaltaisia tekijöitä, palkkaushetkellä ne useimmiten jäävät varsin huomiotta. Huomattavasti tärkeämpänä pidetään sen sijaan henkilön kykyä ymmärtää projektia. Näin projektitoimisto pystyy käynnistämään projektin ja seuraamaan ja hallinnoimaan sitä paremmin ja toteamaan, vastaako se aidosti yhtiön keskeisiä tarkoitusperiä ja tavoitteita. Seuraavassa tarkastellaan muutamia muita ominaisuuksia, jotka tekevät tavallisesta projektitoimiston johtajasta erinomaisen.
Organisaation sisäiset yhteydet
Projektitoimiston vetäjällä tulisi olla hyvät yhteydet paitsi projektitoimiston tiimiin myös organisaation muihin osastoihin. Projektin elinkaaren kuluessa projektitoimisto voi aika ajoin joutua tilanteisiin, joissa ongelmia paljastuu kesken kiireellistä aikataulua. Ongelmien ratkaisussa tarvitaan organisaation tukea. Kun projektitoimiston johtajalla on hyvät yhteydet eri osastoihin, ongelmat saadaan ratkaistua helposti ja ripeästi. Muutoin prosessissa hukataan arvokasta aikaa, mikä voi ratkaista sen, että projektin suunta vaihtuu menestyksestä epäonnistumiseen.
Projektipäällikön kokemus
Vaikka yhtiöiden ylin johto, jolla ei ole ennestään kokemusta projektipäällikön tehtävistä, onkin joskus ottanut tehtävän hoitaakseen, yritykset ovat joskus epäonnistuneet asettaessaan projektitoimiston johtoon kokemattomia ammattilaisia. Monesti yritykset tyytyvät resursseja hallinnoiviin päällikköihin. Totuus on, että projektitoimiston tehtäviin kuuluu paljon sellaista, johon pelkkä resurssienhallinnan kokemus ei riitä. Kun projektitoimiston vetäjällä on vankka kokemus projektinhallinnan eri tehtävistä, hän ymmärtää osaston yleisen työnkulun perusteellisesti. Silloin kun he eivät hallinnoi projekteja mikrotasolla, he hallinnoivat projektitoimiston resursseja. He laativat ja hallinnoivat projektinhallinnan ohjelmiston aikataulun ja saavat organisaation omaksumaan parhaat käytännöt, joilla edistetään projektien nopeaa valmistumista sen puitteissa.
Viestintä
Kuten projektipäälliköille, myös projektitoimiston johtajille on välttämätöntä osata viestiä erinomaisesti. Projektitoimiston vetäjän tulee kyetä välittämään tiedot helposti yhtiön viestintäketjussa, koskivatpa ne toimiston sisäisiä periaatteita tai prosesseja. Projektitoimiston vetäjällä on oltava kyky tiedottaa asioista vakuuttavasti asiakkaille ja toimeksiantajille, jotta näiden usko ja luottamus liiketoimintaan vahvistuu.
Esa Toivonen, Senior Portfolio Advisor, Thinking Portfolio
Lähde: Thinking Portfolio